PowerPoint2007通過大綱插入新幻燈片

PowerPoint2007通過大綱插入新幻燈片

　　所有Microsoft office 應用程序均可很好地協同工作， 因此可以輕松在其間移動內容。例如，可以在Microsoft word 中為演示文稿創建大綱，然後將其導入PowerPoint o PowerPoint 使用您在Word 中指派的標題樣式來決定哪些項是幻燈片的標題和哪些項是幻燈片的內容。頂級標題(標題I)構成幻燈片標題。

　　要自己動手嘗試，可打開Word ，切換到"大綱"視圖(從"視圖"選項卡)，然後鍵入演示文稿的一份簡短大綱。按Tab 鍵降級或按Sh的+ Tab 鍵升級選定行。然後保存工作，返回到PowerPoint ，按照以下步驟導入:

　　(1)在"開始"選項卡中，單擊"新建幻燈片"按鈕的下部打開其菜單。

　　(2) 單擊"幻燈片(從大綱)"0 " 插入大綱"對話框出現。

　　(3)選擇包含希望導入的大綱文本的文件。

　　( 4 ) 單擊"插入"PowerPoint 導入大綱。

　　如果演示文稿中己經有幻燈片，則這些幻燈片保留原樣。(包括任意空白幻燈片，因此在導入後，您可能需要刪除演示文稿開頭處的空白幻燈片。)大綱中所有的標題l 都成為單獨的幻燈片標題，其他所有次級標題則成為幻燈片中的項目符號。

　　1 .實現更好大綱導入效果的小技巧

　　盡管PowerPoint 能夠導入任意Word 文檔中的所有文本，但並非總能獲得如願以償的結果。例如，可能有一個文檔包含一系列段落，但未應用任何標題樣式。將此文檔導入PowerPoint 時，

　　圖4 .4是一個簡要示例，表明了在將文檔導入PowerPoint 之前未做好准備時發生的情況。PowerPoint 使各段落自成一張幻燈片。無法辨認哪些是實際的標題，哪些不是，因為未使用任何標題樣式。段落太長，無法適應一張幻燈片時，段落被截斷，顯示在幻燈片頂 端。多余的空行被解釋為空白幻燈片。真是一團糟，不是嗎?圖4.4也展示出應牢記的一個要點:普通的文本段落在PowerPoint 中的表現不太令人滿意。PowerPoint 文本都是簡明扼要的項目符號列表和標題。在導入大綱前做的准備工作越好，導入後所需的清理工作就越少。下面是一些小技巧：

　　不要將Word 中的非標題內容導入PowerPoint，除非文檔中全部使用的是非標題樣式(如圖4.4所示)。為希望導入的文本應用標題樣式。

　　大綱中僅使用基本樣式z 例如，僅使用標題1 和標題2 等。

　　刪除第一個標題之上的所有空行。如果未刪除，演示文稿開頭處將有一些空白幻燈片。

　　盡可能減少Word 文本中的手動格式化，使文本從PowerPoint 中選取其格式。為此，選擇文本並按Ctrl+空格鍵。

　　不要在段落之間留空行。否則這些空行會在PowerPoint 中轉換成空白幻燈片或空白項目符號列表項。

　　刪除所有圖形元素，如剪貼畫、圖片和圖表等。總之，這些元素無法正常轉換到PowerPoint中，還可能使導入工具發生混亂。 2. 從其他基於文本的格式導入

　　除word 以外， PowerPoint 還能從純文本文件、WordPerfect (5.x 或6.x) 、Microsoft Works 以及網頁導入。導入過程與上述步驟相同。如果文件未出現在"插入大綱"對話框中，將文件類型更改為所需文件類型即可。

　　如果正在設置一個即將導入的純文本文件，顯然沒有Word 中那樣的大綱工具可供使用。相反，只能依靠制表符。應作為幻燈片標題的每一行都應靠最左側開始:第一級段落應以一個制表符開始:第二級段落以兩個制表符開始，以此類推。

　　3. 導入後清理

　　從大綱導入文本後，可能需要進行一些小修正。按以下一覽表逐個完成清理工作：

　　演示文稿中的第-張幻燈片可能是空白幻燈片。如果是空白的，刪除它。

　　"標題幻燈片"版式可能不會應用於第一張幻燈片:如有必要，應用版式。(在"開始"選項卡中使用"版式"列表。〉

　　可能尚未應用主題，如有必要，從"設計"選項卡中選擇一種。

　　部分文本可能包含干擾主題格式和造成不一致的手動格式化。刪除所發現的所有手動格式化。(實現此任務的方法之一就是在"大綱"窗格中按Ctrl + A 鍵選中所有文本，然後再按Ctrl +空格鍵取消所有手動格式化。〉

　　如果部分文本太長，無法很好地放在一張幻燈片中，則可在必要時更換為另外一種幻燈片版式(如兩欄內容〉。可能還需要將內容拆分成兩張或多張幻燈片。

　　某些幻燈片上可能有一些空白的項目符號列表項(如果在導入前未刪除所有多余的段落標記)。刪除這些內容。