Excel表格排序的三種實用方法

　　步驟/方法

　　一、數值排序

　　1、RANK函數

　　RANK函數是Excel計算序數的主要工具，它的語法為：RANK(number，ref，order)，其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數字(如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式)。

　　例如要計算E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是：在F2單元格內輸入公式 “=RANK(E2，$E$2:$E$4)”，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板，選中F3、F4單元格按 Ctrl+V，就能計算出其余兩個車間的產值排名為3和1。美文坊提醒大家如果B1單元格中輸入的公式為 “=RANK(E2，$E$2:$E$4，1)”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同數值用RANK函數計算得到的序數(名次)相同，但會導致後續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是 3、3和1(降序時)。

　　2、COUNTIF函數

　　COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF(range，criteria)。其中range為參與統計的單元格區域，criteria是以數字、表達式或文本形式定義的條件。其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。

　　仍以上面的為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF($E$2:$E$4，”>“&E2)+1”。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2、1和3。

　　此公式的計算過程是這樣的：首先根據E2單元格內的數值，在連接符&的作用下產生一個邏輯表達式，即“>176。7”、 “>167。3”等。COUNTIF函數計算出引用區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復數據計算得到的結果與RANK函數相同。

　　3、IF函數

　　Excel自身帶有排序功能，可使數據以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合，可以計算出沒有空缺的排名。以上例中E2、E3、 E4單元格的產值排序為例，具體做法是：選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數據按要求重新排列。

　　假如數據是按產值由大到小(降序)排列的，而您又想賦予每個車間從1到n(n為自然數)的排名。可以在G2單元格中輸入1，然後在G3單元格中輸入公式“=IF(E3=E2，G3，G3+1)”，只要將公式復制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產值排名。

　　二、文本排序

　　選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將上例數據表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列(或行)的首個單元格，單擊Excel“數據”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的 “筆畫排序 ”，再根據數據排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”後回到“排序”對話框。如果您的數據帶有標題行，則應選中“有標題行”(反之不選)，然後打開“主要關鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式(“升序”或“降序”)後“確定”，表中的所有數據就會據此重新排列。此法稍加變通即可用於“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。

　　三、自定義排序

　　如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數據，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決：首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡。選中左邊“自定義序列”下的 “新序列 ”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表中，可以選中序列所在的單元格區域單擊“導入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。

　　使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到“排序”對話框後根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”後即可完成數據的自定義排序。

　　需要說明的是：顯 示在“自定義序列”選項卡中的序列(如一、二、三等)，均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel 提供的自定義序列類型。