Word2007中鏈接或插入數據的選擇技巧

當要在Word2007中使用其他程序中的數據時，有兩種選擇：鏈接或嵌入。事實上，盡管使用的術語不同，但是含義是相似的。例如，將圖片插入到Word2007文檔中時可以使用這些選項。定位到圖片後，利用“插入”按鈕的下拉箭頭從“插入”、“鏈接到文件”和“插入和鏈接”中進行選擇。“鏈接”的意思很明顯，通過它插入的內容仍然以某種方式與原來的應用程序或文件相連。“插入”可能不夠明確，可稱為嵌入，“插入和鏈接”則指同時進行鏈接和嵌入。這種同步與邊走邊嚼口香糖不太一樣。
　　鏈接對象時，就是將對象的位置存儲在Word2007中。以後，在自己或其他人選擇“查看”對象時，Word2007會檢查文件系統，確定哪個程序“具有”這種文件。然後使用此程序打開文件。對於某些對象，特別是其他Office程序多具有的對象，Word2007可以正確顯示對象的內容，將它作為Word2007文檔的一部分。對於其他對象，則打開程序，並在具有對象的程序中打開對象。
　　對於圖片，是嵌入它還是鏈接它由大小、維護/更新和可用性等因素決定。如果不考慮其他因素，嵌入對象後得到的文件會比鏈接對象的文件大。這會為發送電子郵件、在小型可移動媒體上傳送Word2007文檔帶來困難，設置對存儲文檔都有影響。但是，假定這些都可以克服(而且這些問題越來越少，使得存儲成本下降，高速Internet的可訪問性增加)，則嵌入能確保在需要時給出對象的數據。
　　相反，僅鏈接的對象只有在給出原始對象，並且原始對象未被重命名時才可用。而且，此對象所在的位置必需與創建包含它的文件的位置一致。例如，如果對象起初與包含它的文件在同一文件夾中，位置就沒什麼問題。但是，如果對象起初在名為“OfficeBa的媒體”的文件夾中，而此時在名為“Office的媒體”的文件夾中，則鏈接項將不會正確顯示。
　　另一方面，如果原始源的內容發生更改，但名稱和所在文件夾沒有變，則到它的鏈接將反應此更改，在鏈接更新時，正確顯示舊源的新內容。
　　例如，假設你向與同時共享一些圖片，而且圖片包含在聯機庫中，同時你對此庫和其他的項目做了更改，還增加了圖片本身。這是典型的“正在進行的工作”。如果在發送的文檔中嵌入圖片本身，則收件人會在打開文檔時收到你發送的圖片。
　　但是，如果同時進行修改，收件人不會受到什麼影響——他們收到的仍然是原始發送內容。如果是鏈接庫，而且收件人可以訪問存儲庫的位置，則他們就可以查看圖片，同時也能看到其他更改。
　　顯示 圖標或內容
　　在將對象插入到當前文件中時，可以選擇顯示內容或僅顯示圖標。如果選擇“顯示為圖標”，對象將仍然具有某些功能——可以通過雙擊它來打開所有者應用程序，但不能查看Word2007文檔中的內容。
　　該選項在Word2007無法正確顯示Word2007窗口中的內容時是有意義的。可以使用圖標功能告訴文檔用戶雙擊對象時將發生的事情。
　　我們可以不接受默認圖標，而是選擇“更改圖標”，如圖所示。單擊“浏覽”按鈕定位到默認所有者應用程序所駐留的位置，通常可以選擇存儲在特定的.exe文件中的圖標。尋找需要的圖標後單擊“確定”按鈕，再回到“對象”對話框後，進行其他選擇後單擊“確定”按鈕。