Excel技巧:輸入新數據時圖表自動更新

 　　我有一朋友，是做銷售的。他利用Excel圖表來記錄每天的銷售成績。那天，他打來電話問了這樣一個問題：用Excel來記錄每天的銷售非常的方便，能夠直觀地表示出每天的銷售成績，但是因為每天都有新的數據，所以我不得不每天手動更改圖表來使其包含新的數據。有沒有一種方法可以讓我輸入新的數據時，圖表能自動更新。下面的方法將為他來解決這個問題。

　　在Excel 97及以後版本中，當選中一個圖表數據系列時，工作表中與該數據系列對應的數據區域周圍就會出現邊框，這時可以通過簡單地拖拽區域邊框的角點來擴展數據區域。本文采用的方法是用公式來定義一個動態的數據范圍以創建圖表，從而實現在輸入數據時圖表能夠自動更新，而不必手動更改數據區域的范圍。

　　具體操作步驟如下：

　　1.輸入數據並創建圖表，如圖1所示(下載練習用Excel工作簿)。

　　圖1

　　2.選擇菜單命令“插入>名稱>定義”，打開“定義名稱”對話框。在“在當前工作薄中的名稱”下方輸入框中輸入“日期”，在“引用位置”下方輸入框中輸入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A)-1)”，單擊“添加”按鈕來添加日期，如圖2所示。

　　圖2

　　注意：OFFSET函數中引用的是第一個數據點(單元格A2)並且用COUNTA函數來取得A列數據點的個數。因為A列中包含一個非數值數據“日期”，所以在公式中減去1。

　　3.在“定義名稱”對話框繼續定義名稱。在“在當前工作薄中的名稱”下方輸入框中輸入“銷售”，在“引用位置”下方輸入框中輸入公式 “=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)”，單擊“添加”按鈕，如圖3所示。然後單擊“確定”按鈕關閉對話框。

　　圖3

　　4.激活圖表並選中數據系列，可以看到在編輯欄中的未更改公式是這樣的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1)，下面這一步很關鍵，我們要做一個替代，現將公式更改如下：=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!銷售,1)，如圖4所示。在更改後的公式中可以看到我們在第二步和第三步中定義的名稱：日期和銷售。

　　圖4

　　做完以上工作，朋友的問題便得到了解決。當我們輸入新數據時，圖表會自動更新，趕緊試一下吧。如圖5所示，加上了2月10日的銷售，圖表就自動更新了。最後需要注意的是，在使用OFFSET函數時，一定要將COUNTA函數指向第一個數值數據，如果指向了第一個非數值數據，那麼自動更新就無從談起了。