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異地文檔處理 借力“谷歌文檔”

        接到學校領導的通知,要與另外兩個同事於三天後參加“最佳教師團隊”評選活動。我們三個人家離得比較遠,不方便坐在一起制作教案。教案中有一個表格,將每個人需要獨立完成的工作以及大伙在一起完成的工作明確分類。因此,需要處理平台能夠支持表格的操作功能,還好,谷歌在線辦公平台幫了我們的大忙。

  准備工作

  明確了需求後,那就可以著手准備了。首先,每個人都需要有一個谷歌帳戶,如果還沒有,在浏覽器中打開注冊頁面:https//www.google.com/accounts/,點擊“現在就創建一個帳戶”鏈接來創建一個谷歌帳戶。

  接下來,使用谷歌帳戶登錄到Google文檔:http://docs.google.com/,第一次使用可能會遇到界面為英文的情況,為了方便後面的操作,點擊“Settings”項,然後將“Language”設置為“中文(簡體)”,最後點擊“Save”保存設置即可。

  多人異地協同編輯同一篇文檔

  都有谷歌帳戶後就可以開始協作處理教案了。三個人都登錄到谷歌文件系統,然後由其中一個人在谷歌文件中創建這篇文檔,再將它設置為共享,共享給另外兩個人,這樣,三個人就可以開始協同編輯這篇文檔了。

  第一步:在谷歌文件中點擊“新建-在線文檔”,輸入文檔標題後再點擊“保存”按鈕即可。

  第二步:點擊頁面右下角的“共享-與他人分享”,在“邀請他人”中選擇“作為協作者”,再輸入每個參與協作辦公的谷歌帳戶,最後點擊“邀請協作者”,在打開的小頁面框中還可以輸入給被邀請者的留言信息,點擊“發送”即可。這樣操作後,這篇文檔就共享給指定的用戶了。

  但進行了共享設置後,被邀請的參與者只要在谷歌文件頁面中刷新一下,在文檔列表中將會看到這篇共享的文檔。每個人都可以打開這篇文檔進行編輯。而在表格處理時,也很簡單。點擊“表格”,選擇“插入表格”項,在打開的面板中設置好表格的行數、列數、寬度等參數即可輕松地插入一個表格了。

  表格插入後,就可以直接將內容輸入到每個單元格中,同時還可以通過“表格”菜單來進行更多的設定、編輯等操作。

  在編輯整個文檔過程中,操作方法與Word一樣,都可以通過相應的菜單命令來進行操作。

  小提示:在編輯過程中別忘了按下“Ctrl+S”組合鍵保存編輯的文檔,防止因掉電、浏覽器故障等意外因素導致編輯成功付之一炬。

  由於是多人協同編輯文檔,可能在同一時間每個人都進行了不同的編輯,但刷新後,每個人看到的文檔都是最新的,假如要查看每個人編輯時的版本,如何操作呢?只要點擊菜單“文件-修訂版本歷史記錄”項,稍後便能看到各個編輯的版本了。

  點擊相應的選項即可查看這些版本。此外,還可以通過“比較選中的項目”來查看兩個版本所做的修改部分。

  其實,在谷歌文檔這個平台下,但文檔設置成共享後,每個人對文檔的編輯就如同平時使用Word編輯文檔的感覺,你既不同苦惱別人會刪除自己編輯的內容,也不用擔心自己添加的內容會影響到另外一個協作者,每次修改都有一個歷史版本與其對應,而每個時刻文檔都是最新的,大家編輯的內容都體現在這裡面。這種協同辦公方案,只要參加的每個人都能上網即可,無須安裝軟件,非常方便

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