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通常在Linux系統中，用戶的關鍵信息被存放在系統的/etc/passwd文件中，系統的每一個合法用戶賬號對應於該文件中的一行記錄。這行記錄定義了每個用戶賬號的屬性。
下面是一個passwd文件的示例(部分摘錄)：
root:x:0:0:root:/root:/bin/bash
bin:x:1:1:bin:/bin:/sbin/nologin
daemon:x:2:2:daemon:/sbin:/sbin/nologin
......
desktop:x:80:80:desktop:/var/lib/menu/kde:/sbin/nologin
mengqc:x:500:500:mengqc:/home/mengqc:/bin/bash
在該文件中，每一行用戶記錄的各個數據段用“：”分隔，分別定義了用戶的各方面屬性。各個字段的順序和含義如下：
注冊名：口令：用戶標識號：組標識號：用戶名：用戶主目錄：命令解釋程序
(1)注冊名(login_name)：用於區分不同的用戶。在同一系統中注冊名是惟一的。在很多系統上，該字段被限制在8個字符(字母或數字)的長度之內；並且要注意，通常在Linux系統中對字母大小寫是敏感的。這與MSDOS/Windows是不一樣的。
(2)口令(passwd)：系統用口令來驗證用戶的合法性。超級用戶root或某些高級用戶可以使用系統命令passwd來更改系統中所有用戶的口令，普通用戶也可以在登錄系統後使用passwd命令來更改自己的口令。
現在的Unix/Linux系統中，口令不再直接保存在passwd文件中，通常將passwd文件中的口令字段使用一個“x”來代替，將/etc/shadow作為真正的口令文件，用於保存包括個人口令在內的數據。當然shadow文件是不能被普通用戶讀取的，只有超級用戶才有權讀取。
此外，需要注意的是，如果passwd字段中的第一個字符是“*”的話，那麼，就表示該賬號被查封了，系統不允許持有該賬號的用戶登錄。
(3)用戶標識號(UID)：UID是一個數值，是Linux系統中惟一的用戶標識，用於區別不同的用戶。在系統內部管理進程和文件保護時使用UID字段。在Linux系統中，注冊名和UID都可以用於標識用戶，只不過對於系統來說UID更為重要；而對於用戶來說注冊名使用起來更方便。在某些特定目的下，系統中可以存在多個擁有不同注冊名、但UID相同的用戶，事實上，這些使用不同注冊名的用戶實際上是同一個用戶。
(4)組標識號(GID)：這是當前用戶的缺省工作組標識。具有相似屬性的多個用戶可以被分配到同一個組內，每個組都有自己的組名，且以自己的組標識號相區分。像UID一樣，用戶的組標識號也存放在passwd文件中。在現代的Unix/Linux中，每個用戶可以同時屬於多個組。除了在passwd文件中指定其歸屬的基本組之外，還在/etc/group文件中指明一個組所包含用戶。
(5)用戶名(user_name)：包含有關用戶的一些信息，如用戶的真實姓名、辦公室地址、聯系電話等。在Linux系統中，mail和finger等程序利用這些信息來標識系統的用戶。
(6)用戶主目錄(home_directory)：該字段定義了個人用戶的主目錄，當用戶登錄後，他的Shell將把該目錄作為用戶的工作目錄。在Unix/Linux系統中，超級用戶root的工作目錄為/root；而其它個人用戶在/home目錄下均有自己獨立的工作環境，系統在該目錄下為每個用戶配置了自己的主目錄。個人用戶的文件都放置在各自的主目錄下。
(7)命令解釋程序(Shell)：Shell是當用戶登錄系統時運行的程序名稱，通常是一個Shell程序的全路徑名，如/bin/bash。
需要注意的是，系統管理員通常沒有必要直接修改passwd文件，Linux提供一些賬號管理工具幫助系統管理員來創建和維護用戶賬號。
