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Excel表格提高工作效率的隱藏實用技巧

  一、拋開方向鍵,上下左右移動單元格

  因工作需要,筆者在Excel多個單元格中輸入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要選定已選定單元格右側的單元格,可以按下方向鍵進行移動,可為了節省時間,讓操作的速度更高,可以按下Tab鍵,這樣就可以快速選定已選定單元格右側的單元格了,因為打字的時候兩只手都在主鍵區上工作,如果要按方向鍵,則必須把右手騰出來,這樣無疑會降低效率; 那麼如果想選定已選定單元格左側的單元格該怎麼辦呢?筆者經過試驗發現,可以同時按下“Shift+Tab”組合鍵,這樣所選定的單元格就會左移了。 上面我們知道了快速向左和向右移動所選定單元格的方法,那向下選定單元格是按下“Enter”鍵,相同的道理,如果想向上選定單元格就是同時按下組合鍵“Shift+Enter”了,怎麼樣,這樣你在Excel中輸入大量文本速度就會快多了。

  二、快速選中含有鏈接的單元格

  在Excel中的一個單元格中輸入一個電子信箱地址,默認狀態下此單元格就會自動轉化為超鏈接,用鼠標點擊它就會打開超鏈接,這樣一來,如何才能選中此單元格而不打開此超鏈接呢?方法很簡單,用鼠標點住此單元格持續幾秒鐘不放,就可以選中它了。

  三、快速計算出矩形對角線長度

  已知矩形的長和寬,現要求計算它的對角線長度,用Excel就可以快速計算出答案。如何操作呢?

設矩形長為X,寬為Y,對角線長度為Z,那麼 ,從這個公式可以看出,要求出Z,有兩個步驟。一,算出X的平方值和Y的平方值,並把它們相加;二,把第一步求出的值開方,所得出的數字就是Z。很明顯,我們要使用到Excel中的兩個函數,一個是計算某個數值的平方,即對數字進行冪運算;二是計算數字的平方根。

  四、保持單元格內的公式

  在Excel中的單元格內任意輸入一個公式,如=1+1,按下回車鍵,這時此單元格就會不再顯示公式,而顯示出計算結果2,可有的時候我們並不想馬上看到結果,而是希望此單元格能繼續顯示出公式,如何解決這個問題呢?方法很簡單,在單元格內輸入公式之後,依次點擊菜單欄中的“工具”——“公式審核”——“公式審核模式”,這樣就可以使公式繼續保持原樣;而如果想顯示出公式計算結果時,可以再次點擊“公式審核模式”即可。

  五、讓類似與1+1的格式保存,不計算為2

在一個單元格任意輸入一個公式,如=1+1,再按回車鍵,此單元格的值就是自動計算出是2,能不能把這個公式刪除掉,而永久轉換成數值呢? 就以1+1這個公式為例,我來介紹一下如何用數值來永久性替換公式的方法:先選中包含公式的單元格,然後點擊“復制”,然後再點擊“粘貼”,這時再點擊 右側的箭頭,再點擊“只有值”,這樣一來,單元格中的公式就永久性轉化為數值了。 如果已經執行了上面的步驟,又想把數值變回公式,該怎麼辦呢?方法很簡單,點擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕就可以了。有時候我們並不想把整個公式都轉換為數值,而只是想把公式的一部分轉換為數值,如何做呢? 先選中包含公式的單元格,然後在編輯欄 中,選定要轉換為數值的部分,然後按下F9,再按回車,這個部分就轉換為了數值,而不再是公式了。

  六、去除最近工作記錄

  在Excel的“文件”菜單下,有幾個最近編輯的工作簿,有時候我們不想讓它顯示出來,如何隱藏這些工作簿呢? 點擊“工具”菜單中的“選項”,再彈出的對話框中點擊“常規”選項卡,然後去除“最近使用的文件列表”前面的對勾。 如果想更改“文件”菜單下顯示的最近使用的文件數目,可以先選中此復選框,然後在後面輸入項數。

  七、顯示出含有計算公式的單元格

  在一個Excel 工作表中,有大量數據,這些數據有的是直接輸入的,而有的是用公式計算出來的。現在想要把用公式計算出的數據的單元格顯示出來。

  方法:先選中所有待選單元格,然後點擊菜單“編輯”——“定位”,這時彈出“定位”對話框,點擊“定位條件”,選中“公式”,再點擊“確定”,這樣一來,包含公式的單元格就會被顯示出來。

  八、最簡單的移動和復制

  根據工作需要,我們需要把一些自己最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方,也就是移動工具欄按鈕,這是非常容易實現的,要想移動工具欄按鈕,可以在按下“ALT”鍵的同時拖運工具欄按鈕,把它移動到其它位置。 而如果想復制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方,可以在按下“ATL+CTRL”組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。這裡要注意的是,移動和復制工具欄按鈕的時候,必須先按下“ALT”和“ALT+CTRL”組合鍵,然後再用鼠標進行拖動。如果在復制了工具欄按鈕後又不想要它了,怎麼辦呢?方法很簡單,只需要再次按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時,把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區域即可。

  九、快速插入函數

  在Excel中,如果想插入函數,可以使用快捷鍵“Shift+F3”,按下此組合鍵,就可以彈出“插入函數”對話框。

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