痛點：HTML格式下附件僅能堆砌在標題欄

Outlook默認使用HTML格式編寫郵件，附件自動歸集於標題欄下方。當附件數量龐大時，正文閱讀需不斷上下拖動，且無法根據邏輯在段落間穿插附件，嚴重影響專業郵件的排版體驗。

解決方案：切換至RTF富文本格式

RTF（Rich Text Format）支持在正文任意位置內嵌附件圖標，實現「所見即所得」的文檔級排版。操作步驟如下：

Outlook 2010/2013/2016/2019/365

1. 新建郵件 → 切換「設置文本格式」選項卡
2. 在「格式」組中選擇「RTF 格式」

Outlook 2007

1. 新建郵件 → 點擊「選項」選項卡
2. 在「格式」下拉菜單選擇「RTF 格式」

三大郵件格式對比

格式	格式保留	兼容性	附件內嵌	適用場景
純文本	無（僅文字）	極佳（全客戶端）	❌	極簡通知、兼容優先
RTF	優（完整保留排版）	中（僅Outlook/Exchange完美）	✅ 支持正文任意位置	內部溝通、複雜排版、附件穿插
HTML	良（保留常用排版）	良（主流客戶端均支持）	❌ 僅標題欄堆疊	外部往來、營銷郵件、跨平台

內嵌附件操作

1. 將光標定位於正文需插入位置
2. 點擊「郵件」選項卡 → 「插入附件」
3. 選擇文件 → 附件圖標即嵌入光標處

重要提醒

• 兼容性風險：收件人若使用非Outlook客戶端（如Gmail/Apple Mail/Foxmail），RTF郵件可能顯示異常、附件丟失或無法閱讀
• 恢復默認：發送後建議立即切回HTML格式：設置文本格式 → 選擇HTML，避免影響後續郵件

最佳實踐：內部Exchange環境放心用RTF；外部往來請堅持HTML+正文註明「附件見下方」。更多Office技巧請關注三聯電腦教程專欄。