Word表格中數據縱橫轉換的方法和技巧

　　在實際工作中，有時需要將表格中的行、列數據互換，有時需要將表格數據快速轉換成指定列數的新表格，或者對表格作簡單編輯後快速得到新表格，這些都是表格內數據縱橫轉換問題，如何實現呢?

　　一、實現表格內行列數據互換

　　對表格的行列數據做轉置處理，就能實現表格內行列數據互換。在Word中做轉置處理困難，但在Excel中實現數據轉置比較容易。所以，可借助Excel實現Word表格內行列數據互換。具體操作步驟是：

　　第1步：在Word編輯環境下，選定欲操作的表格，執行剪切操作，將表格數據粘貼到剪貼板。

　　第2步：啟動Excel，執行粘貼操作，將剪貼板內的數據粘貼到當前數據表中;然後，選中全部粘貼來的數據，執行復制操作，並用鼠標單擊數據區外的某一單元格，執行“粘貼|轉置”命令，得到轉置後的數據;再選中轉置後的數據，執行復制操作。

　　第3步：切換到Word編輯中，執行“選擇性粘貼”命令，從彈出的對話框中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕。

　　第4步：選中新粘貼來的全部文本，執行“將文本轉換為表格”命令，在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕或者選中“根據內容調整表格”並單擊“確定”按鈕，至此完成表格行列數據互換(見圖1)。

　　二、實現表格內數據任意縱橫排列

　　對一個表格內的數據，可以按指定的表格列數重新編排並置於新的表格中，實現表格內數據任意縱橫排列。例如，將一個2×3表格數據重排後置於4×2表格內(見圖2)，或者重排後置於6×1表格內(見圖3)。

　　圖2　　　　　圖3

　　將Word的文字與表格相互轉換命令、替換命令配合使用，就能實現表格內數據任意縱橫排列。具體操作步驟如下：

　　第1步：將表格轉換成文本數據

　　選定表格，執行“表格轉換成文本”命令，在彈出的“將表格轉換成文本”對話框中選擇文字分隔符為“制表符”，單擊“確定”按鈕。這樣，原表格的表格線全部消失，各列數據用空格分隔。

　　第2步：用段落標記分隔全部數據

　　對轉換後的數據進行處理，使數據之間用段落標記分隔，形成一列數據。具體操作是：①選中兩列數據之間的全部空格字符，執行復制操作;②選中全部 數據，執行“替換”命令，在“查找內容”文本框內粘貼剛才復制的空格字符(即將光標置於文本框內，執行“粘貼”命令或按Ctrl+V組合鍵);③在“替換 為”文本框內輸入段落標記(即光標置於文本框內，單擊特殊格式下的“段落標記”或直接輸入^p)，單擊“全部替換”按鈕;④檢查全部數據，替換或刪除多余 的空行，保證兩個數據之間只有一個段落標記。

　　第3步：將文本數據轉換為表格

　　選中全部數據，執行“將文本轉換為表格”命令，在彈出的對話框中設置你所需要的列數(如：列數為2，得到表格如圖2所示;列數為1，得到表格如圖3所示)，單擊“確定”按鈕後得到新的表格，至此實現了表格內數據任意縱橫排列。

　　另外，通過對新表格進行簡單的編輯，可得到不同用途的表格。例如，將圖3所示表格的上面添加一行、右側添加三列，並輸入行標題和表頭，就得到考勤表(見圖4);

　　將其左側增加一列，並輸入單位名稱和表頭，就得到單位人員名冊表(見圖5)。