Word中大文檔如何提取目錄

 　　最近用Word XP整理了一篇150頁的技術文檔。盡管篇幅有些長，但該文檔各級標題之間的邏輯結構比較清晰。於是我決定為文檔加上目錄，以方便查閱。什麼是目錄呢?目錄就是文檔中標題的列表，通過目錄來了解在一篇文檔中論述了哪些主題，並快速定位到某個主題。

　　設置標題

　　假設文檔初稿已整理完畢，標題之間的層次關系為：全文共分為8章，每章分為若干小節，每個小節又包含若干部分內容。我們分兩步完成標題的設置：

　　1. 定義標題的樣式。依次單擊[格式]→[樣式和格式]，在“樣式和格式”任務窗格中單擊“標題1”右側的下拉三角，執行“修改”命令。在“修改樣式”對話框中設置合適的字體、字號、對齊方式等格式，這裡設置為黑體、小三號、居中(如圖1)。依照上述步驟定義“標題2”、“標題3”的樣式，當然也可以采用默認的標題樣式。

　　2. 設置標題。將熱點定位在標題“第1章”處，單擊任務窗格中的“標題1”按鈕;將熱點定位在標題“第1節”處，單擊任務窗格中的“標題2”按鈕……同理，整篇文檔的標題按照層次關系應用合適的標題樣式。

　　生成目錄

　　准備工作完成以後，就可以生成整篇文檔的目錄了。實現步驟如下：

　　1. 選擇插入目錄的位置一般在文檔的首部。

　　2. 依次單擊[插入]→[引用]→[索引和目錄]，在“索引和目錄”對話框中單擊“目錄”標簽。根據需要設置合適的顯示級別，其余選項采用默認設置，最後單擊[確定]按鈕(如圖2)。

　　使用目錄

　　其實利用Word XP制作的目錄可不只是簡單的標題列表，它還具有超級鏈接功能。我們將鼠標指向目錄中的某一個標題，然後按住[Ctrl]鍵，你會發現鼠標箭頭變成了一只“小手”。這時點擊鼠標，就被快速定位到文檔中該標題的位置。如果你覺得按[Ctrl]鍵太麻煩，那麼只需依次單擊[工具]→[選項]→[編輯]，找到並取消“用Ctrl+單擊跟蹤超鏈接”選項，即可直接點擊實現快速跳轉。

　　更新目錄

　　文檔編輯完成後往往需要修改，如果對標題進行了修改，就需要及時更新目錄：

　　1. 在目錄左邊單擊鼠標左鍵選中整個目錄。

　　2. 在選中的目錄區域中右擊鼠標，執行“更新域”命令。在“更新目錄”對話框中點選“更新整個目錄”，並單擊[確定]按鈕，目錄瞬間即可實現更新。

　　以上操作在Word 2000/XP中均能實現，區別只有一點點：在Word 2000中制作的目錄，無需進行任何設置即可實現直接點擊跳轉。