打印時如何節約紙張？

金融海嘯撲面而來，到處都是Cost Down的呼聲。成本節約要從小事做起，文檔打印無處不在，現在就讓我們看看這無處不在的打印有哪些節約高招吧。

一、文字壓壓縮

無論是Word還是Excel，默認的字號都是五號字，實際打印時，可以再設置小一點，同樣可以看得清楚。特別是Word還可以通過調整行距的方法來節省紙張。

在“段落”對話框中，將“行距”項選擇“固定值”，在右側的“設置值”下方就可以直接設定行距的大小了。具體的行距以及字號大小如何設置可參看下表。

二、先看後打，文檔打印悠著點

打出的格式不理想，原本打算放在一頁的內容變成兩頁了，不合要求扔掉重新打印，這是以往常有的事。只要在打印前做點小動作，這種情況是完全可以避免的。

無論是Word還是Excel，單擊Office按鈕，執行“打印→打印預覽”命令都可以以“所見即所得”的方式查看實際打印的效果，如果對預覽的效果不滿意必須調整到滿意狀態後才能打印。打印預覽除了能夠很直觀的看到最終打印的效果外，好好的利用打印預覽，可以幫我們有效的節約成本。

1.成本節約，Word有絕活

在Word中，執行“打印→打印預覽”命令進入打印預覽界面。在“預覽”功能組中，單擊“減少一頁”按鈕，Word會自動嘗試通過改變字號大小及字符間距，將整個文檔減少一頁。

每次單擊可減少一頁，根據文檔的內容，Word會自動調節，在不能再自動縮減時，Word會彈出提示。對於長文檔來說，這種自動縮減還是挺方便的，最起碼省去了自己調整格式的麻煩。

如果對Word自動縮減的效果不滿意的話，還可以進一步手工調整，而所有的調整當中，效果最為明顯的就是“頁邊距”了。在“頁面設置”功能組中，單擊“頁邊距”下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“窄”項，從而對頁面進行進一步的壓縮。

小提示：

1）調整頁邊距後，可再次嘗試“減少一頁”功能，絕大多數時候，重新調整邊距後都還能再減掉一頁。

2）除了使用“窄”邊距外，還可以選擇菜單底部的“自定義邊距”命令，在打開的“頁面設置”對話框中手動調整邊距大小，直到自己滿意為止。頁面邊距建議不要少於1厘米，以免打印時有打印不出的部分。

對於圖文混排的文檔來說，還有個辦法可以進行大幅度的縮減，那就是執行“分欄”操作。單擊“頁面設置”功能區的顯示功能對話框按鈕，打開“頁面設置”對話框，切換到“文檔網絡”標簽，將“欄數”設為“2”（可根據實際情況設定欄數，一般推薦2欄為佳）。

2.成本節約，Excel有妙招

除了Word，Excel同樣是我們經常使用的，Word有絕活，Excel又有什麼妙招呢？

在Excel中同樣執行“打印→打印預覽”命令進行打印預覽界面。首先勾選“預覽”功能組中的“顯示邊距”選項，這時頁面邊距及縱向單元格邊距都直接顯示了，可以通過鼠標拖動來直接修改邊距。

如果對於自己制作的表格成竹在胸的話，可以單擊“打印”功能組中的“頁面設置”按鈕打開“頁面設置”對話框，在“頁面”標簽中，在“縮放”下方選擇“調整為XX頁寬XX頁高”項，並按照自己的要求設定最終打印的頁數。

與Word有點不同的地方在於，Excel在“打印預覽”界面中，對成本節約似乎並不能有太大的作為。不過Excel中還有一個更加強大的功能，可以滿足成本節約的要求。

在表格編輯界面，在“視圖”標簽中，單擊“工作簿視圖”功能組中的“分布預覽”按鈕，在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕。這時你會發現最終的打印效果從這裡都可以看到了，每個頁面的邊距都用藍色的線條標示出來了，通過拖動藍色線條，可以直接控制每一頁中打印的內容。

三、Excel頁面調整必會技巧

1.打印超級標題行

對於多頁表格，遇到需要在多頁同時打印的表頭或者是復雜的頁眉時，可以在“頁面設置”對話框的“工作表”標簽中，設置“頂端標題行”。

單擊“頁面布局”切換到“頁面布局”標簽，單擊“頁面設置”功能組中的“打印標題”按鈕，在打開的“頁面設置”對話框中，單擊“頂端標題行”右側的按鈕，然後選擇標題行區域，最後再次單擊“頂端標題行”右側的按鈕回到“頁面設置”對話框（如圖5），單擊“確定”按鈕即可完成每頁打印相同標題行的制作。

2.打多打少我作主

一個表格做好了，但是打印的時候並不需要打印全部，只需要打印其中的一部分，要怎麼辦呢？如果說使用“打印范圍”是一個很好的選擇，那麼使用“打印內容”則會是最佳的選擇。

使用鼠標拖動選中需要打印的區域，執行“打印→打印”命令，在打開的“打印內容”對話框中，在“打印內容”下方選擇“選定區域”項，這樣就只會打印選中的部分內容了。

小提示：
在“打印內容”下方選擇“整個工作簿”項，可一次性打印當前工作簿中所有工作表的內容，對於需要全部打印的內容來說，省去多個工作表切換打印的麻煩。

從上面的內容可以看出，文檔打印，成本方面的節約還是可以節約很多的。只是流通傳閱的，而不作為正式文件歸檔的，可以在字號、行距的調整方面多下點功夫，具體參數可參看前面的表格。