Word 共享資料庫資料三大路徑，依需求選擇最適方案

Word 整合外部資料庫資料不只能「複製貼上」。本文詳細說明：簡易複製貼上、插入資料庫功能 (含全部/條件篩選)、SQL Server 等異質資料庫連結精靈 三種方式，滿足從臨時引用到動態同步的多元需求。

方法一：最簡單 — 直接複製貼上 (適用 Access)

1. 開啟 Access 資料庫，開啟目標資料表/查詢。
2. 選取所需資料列 (或 Ctrl+A 全選) ► Ctrl+C 複製。
3. 切換 Word 文件 ► Ctrl+V 貼上。資料自動轉為 Word 表格。

優點： 操作直覺、無需設定。
缺點： 靜態快照，資料庫更新不會同步。

方法二：插入資料庫功能 — 靈活篩選、可重複操作

右鍵工具列 ► 勾選「資料庫」工具列 ► 點擊「插入資料庫」圖示 ► 「取得資料」 ► 選取 Access 檔案 (.mdb/.accdb)。

1. 插入全部記錄

1. 「資料庫」對話框 ► 「插入資料」 ► 選「全部」或「從第 N 筆開始」 ► 確定。

2. 插入符合條件的記錄 (查詢選項)

1. 「資料庫」對話框 ► 「查詢選項」。
2. 設定：欄位 (Field)、比較條件 (Comparison)、比較值 (Compare to)。
3. 確定後回主對話框 ► 「插入資料」 ► 選擇範圍 ► 確定。

同樣適用於 Excel 工作表匯入。

方法三：SQL Server / 其他 ODBC 資料源 — 資料連接精靈

適用於 Word 需直接連結 SQL Server 2000、Oracle、MySQL 等企業級資料庫。

1. 「資料庫」工具列 ► 「插入資料庫」 ► 「取得資料」 ► 「新增來源」 ► 啟動「資料連接精靈」。
2. 選擇「Microsoft SQL Server」 ► 下一步。
3. 輸入伺服器名稱、登入認證 (Windows 驗證或 SQL Server 驗證) ► 下一步。
4. 選取目標資料表/檢視 ► 下一步。
5. 指定連接檔案名稱 (.odc) ► 完成。
6. 回到「資料庫」對話框，依方法二方式插入全部或篩選記錄。

進階應用：動態連結 (Paste Link)

若需 Word 文件隨資料庫更新自動同步，請使用「選擇性貼上」 ► 「貼上連結」 ► 選擇「Microsoft Office Word 文件物件」或「HTML 格式」。原始資料異動後，Word 開啟時會提示更新連結。