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Excel如何快速構造出動態圖表

  Excel中的窗體控件功能非常強大,但有關它們的資料卻很少見,甚至Excel幫助文件也是語焉不詳。本文通過一個實例說明怎樣用窗體控件快速構造出動態圖表。

  假設有一家公司要統計兩種產品(產品X,產品Y)的銷售情況,這兩種產品的銷售區域相同,不同的只是它們的銷售量。按照常規的思路,我們可以為兩種產品分別設計一個圖表,但更專業的辦法是只用一個圖表,由用戶選擇要顯示哪一批數據——即,通過單元按鈕來選擇圖表要顯示的數據。

  為便於說明,我們需要一些示例數據。首先在A列輸入地理區域,如圖一,在B2和C2分別輸入“產品X”和“產品Y”,在B3:C8區域輸入銷售數據。

  一、提取數據

  接下來的步驟是把某種產品的數據提取到工作表的另一個區域,以便創建圖表。由於圖表是基於提取出來的數據創建,而不是基於原始數據創建,我們將能夠方便地切換提取哪一種產品的數據,也就是切換用來繪制圖表的數據。

  在A14單元輸入=A3,把它復制到A15:A19。我們將用A11單元的值來控制要提取的是哪一種產品的數據(也就是控制圖表要描述的是哪一批數據)。現在,在A11單元輸入1。在B13單元輸入公式=OFFSET(A2,0,$A$11),再把它復制到B14:B19。

  OFFSET函數的作用是提取數據,它以指定的單元為參照,偏移指定的行、列數,返回新的單元引用。例如在本例中,參照單元是A2(OFFSET的第一個參數),第二個參數0表示行偏移量,即OFFSET返回的將是與參照單元同一行的值,第三個參數($A$11)表示列偏移量,在本例中OFFSET函數將檢查A11單元的值(現在是1)並將它作為偏移量。因此,OFFSET(A2,0,$A$11)函數的意義就是:找到同一行且從A2(B2)偏移一列的單元,返回該單元的值。

  現在以A13:B19的數據為基礎創建一個標准的柱形圖:先選中A13:B19區域,選擇菜單“插入”→“圖表”,接受默認的圖表類型“柱形圖”,點擊“完成”。檢查一下:A13:B19和圖表是否確實顯示了產品X的數據;如果沒有,檢查你是否嚴格按照前面的操作步驟執行。把A11單元的內容改成2,檢查A13:B19和圖表都顯示出了產品B的數據。

  二、加入選項按鈕

  第一步是加入選項按鈕來控制A11單元的值。選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“窗體”(不要選擇“控件工具箱”),點擊工具欄上的“選項按鈕”,再點擊圖表上方的空白位置。重復這個過程,把第二個選項按鈕也放入圖表。

  右擊第一個選項按鈕,選擇“設置控件格式”,然後選擇“控制”,把“單元格鏈接”設置為A11單元,選中“已選擇”,點擊“確定”。

  把第一個選項按鈕的文字標簽改成“產品X”,把第二個選項按鈕的文字標簽改成“產品Y”(設置第一個選項按鈕的“控制”屬性時,第二個選項按鈕的屬性也被自動設置)。點擊第一個選項按鈕(產品X)把A11單元的值設置為1,點擊第二個選項按鈕把A11單元的值設置為2。

  點擊一下圖表上按鈕之外的區域,然後依次點擊兩個選項按鈕,看看圖表內容是否根據當前選擇的產品相應地改變。

  按照同樣的辦法,一個圖表能夠輕松地顯示出更多的數據。當然,當產品數量很多時,圖表空間會被太多的選項按鈕塞滿,這時你可以改用另一種控件“組合框”,這樣既能夠控制一長列產品,又節約了空間。

  另外,你還可以把A11單元和提取出來的數據(A13:B19)放到另一個工作表,隱藏實現動態圖表的細節,突出動態圖表和原始數據。

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