紙張成本看似微小，長期累積卻是可觀支出。善用 Office 內建的「列印預覽」與版面調整功能，不犧牲可讀性就能大幅減少頁數。以下整理 Word 與 Excel 最實用的省紙技巧。
Word 篇：三步驟壓縮頁數
1. 字型與行距微調
- 預設小五字可改為 9~10 pt 仍清晰可讀。
- 段落設定 → 行距選「固定值」→ 設 12~14 pt（單行距約 12 pt），比 1.5 倍行距省 30% 空間。
2. 善用「列印預覽」→「縮減一頁」
- Ctrl+P 進入預覽 → 點選「縮減一頁」按鈕（或「縮小字型」）。
- Word 會自動微調字型大小、字元間距，嘗試將文件減少一頁。
- 可重複點擊直到無法再縮減。
3. 縮小頁邊距 + 分欄
- 版面配置 → 頁邊距 → 選「窄」(1.27 cm) 或「自訂邊距」設 1 cm 以上（避免列印邊緣遺漏）。
- 調整邊距後再試一次「縮減一頁」，常能再省一頁。
- 圖文混排文件：版面配置 → 欄位 → 兩欄，版面瞬間緊湊 40% 以上。
Excel 篇：精準控制列印範圍與版面
1. 預覽中拖曳邊距
列印預覽 → 勾選「顯示邊距」 → 直接用滑鼠拖曳藍色邊距線，即時調整上下左右留白。
2. 「分頁預覽」模式：視覺化控制每頁內容
- 檢視 → 分頁預覽（或狀態列右側圖示）。
- 螢幕顯示藍色虛線框住每頁列印範圍，頁碼水印清晰可見。
- 直接拖曳藍線調整分頁位置、列印區域，所見即所得。
3. 設定「頂端標題列」重複列印
頁面配置 → 列印標題 → 「頂端標題列」選取表頭列（如 $1:$3），每頁自動重複列印表頭，免去手動複製。
4. 只列印選取區域 / 整個活頁簿
- 選取要列印的儲存格 → Ctrl+P → 列印內容選「選取的區域」。
- 需列印所有工作表：列印內容選「整個活頁簿」，一次搞定。
5. 縮放列印：指定頁數自動縮放
頁面配置 → 頁面 → 縮放 → 「調整為 1 頁寬 × 1 頁高」或自訂頁數，Excel 自動縮放字型與欄寬。
通用原則
- 內部流通、草稿、非正式歸檔文件 → 激進調整字型、行距、邊距、分欄。
- 正式公文、合約、歸檔 → 維持標準格式，僅用預覽確認無誤再列印。
- 列印前 必做預覽，90% 的浪費來自「沒預覽就列印」。