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如何利用Excel電子表格縮放打印

  小賈碰到了一個難題,事先編輯好的一張Excel表格,恰好容納在一張B4紙上,現在需要將紙型改為A4,但仍要打印在一張紙上,這可讓小賈犯難了。因為通過縮小字號、調整列寬、行距等常規手段將文件縮小到A4的紙面上,實在有些麻煩。於是,小賈選擇了一個笨辦法,將表格打印到B4紙上,再使用復印機縮小到A4紙上。

  其實,當遇到這樣的問題時,大家不必如此興師動眾,因為我們有以下簡單的處理方法。

  第一招:讓Excel按照紙張的寬度和高度打印

  1.啟動Excel,打開需要的工作簿文件,單擊相應的工作表。

  2.在“文件”菜單上,單擊“頁面設置”,再單擊“頁面”選項卡。

  3.在“紙張大小”框中,將原來的B4設置為A4,然後在“縮放”欄下,選中“調整為”,將“頁寬”和“頁高”兩個輸入框中的數字都設為“1”(圖1)。

如何利用Excel電子表格縮放打印 三聯

  圖1

  4.單擊“確定”按鈕。

  現在,再打印這張Excel表格,一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上,在進行上述設置後,Excel會按照需要縮小打印圖像和文本。具體的縮小百分比,可以通過打開“頁面設置”對話框,在“頁面”選項卡上的“縮放比例”框中查看。如果文件中有手動分頁設置,那麼在使用“調整為”選項後,它們將被忽略。

  第二招:讓Word按紙張大小“縮放”打印

  小賈遇到的問題是Excel表格的“縮放”打印,如果你編輯的Word表格遇到了同樣的問題,解決的辦法與Excel有所不同。具體方法如下:

  1.啟動Word,打開需要的文檔。

  2.在“文件”菜單中,單擊“打印”命令。

  3.在“縮放”欄的“按紙張大小縮放”框中,選擇“A4”紙型(圖2)。

辦公白領注意 文檔縮放打印有三妙招

  圖2

  4.單擊“確定”按鈕。

  當為了打印而“縮放”文檔時,改動只發生在打印時,Word並未更改文檔本身的設置,這一點與Excel不同,因為Excel同時改變了對工作表的設置。對Word而言,上述過程僅調整本次打印的文檔比例。若要以這種方式調整所有打印時段的文檔比例,可在“工具”菜單上單擊“選項”,然後單擊“打印”選項卡,選中“允許重調A4/Letter紙型”項。

  第三招:讓打印機自動按紙張大小打印

  或許,你編輯表格所用的軟件沒有提供“縮放”打印的功能,比如有的財務軟件生成的B4紙型的會計報表怎樣打印到A4紙上呢?此時,我們可以直接求助所用的打印機,將打印機設置為縮小打印。現在,我們以EPSON Stylus Photo 1290打印機(操作系統為Windows XP SP2)為例進行說明。

  1.單擊“開始”,選擇“設置”,單擊“打印機和傳真”。

  2.右鍵單擊EPSON Stylus Photo 1290打印機,然後選擇快捷菜單中的“屬性”。

  3.在“常規”選項卡中單擊“打印首選項”按鈕。

  4.進入“版面”選項卡,勾選“縮放”項,同時選中“充滿”,然後在“輸出紙張尺寸”框中選擇A4紙型。

  5.依次單擊“確定”按鈕,關閉各個對話框。

  經過上述設置之後,當進行打印時,系統將自動對打印的內容進行“縮放”以便將它打印在A4紙上。特別要提醒大家的是,如果以後不需要將打印內容“縮放”到A4紙上,需要按上述操作取消對“縮放”項的選擇,否則打印機將一直進行“縮放”打印。

  將文檔進行“縮放”打印既省去了調整的麻煩,又能夠減少紙張的浪費,何樂而不為呢?

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