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Word2007中鏈接或插入數據的選擇技巧

當要在Word2007中使用其他程序中的數據時,有兩種選擇:鏈接或嵌入。事實上,盡管使用的術語不同,但是含義是相似的。例如,將圖片插入到Word2007文檔中時可以使用這些選項。定位到圖片後,利用“插入”按鈕的下拉箭頭從“插入”、“鏈接到文件”和“插入和鏈接”中進行選擇。“鏈接”的意思很明顯,通過它插入的內容仍然以某種方式與原來的應用程序或文件相連。“插入”可能不夠明確,可稱為嵌入,“插入和鏈接”則指同時進行鏈接和嵌入。這種同步與邊走邊嚼口香糖不太一樣。
  鏈接對象時,就是將對象的位置存儲在Word2007中。以後,在自己或其他人選擇“查看”對象時,Word2007會檢查文件系統,確定哪個程序“具有”這種文件。然後使用此程序打開文件。對於某些對象,特別是其他Office程序多具有的對象,Word2007可以正確顯示對象的內容,將它作為Word2007文檔的一部分。對於其他對象,則打開程序,並在具有對象的程序中打開對象。
  對於圖片,是嵌入它還是鏈接它由大小、維護/更新和可用性等因素決定。如果不考慮其他因素,嵌入對象後得到的文件會比鏈接對象的文件大。這會為發送電子郵件、在小型可移動媒體上傳送Word2007文檔帶來困難,設置對存儲文檔都有影響。但是,假定這些都可以克服(而且這些問題越來越少,使得存儲成本下降,高速Internet的可訪問性增加),則嵌入能確保在需要時給出對象的數據。
  相反,僅鏈接的對象只有在給出原始對象,並且原始對象未被重命名時才可用。而且,此對象所在的位置必需與創建包含它的文件的位置一致。例如,如果對象起初與包含它的文件在同一文件夾中,位置就沒什麼問題。但是,如果對象起初在名為“OfficeBa的媒體”的文件夾中,而此時在名為“Office的媒體”的文件夾中,則鏈接項將不會正確顯示。
  另一方面,如果原始源的內容發生更改,但名稱和所在文件夾沒有變,則到它的鏈接將反應此更改,在鏈接更新時,正確顯示舊源的新內容。
  例如,假設你向與同時共享一些圖片,而且圖片包含在聯機庫中,同時你對此庫和其他的項目做了更改,還增加了圖片本身。這是典型的“正在進行的工作”。如果在發送的文檔中嵌入圖片本身,則收件人會在打開文檔時收到你發送的圖片。
  但是,如果同時進行修改,收件人不會受到什麼影響——他們收到的仍然是原始發送內容。如果是鏈接庫,而且收件人可以訪問存儲庫的位置,則他們就可以查看圖片,同時也能看到其他更改。
  顯示 圖標或內容
  在將對象插入到當前文件中時,可以選擇顯示內容或僅顯示圖標。如果選擇“顯示為圖標”,對象將仍然具有某些功能——可以通過雙擊它來打開所有者應用程序,但不能查看Word2007文檔中的內容。
  該選項在Word2007無法正確顯示Word2007窗口中的內容時是有意義的。可以使用圖標功能告訴文檔用戶雙擊對象時將發生的事情。
  我們可以不接受默認圖標,而是選擇“更改圖標”,如圖所示。單擊“浏覽”按鈕定位到默認所有者應用程序所駐留的位置,通常可以選擇存儲在特定的.exe文件中的圖標。尋找需要的圖標後單擊“確定”按鈕,再回到“對象”對話框後,進行其他選擇後單擊“確定”按鈕。
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