WPS文檔分欄設置，讓排版更完美

　　我們在平時經常會遇到這樣的表格：只有窄窄的幾列，但行數卻很多，如圖1所示。

　　這樣，在打印時只能占用每張紙的很小一部分，卻要用很多張。此時，我們都希望能把這樣的表格分成幾欄來進行打印，如圖2所示，以便節約紙張。

　　如上例，原始表格是在wps 2005的金山表格中制作的，而我們需要分成三欄進行打印。

　　方法一：尋求合作，用金山文字打印

　　為了更方便快捷，我們可以請WPS 2005的金山文字來幫忙。

　　首先選中金山表格中的所有數據，按下“Ctrl+C”鍵進行復制。然後打開金山文字，新建一個文件，點擊菜單命令“格式→分欄”，在打開的“分欄”對話框中設置分三欄，如圖3所示。

　　按下“Ctrl+V”快捷鍵，可以看到，粘貼過來的表格已經自動分成三欄顯示了。美中不足的是後面的兩欄沒有標題行。不過，加上標題行並不難。選中第一欄中的標題行，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框。點擊“行”選項卡，選中“在各頁頂端以標題行形式重復出現”復選項，如圖4所示。確定後，每欄的表格就會自動添加這個標題行了。

　　如果您還想使各欄的行數盡量平均分布，那麼可以先選中全部的數據行，然後打開如圖4所示對話框。選中上方“指定高度”復選框，並在其後的輸入框中輸入行高數值，並將下方的“行高值是”調整為“固定值”。行高要根據數據的多少靈活把握，多調整幾次就可以了。

　　調整完成後，在金山文字中直接打印就可以了。

　　方法二：自力更生，在金山表格中打印

　　如果您不希望動用金山文字，而您又對金山表格的函數應用熟練，那麼，我們也可以直接在金山表格中獨力完成。

　　還是以上面圖1所示的表格分三欄顯示為例。我們的想法是首先是判斷數據的行數，然後在另一區域利用函數顯示前三分之一的所有數據，然後後移一列，顯示中間三分之一的數據，依此類推。

　　在E2單元格輸入公式“=IF(ROW()> INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()-1,0))”(不含外層雙引號)。按回車鍵後再次選中此單元格，拖動其填充句柄向右填充公式至G2單元格。分別單擊F2、G2單元格，將公式中最後的數據“0”分別修改為“1”、“2”。回車後，可以看到第一行數據已經被引用過來。

　　選中E2:G2單元格，拖動填充句柄向下復制公式。至行數超過數據行數的三分之一為止，多拖動幾行也沒關系，不會影響數據顯示的。松開鼠標後，您就可以看到前三分之一的數據引用了。

　　第二欄部分從I2單元格開始。

　　在I2單元格中輸入公式“=IF(ROW()> INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+INT(COUNTA($A:$A)/3),0))”，用同樣的方法復制公式到J2、K2單元格，並將後兩個單元格公式中的最後的那個“0”修改為“1”、“2”。向下拖動復制公式。松開鼠標，現在就可以看到中間三分之一的數據了。

　　後移一列，從M2單元格開始第三欄。M2單元格的公式為“=IF(ROW()> INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+2*INT(COUNTA($A:$A) /3)+1,0))”。然後象前兩欄一樣修改公式和復制公式。

　　現在，所有的數據都顯示出來了。同樣是分成三欄顯示。只要您復制公式的行數足夠多，那麼即使臨時在原始表中追加幾行數據，同樣也可以自動將其平均分成三欄。從這個意義上說，這個方法要比前面的方法一要顯得“智能”一些。

　　現在，只要在各列的第一行添加標題行就可以了。最終效果如圖5所示。

　　不過，此時原始數據和分欄後的數據在同一工作表中，所以，打印時還要再做一個小小的設置。

　　選中分出來的三欄數據，點擊菜單命令“文件→打印區域→設置打印區域”。預覽一下，看到了吧?只有分欄後的數據被打印了。點擊“文件→打印區域→取消打印區域”，可以將此區域取消。

　　如果我們還希望能有一個總的標題，那麼我們可以點擊菜單命令“文件→頁面設置”，然後在打開的對話框中點擊“頁眉/頁腳”選項卡，點擊“自定義頁眉”按鈕來進行設置，如圖6所示。

　　好了，不多說了。如果您只是偶爾才會遇到分欄顯示表格的情況，那麼方法一其實就挺簡單;而如果您經常遭遇這個任務，那麼在金山表格中辛苦一次，然後把它存成一個模板，日後需要的時候進行調用，我覺得也是挺不錯的辦法。您自己覺得呢?