Excel函數按身高數據快速安排學生座位

　　本文主要介紹如何用Excel按數據借助ROW和IF等函數進行特殊排序，以快速完成各種座次表、企業職工工作安排等數據排序工作。

　　開學差不多一個月了，此時很多學校都會根據身高等因素給學生重新安排座位。通常要求把高個排在後面、矮個排在前面。以往的做法是讓學生按高低排隊再順次排座位，結果排隊時身高差不多的學生經常爭執。今年不妨換個做法，先按學生身高隨機編出座位圖，再讓大家按圖就座，這樣就沒什麼可爭了。不過手工排座位工作量也挺大，還是讓Excel與函數幫忙搞定吧。

　　1.制作學生記錄表

　　打開Excel2007，把sheet1工作表重命名為“學生記錄”，按需設置好表格(圖1)。在C:E列輸入學號、姓名、身高，或者從已有的表格中復制過來。在H、I列輸入身高與系數對照表，在此H2固定為1，下面的157、168則可自由修改。也可多增加幾條身高和系數，但身高要升序排列、系數降序。個別嚴重近視的學生可以在F列輸入視力系數1或2讓他排前一點。

　　在A2單元格輸入公式=ROW()-1自動生成序號，在B2輸入公 式=IF(C2，VLOOKUP(E2，H:I，2)+F2+RAND()，)。公式中用VLOOKUP提取身高系數+視力系數+RAND()生成一個有 身高視力差異的隨機數。選中A2:B2拖動其右下角的黑色方塊(填充柄)向下填充到B97，通常一班不會超過96人吧？現在選中B2，單擊“開始”選項卡 的“排序”選擇“降序”，就會按157以下排前面、157-168中間、168以上排後面的前提隨機排序，視力系數每增加1則可使其在這3檔中排前1檔。

　　2.編制座位圖

　　以把學生分成6組(列)為例，我們得先建一個“座位表”工作表，在A3、A4分別輸入1、7，並對B3、B4設置粗邊框。在B3輸入公式=VLOOKUP(A3，學生記錄!$A:$F，4，FALSE)，雙擊填充柄把公式復制到B4。選中A3:C4鼠標指向其填充柄，按住右鍵拖動到Q4，松開右鍵在彈出菜單中選擇“填充序列”，即可填充出前兩排的序號和學生名。再選中A3:Q4向下拖動填充柄到Q18，填充出96個座位和序號，學生自動按序號出現在座位圖中。最後適當調整好行高列寬，畫一個矩形代表講台桌即可(圖2)。

　　注：分組數不同，只需開始時改一下A4的數字，例：分8組就改成9，其他操作都一樣。若用的是雙人桌，只要在全部設置好後直接刪除兩組間的空列使兩組合並在一起即可。

　　3.修飾座位圖

　　座位圖中沒學生的單元格會顯示錯誤值#N/A和邊框，得讓它自動消失。選中A:Q列，單擊“開始”選項卡的“條件格式”選擇“新建規則”，在 “新建格式規則”窗口中選擇規格類型為“只為包含以下內容的單元格設置格式”，並在“單元格值”下拉列表中選擇“錯誤”(圖3)。再單擊“格式”按鈕，在 彈出窗口中設置字體顏色為白色，在“邊框”選項卡中設置邊框為無。一路確定完成設置後，沒有學生的邊框和錯誤值都會自動消失。

　　座位左邊的序號不需要打印出來，得先隱藏起來。選中A列，單擊“數據”選項卡的“組合”圖標進行組合。同樣分別選中D、G、J、M、P列進行組合。組合後在左上角會顯示1、2的按鈕，點擊1即可隱藏所有序號列(圖4)，點擊2則恢復顯示序號。

　　4.自動排座位

　　通常一學期需要多次重排座位，若學生沒變，你只要在“學生記錄”工作表選中B2單擊“開始”選項卡的“排序”選擇“降序”，即可隨機生成一張新 座位圖。即使學生變了或需要為其他班級排座位，也只要在“學生記錄”工作表中輸入新班級學生的學號、姓名、身高，對個別高度近視的再輸入一下近視系數，再 選中B2降序排序一下，即可在“座位表”工作表中看到隨機排好的座位圖。

　　若需要對個別學生座位進行調整，可通過修改座位圖的序號實現。本例中身高174的李麗麗因視力系數被分配到前排正中，這會影響後面學生的視線， 得把她調整到左邊。你只要在“座位表”工作表中單擊“2”按鈕顯示序號列，把序號7改成10、10改成7，即可讓她與序號7的蔡小森對調座位。修改後記得 再隱藏序號列。

　　現在可以把座位圖打印出來貼到講台上，讓學生按圖入座了。雖然操作有點啰嗦，但一旦設置完成，以後就只要重復第4步即可排好座位圖，應用起來還是挺簡單的。