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Excel打印知識集萃

  Excel工作表打印之前應該先預覽,打印預覽它可以看到普通視圖中看不到的內容,避免失誤、提高打印質量,而且可以快速更改許多打印設置。當預覽過以後頁邊距會以虛線的形式顯示出來,方便調整。小編以Excel 2003為例,介紹Excel文件打印設置的一般方法,其目的是增強文件的可讀性。

  1. 建立頁眉和頁腳

  工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息,例如報表的頁碼或工作表標題等等,用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令,打開“頁面設置”對話框的 “頁眉/頁腳”選項卡。如果需要使用內置的頁眉和頁腳,就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表,從中選擇“第1頁”、“第1頁,共?頁”之類的內容。如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳,可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對話框。兩者的布局和功能是完全相同的,其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設置文本的字體格式,最右邊的按鈕用來設置圖片的大小等格式,中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內容。

  2. 讓每一頁都打印出標題行

  一個由多頁組成的表格,通常需要在每一頁上都打印出標題行:執行“文件”→“頁面設置”,打開“頁面設置”對話框,單擊“工作表”標簽,在“頂端標題行”後面的方框中輸入::(這裡假定第2和第3行為標題行,$符號在英文狀態下,用Shift+4組合鍵輸入),確定退出,再打印時,系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”後面的方框中輸入列標題區域,就可以為每一頁添加上列標題。

  3. 使所有數據可見

  如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬,那麼打印出來的文本將被截斷,打印出來的數字則會顯示為“######”。為此,打印之前必須確保工作表中的所有數據可見。如果發現了某一列的寬度不夠,只需將光標放到該列列標右側的邊線處,待光標變成雙向光標後雙擊邊線,即可自動增加列寬以適應數據的長度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對話框的“對齊”選項卡,選中“文本控制”下的“自動換行”,即可使數據自動換行以適應列寬。

  4. 使用容易查看的格式

  國內的各種報表習慣設置網格線,我們可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡,選中“打印”下的“網格線”即可。也可以選中需要設置網格線的所有單元格,單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕,打開對話框從中選擇需要的邊框樣式。另外,屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色,但是使用黑白打印機進行報表打印,最好使用對比度較高的顏色,否則打印出來的內容就不夠清晰。另外,也可以打開 “頁面設置”對話框的“工作表”選項卡,選中“打印”下的“單色打印”,從而提高彩色打印的清晰度。

  5. 使報表居中

  如果使用的打印紙能夠容納整個報表,就可以設置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡,選中“居中方式”下的“水平”復選項,後者可以選中“居中方式”下的“垂直”復選項。兩者同時選中時,報表會在紙張上同時使用水平居中和垂直居中。

  6. 調整報表四周的空間

  Excel報表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳,可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡,改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預覽”按鈕,打開預覽窗口單擊“頁邊距”按鈕,顯示頁面的頁邊距的尺寸柄,根據需要拖動至需要的寬度為止。

  7.打印不連續的單元格(區域)

  如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來,那麼在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域),選中多個不連續的單元格(區域,如A2.B2:C8.D10……),然後選擇“文件”→“打印”,打開“打印內容”對話框,選中“打印內容”下面的“選定區域”選項,按下“確定”按鈕就行了。此時,系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開,打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上,B2:C8打印在另一張紙上……)。如果需要經常打印固定的不連續行、列,可以在上述隱藏設置完成後,執行“視圖”→“視面管理器”,打開“視面管理器”對話框,按其中的“添加” 按鈕,在隨後彈出的“添加視圖”對話框“名稱”後面的方框中輸入一個名稱(如“打印”等),確定退出。以後需要打印時,再打開“視面管理器”對話框,選中 “打印”視圖項,按“顯示”按鈕,即可顯示出設置好的打印頁面,執行打印操作就可以了。

  8.打印不連續的行(或列)

  有時,需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來,可以在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標左鍵單擊行(列)標,選中不需要打印出來的多個不連續的行(列),右擊鼠標,選“隱藏”選項,將其隱藏起來,然後再執行打印操作就可以了。

  9.將公式打印出來

  如果要將單元格中的公式打印出來,則執行“工具”→“選項”,在“視圖”標簽中,選中“公式”選項,確定退出。此時,工作表中含有公式的單元格,不是顯示公式的運算結果,而是顯示出具體公式,執行打印操作,即可將公式打印出來。

  10.一次打印多個工作表

  在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時,用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊,即可選中多個連續(或不連續)的工作表,進行正常的打印操作,即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容”對話框中,選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項,再確定打印,即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

  11.使工作表適應頁寬

  如果打印預覽時發現工作表的寬度超過了頁面,可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬:一是將打印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是打開“頁面設置”對話框的“頁面”選項卡,選中“縮放”下的“調整為”,並在“頁寬”框內輸入“1”。確定後即可預覽頁面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁眉(頁腳)的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預覽”窗口,單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄,根據需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列,單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報表中的其他列就會占用被隱藏列的位置,從而使原本不能打印的內容能夠打印出來。此後,只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令,就可以顯示被隱藏的列。

  12.打印范圍的快速選定

  打印范圍的選定:光標停留在需要打印范圍的左上角,先Ctrl+Shift+→,再Ctrl+Shift+↓,需要調整則用Shift+↓和→來增加沒有文字區域的行或列。

  寬度超寬的Excel文檔的打印設置,可能遇到需將左邊兩列設置為固定格式的情況,可以在頁面設置中將頂端行和左邊列同時設定,將文檔定義為多頁寬,一頁高,就可以打印出漂亮的寬文檔了。

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