Outlook 客戶端內建「規則與通知」功能，無需服務器端設置即可實現本地自動回復。本文以 Outlook 2010+ 界面為例，演示標準配置流程。

⚙️ 4 步建立自動回復規則

1. 「文件/工具」→「規則和通知」→「新建規則」。
2. 選擇「從空白規則開始」→「檢查郵件到達時」→ 下一步。
3. 條件：勾選「郵件大小在特定範圍內」→ 點擊藍字「特定範圍」→ 設置「至少 0 KB，至多 999999 KB」（即全部郵件）→ 確定 → 下一步。
4. 動作：勾選「使用特定模板回復」→ 點擊藍字「特定模板」→ 選擇「用戶模板」→ 選中/新建 mail 模板（編輯回復正文/主題/簽名）→ 打開 → 下一步 → 下一步 → 命名「郵件自動回復」→ 完成 → 確定。

💡 進階配置建議

• 例外條件：排除「自動回復郵件」「系統郵件」「特定發件人」避免死循環/洩露隱私。
• 時間範圍：規則屬性中可設置「僅在特定日期/時間範圍內運行」（如下班後/節假日）。
• 模板設計：正文包含「感謝來信，我目前不在辦公室，將於 X 日返回，緊急事務請聯繫 XXX」，專業得體。
• 客戶端必須運行：本地規則需 Outlook 進程在線，關機/退出則失效。企業用戶建議配置 Exchange 服務器端「不在辦公室」助理，7×24 小時無需開機。

本地規則零成本、即刻生效，適合個人/小微團隊；企業級場景請升級服務器端方案。