WPS文字裡面表格轉換工具技巧二則

在WPS文字的新版本中為用戶提供了“表格轉換工具”，允許用戶在表格與文本之間進行相互轉換，本文將對常用的轉換技巧進行簡單介紹： 
　　1、網頁資料的保存；　2、用戶資料的補充或追加。 

　　網頁資料保存 

　　很多時候，用戶希望保存互聯網上的資料，以便於日後查閱。但由於網頁通常按框架結構進行設計或排版，導致拷貝粘貼的內容經常包含許多嵌套的表格，如從網頁上拷貝內容到WPS文字的結果如圖 1所示： 

 
圖1 WPS文字中拷貝網頁內容 

　　此時，用戶可以利用“表格轉換文本”工具對其進行轉換。 
　　具體操作步驟如下： 
　　步驟1　按下組合鍵全選文檔； 
　　步驟2　選擇“表格｜轉換｜表格轉換成文本”菜單項，在彈出的對話框中設置分隔符為“段落標記”，勾選“轉換嵌套表格”復選框，如圖 2所示。 
　　注意：勾選“轉換嵌套表格”復選框，該選項非常關鍵，它表明系統將表格內的所有嵌套表格全部進行轉換。 

 
圖2 表格轉換文本對話框 

　　步驟3　點擊“確定”按鈕進行轉換。由於轉換過程中只會清除表格，而不會對數據格式進行處理，因此在圖 1中有很多空行或段首空格，用戶利用WPS的“文字工具”進行後續處理後，結果如圖 3所示。 

 
圖3 表格轉換後經“智能格式整理”的結果 

　　數據補充或追加 

　　 在有些特殊情況下，用戶需要對WPS文字中的表格數據再補充或追加一些信息，在之前的版本中，即使用戶使用WPS表格添加後再復制到WPS文字中，操作也比較麻煩。 
但在新版本中，用戶使用WPS文字中“文本轉換表格”工具就可以比較輕松地實現。如用戶希望在圖 4中追加兩名員工信息。 

 
圖4 員工通訊錄 

　　 由於目前的WPS文字轉換工具允許用戶使用任意（包括全角或半角）字符對數據進行分隔，當用戶進行具體設置以後，即可實現數據轉換。具體操作步驟如下： 
步驟1　准備補錄的數據，WPS文字對數據格式要求並不高，只要是固定分隔符間隔即可，數據如圖 5所示： 

 
圖5 使用文本文檔提供數據源 

　　注意：由於序號使用自動編號，因此在導入數據時，行首使用“逗號”進行占位。 
　　步驟2　使用WPS文字打開“通訊錄”文檔，將上圖中的兩行數據粘貼到表格下一行。 
　　步驟3　選定兩行文字後，選擇“表格｜轉換｜文本轉換成表格”菜單項，在彈出的對話框中設置分隔符 “其他字符(O)”為“全角逗號”（，），系統會自動識別並　　指定轉換列數5列，由於新增數據需要與原表匹配，因此用戶需要調整列數為：6列，調整結果如圖 6所示。 

 
圖6 “文字轉換表格”對話框設置 

　　步驟4　點擊“確定”按鈕進行數據轉換，最後將格式稍加調整後，結果如圖 7所示。 

 
圖7 員工通訊錄補充數據結果 

　　小結 
　　1、用戶可以使用“表格轉換工具”進行表格和文本的相互轉換。 
　　2、在使用“表格轉換”工具時，用戶可以自定義單個分隔符（包括半角或全角字符）。 
　　3、當用戶使用“表格轉換成文本”工具時，勾選“轉換嵌套表格”復選框，可以允許用戶將表格內嵌套表格一次性轉換為文本。 

　　適用范圍: 
　　適用於WPS Office 2005（751）以上版本。(作者：WPS技術支持組 )