如何利用Excel電子表格縮放打印

　　小賈碰到了一個難題，事先編輯好的一張Excel表格，恰好容納在一張B4紙上，現在需要將紙型改為A4，但仍要打印在一張紙上，這可讓小賈犯難了。因為通過縮小字號、調整列寬、行距等常規手段將文件縮小到A4的紙面上，實在有些麻煩。於是，小賈選擇了一個笨辦法，將表格打印到B4紙上，再使用復印機縮小到A4紙上。

　　其實，當遇到這樣的問題時，大家不必如此興師動眾，因為我們有以下簡單的處理方法。

　　第一招：讓Excel按照紙張的寬度和高度打印

　　1.啟動Excel，打開需要的工作簿文件，單擊相應的工作表。

　　2.在“文件”菜單上，單擊“頁面設置”，再單擊“頁面”選項卡。

　　3.在“紙張大小”框中，將原來的B4設置為A4，然後在“縮放”欄下，選中“調整為”，將“頁寬”和“頁高”兩個輸入框中的數字都設為“1”(圖1)。

　　圖1

　　4.單擊“確定”按鈕。

　　現在，再打印這張Excel表格，一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上，在進行上述設置後，Excel會按照需要縮小打印圖像和文本。具體的縮小百分比，可以通過打開“頁面設置”對話框，在“頁面”選項卡上的“縮放比例”框中查看。如果文件中有手動分頁設置，那麼在使用“調整為”選項後，它們將被忽略。

　　第二招：讓Word按紙張大小“縮放”打印

　　小賈遇到的問題是Excel表格的“縮放”打印，如果你編輯的Word表格遇到了同樣的問題，解決的辦法與Excel有所不同。具體方法如下：

　　1.啟動Word，打開需要的文檔。

　　2.在“文件”菜單中，單擊“打印”命令。

　　3.在“縮放”欄的“按紙張大小縮放”框中，選擇“A4”紙型(圖2)。

　　圖2

　　4.單擊“確定”按鈕。

　　當為了打印而“縮放”文檔時，改動只發生在打印時，Word並未更改文檔本身的設置，這一點與Excel不同，因為Excel同時改變了對工作表的設置。對Word而言，上述過程僅調整本次打印的文檔比例。若要以這種方式調整所有打印時段的文檔比例，可在“工具”菜單上單擊“選項”，然後單擊“打印”選項卡，選中“允許重調A4/Letter紙型”項。

　　第三招：讓打印機自動按紙張大小打印

　　或許，你編輯表格所用的軟件沒有提供“縮放”打印的功能，比如有的財務軟件生成的B4紙型的會計報表怎樣打印到A4紙上呢?此時，我們可以直接求助所用的打印機，將打印機設置為縮小打印。現在，我們以EPSON Stylus Photo 1290打印機(操作系統為Windows XP SP2)為例進行說明。

　　1.單擊“開始”，選擇“設置”，單擊“打印機和傳真”。

　　2.右鍵單擊EPSON Stylus Photo 1290打印機，然後選擇快捷菜單中的“屬性”。

　　3.在“常規”選項卡中單擊“打印首選項”按鈕。

　　4.進入“版面”選項卡，勾選“縮放”項，同時選中“充滿”，然後在“輸出紙張尺寸”框中選擇A4紙型。

　　5.依次單擊“確定”按鈕，關閉各個對話框。

　　經過上述設置之後，當進行打印時，系統將自動對打印的內容進行“縮放”以便將它打印在A4紙上。特別要提醒大家的是，如果以後不需要將打印內容“縮放”到A4紙上，需要按上述操作取消對“縮放”項的選擇，否則打印機將一直進行“縮放”打印。

　　將文檔進行“縮放”打印既省去了調整的麻煩，又能夠減少紙張的浪費，何樂而不為呢?