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使用word編輯文檔最常見的問題匯總

作者:佚名    責任編輯:admin    更新時間:    2017-08-28 11:37:28

使用word編輯文檔最常見的問題匯總

  網絡上的技巧資源很多,根據自己的需要提煉好關鍵詞,用百度一搜就有發現。也有很 多專門介紹各類應用技巧的網站,可以選擇一二,上去看看。
  國內幾個大型的電腦網站如太平洋電腦、中關村在線,it168、泡泡網、天極網、華軍、 天空等網站都有專門或相關的欄目,選擇兩個網站就夠看的了,如圖5-17所示。
  技巧,從廣義上說就是一切關乎電腦的具體應用。對電腦和網絡技術的學習,也可以說 就是技巧的學習。

  曾經在網上下載過不少Word文檔,它們的排版一概不堪入目。
在很多電腦辦公用戶眼裡,使用Word似乎是一件簡單的事情,只要會打字就可以了。但 看過他們編輯的文檔之後一切都會暴露無遺:他根本沒有進行過正規的Word文檔排版訓練。暴露在他們文檔中的問題總結起來有如下幾點:
 

1.不會縮進
首行縮進是文檔排版的一般規則。在Word中,首行縮進屬於“段落”的一項功能。選擇 一段文檔,在右鍵菜單中選擇“段落”命令,打開“段落”對話框。在“特殊格式”下拉列表 中選擇“首行縮進”,後面的值設為“2字符”,這是標准的操作,如圖5-18所示。簡單的做法 是利用標尺上的滑塊拖動兩個字符的距離。而辦公用戶卻習慣於通過按空格鍵獲得縮進。 

 

2.不會居中 

文檔標題通常是要居中的。嚴格的居中是首先消除標題行的縮進,然後單擊工具欄的“居 中”按鈕。而辦公用戶卻依賴眼力,通過空格鍵把標題行“趕”到中間的位置。   3.不會設置字符間距   要讓幾個字符之間保持距離,專業的做法是在“中文版式”中應用“調整寬度”功能,如 圖5-19所示。而辦公用戶卻仍習慣於使用空格鍵,挨個在兩個字符之間加入空格。 當前文字寬度:  12字符    (

 

 

4.不會設置段落間距
段落間距的正確設置方法也是在“段落”對話框裡,可分別設置“段前”和“段後”間距 值。而辦公用戶習慣通過按【Enter]鍵換行來獲得間距。
 

5.不會應用編號
Word的編號有兩種:一是“項目符號”,二是“編號”,功能都在於建立清晰的等級目錄。 通常,一級編號是“一”、“二”、“三”……二級編號是“(一)”、“(二)”、“(三)”……三級編 號是“1”、“2”、“3”……四級編號是“(1)”、“(2)”、“(3)”……這樣排下來層次清晰。而辦 公用戶卻常常打亂層次。
 

6.從不應用樣式
Word的“祥式”功能可以輕松地幫助設置標題、段落、圖片的綜合版式。一個文檔中能夠 應用到的版式也就幾種,學會了建立樣式,對於編輯長文檔非常有益。而辦公用戶不習慣這個, 以至整個文檔的版式亂七八糟。
 

7.不會設置頁面邊距
Word的默認紙張邊距打印出來未必好看。靈活設置紙張邊距可以在一個頁面中容納更多的 內容,而辦公用戶通常不會注意這個,任由文字增加到新的頁面上。
 

8.不會應用頁眉、頁腳
頁眉、頁腳的位置可以用作裝飾,或者書寫單位地址、聯系方式、插入企業標識等。而辦 公用戶也從來不用這個。
以上僅僅是表現最為平常的幾點。對於辦公用戶而言,Word程序中gg%的功能他們都用 不上,不會或者不習慣。雖然如此,他們從來不會向你請求這些問題應該怎樣做,他們的問題 現實而古怪。例如某一個人的名字用了陌生字,各種輸入法裡都找不到,請你幫助造字;或者 插入一個特別的符號,也是Word裡找不到的……
為了應付辦公室一族的辦公要求,你的專業排版技術可能用不上,而必須根據他們的實際 需求靈活解決問題。大多數的電腦辦公用戶不習慣看辦公類圖書,他們相信實踐能夠獲得 真知——這其實只是真知的一部分。真知的另一部分是需要理論的。

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