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運用Excel 2007完成多人協同錄入工作

作者:佚名    責任編輯:admin    更新時間:    2015-10-16 15:21:13

  一、設置共享工作簿

  首先讓我們來啟動Excel2007。啟動後,在其中輸入一個“產品銷售”表,如圖1所示。

運用Excel 2007完成多人協同錄入工作 三聯

  圖1 產品銷售表

  選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應的是“工具”菜單),然後點擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕,彈出用於設置共享工作簿的對話框。運行結果如圖2所示。

  圖2 共享工作簿對話框

  在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時編輯,同時允許工作簿合並”復選框選中。然後可以更據自己的需要進行高級設置。高級設置的界面如圖3所示。

  圖3 高級設置

  從這個界面可以看出,Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄,而且還可以自動更新其它用戶的變化。在默認情況下,當前用戶在保存文件時更新其它用戶的修改,但是我們也可以設置在一定時間間隔內自動更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設置區內最後設置第一項“詢問保存哪些修訂信息”,否則可能產生不確定的結果。在設置完後,點擊“確定”按鈕後,如果當前文檔未保存,系統會提示你保存該文檔。你可以將這個文檔保存在一個其它人都可以訪問到的地方,如一個共享文件夾。共享工作薄後的界面如圖4所示。

  圖4 共享工作薄

  在工作薄共享後,Excel上方的標題欄出現了“[共享]”提示。

  二、使用共享工作薄

  在設置完共享後,就可以使用多個Excel打開這個Excel文件了。讓我們使用一個Excel編輯一下這個“產品銷售”表。然後保存。再切換到另外一個打開這個文件的Excel,按Ctrl+S保存,你會看到在這個Excel中表格內容被更新。如圖5所示。

  圖5 被更新的界面

  在更新後,會出現一個如圖5所對話框,提示該文檔已經被更新。如果兩個Excel同時修改同一個單元格,而且都進行保存,將會發生內容沖突。如一個用戶將0001號產品的銷售數據改為18,而另一個用戶將0001號產品的銷售數量改為20。在他們保存後,將出現如圖6的的提示對話框。

  圖6 沖突處理對話框

  然後由用戶決定是按用戶1還是用戶2來修改表格中的內容。

  Excel不僅能處理當前的修改沖突,而且還可以查詢沖突歷史,並按沖突歷史進行修改。點擊“審閱”菜單中的“修改”按鈕菜單中的“突出顯示修訂”項,將顯示如圖7所示的對話框。

  圖7

  可以根據這個對話框對來選擇查看修訂歷史。在選擇完後,在每一個單元格的左上角會顯示一個“小黑角”,將鼠標放在這個單元格上,將顯示這個單元格的修改歷史。

  再點擊“接收/拒絕修訂”菜單項,將顯示如圖8所示的界面。

  圖8

  這個對話框顯示了從某個單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時間從小到大排序)。你可以點中其中某一項以恢復到相應的歷史值。也可以通過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復到最後和最初的值。

  Excel2007還可以為工作薄設置密碼,以防止其它用戶關閉修訂。還有就是在工作薄進行共享時不能進行一些高級的操作,如圖形,圖表等。

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