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Excel表格全接觸 輕松去除表格中空格

  由於工作需要,我經常要用Excel處理各部門上報的數據表格,由於人名有字數的區別,因此這些表格中的姓名項裡面總是有很多多余的空格,而且空格的位置不確定,空格的數量也不確定,導致表格非常不整齊,而一個一個調整又非常麻煩,請問有什麼辦法能快速去掉這些空格?今天小編將與大家一同分享Excel表格中的大量空格這個問題及解決方法.

  到了年底,單位要報送的表格非常多,有時就請一些非專業老師幫助錄入,但在錄入的過程中我發現不少老師錄入的表格數據中存在一些空格,影響了數據的整體效果。如果一個個地修改既費時又費力,針對此現象我想出了幾種有效的解決方法並且收到了良好的效果,因此寫下來與廣大讀者一起分享。

  一、提前預埋設置,做到事半功倍

  1. 提醒用戶輸入的數據中是否含有空格

  在數據錄入過程中,如果想讓系統自動提醒用戶輸入的數據中是否含有空格,可通過設置數據的有效性來實現。

  以驗證姓名數據在輸入的過程中是否含有空格為例(如圖1),選中第一個姓名向下的單元格區域,單擊“數據”菜單中的“有效性”命令,彈出“數據有效性”對話框,在“設置”選項卡中將允許的有效性條件設為“自定義”,在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

圖1

圖1

  切換到“出錯警告”選項卡,在“標題”框中輸入“出錯警告!”,在“錯誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格,請確認後重新輸入!”(如圖2),設置完成後,單擊“確定”按鈕退出。

圖2

圖2

  接下來在輸入姓名的過程中,系統會自動驗證當前單元格中是否含有空格,如果有,則彈出如圖3所示的警告信息。

圖3

圖3

  cico提示:在圖3出現時,直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字數較多的數據(類似於“家庭地址”這類字段)時,不適合直接按回車鍵,否則原有的數據會自動被刪除,此時單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。

  2. 用公式去除數據中含有的空格

  上述技巧大家會發現系統能自動檢測出空格的存在,但不能自動替換掉這些空格,還必須要重新輸入或輸入完成後進行必要的修改。可不可以在輸入過程中自動去掉含有的空格呢?

  如果在當前表格中插入一些空列,用substitute函數是可以實現這一功能的,但總覺得不太美觀,並且在錄入時影響用戶的視線。後來我將公式運用到sheet2中順利地解決了這一問題。 上一頁12下一頁共2頁

  輸入數據之前首先切換到工作表sheet2(改名為“備份”)中,在a1單元格中輸入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”,並將公式復制到與sheet1中表一樣大的單元格區域中,這樣在sheet1中輸入數據時,在sheet2中對應的單元格中就會將去掉空格後的數據自動保存下來,最後sheet2中的數據就是我們最終需要的數據(如圖4和圖5)。

圖4

圖4

圖5

圖5

  二、後期數據處理,同樣游刃有余

  我們這裡采用替換法來刪除表格數據中的空格。

  選定整個表格,單擊“編輯”菜單中的“替換”命令,打開“替換”對話框,在“查找內容”框中輸入一個空格,在“替換值”框中不輸任何內容,單擊“全部替換”按鈕就可以了。

  cico提示:若要對某一字段進行上述替換操作,只要在進行替換操作前選定該字段就可以了,否則會出現誤替換的現象。

  當然,有興趣的朋友也可以通過編寫相應的vba代碼來清除表格數據中的空格,但對於一般用戶而言,采用本文介紹的方法就足夠了。

  采用本文介紹的方法就可以保障獲得的數據是我們最終需要的結果,即使是不熟悉excel操作的朋友也可以幫助錄入數據,從而大大地提高我們的工作效率。

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