Word2003關於插入經常使用的文字和圖片

若要存儲和快速插入文字、圖形和其他經常使用的對象，可以使用自動圖文集 （自動圖文集：存儲要重復使用的文字或圖形的位置，例如存儲標准合同條款或較長的通訊組列表。每個所選文字或圖形錄制為一個“自動圖文集”詞條並為其指定唯一的名稱。）。Microsoft Word 自帶一些內置的自動圖文集詞條，例如用於信函的稱呼和結束語，並且可以自己創建自動圖文集詞條。

　　例如，如果在每月的報告中使用相同的長篇幅的聲明，且不希望每個月重新鍵入該聲明，可以創建該聲明的自動圖文集詞條。

插入自動圖文集詞條

　　可以使用自動圖文集功能插入自動圖文集詞條。當您在文檔中鍵入某詞條名稱開頭的幾個字母時，Word 將顯示屏幕提示 （屏幕提示：當用戶將鼠標指針懸停在某個對象（如按鈕或超鏈接）上方時顯示的簡短說明。），此時您可以插入該詞條或忽略該提示。

　　如果使用 Microsoft Outlook 發送電子郵件，並將 Word 作為默認的電子郵件編輯器，您可以通過鍵入最近發送的電子郵件的收件人姓名的開頭幾個字母在文檔中插入這些姓名。

　　也可以在“自動圖文集”工具欄 （工具欄：包含可用於執行命令的按鈕和選項的欄。要顯示工具欄，請按 Alt 然後按 Shift+F10。）上的詞條列表中、從“自動圖文集”菜單（在“插入”菜單上單擊“自動圖文集”可顯示該菜單）中，或使用“自動更正”對話框中的“自動圖文集”選項卡（在“插入”菜單上指向“自動圖文集”，然後單擊“自動圖文集”命令）進行選擇並插入自動圖文集詞條。

　　詞條分被分為不同的類別，例如在“自動圖文集”工具欄和“自動圖文集”菜單上的“結束語”或“稱呼”。

　　您創建的詞條通常出現在“正文”類別中。創建自動圖文集詞條時，詞條會自動鏈接到詞條用於創建該詞條的文字或圖片的段落樣式 （段落樣式：命名和存儲為集合的字符和段落格式特征的組合。可選擇段落並使用樣式一次將所有格式特征應用到段落中。）。Word 使用該樣式確定新詞條出現在哪個類別中。

　　例如，如果報告的聲明具有“正文”樣式，Word 將自動圖文集詞條鏈接到“正文”樣式，並且該詞條出現在“正文”類別中。