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Excel 函數快速整理錯亂成績表:SUBSTITUTE 與 LOOKUP 實戰

教務處提供兩張工作表:「學生基本資料表」與「成績表」,需將成績表的分數欄合併至基本資料表。但實際數據存在四大難題:

  1. 姓名格式不一致:基本資料表為「王一」,成績表卻為「王 一」(含全形/半形空格)。
  2. 人數不對等:基本資料表學生較多,成績表缺漏部分人。
  3. 成績欄為文字格式,且混雜全形數字(如「90」)。
  4. 資料筆數達數千筆,直接排序複製極易錯位。

步驟一:移除成績表姓名中的空格

利用巢狀 SUBSTITUTE 函數一次清除半形與全形空格。假設姓名在 A 欄,於 D2 輸入:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2," ","")," ","")

複製至整欄,再以「選擇性貼上 → 數值」覆蓋回 A 欄,完成姓名標準化。

步驟二:將成績文字轉為數值

同樣用 SUBSTITUTE 將全形句號「。」換成半形「.」,再乘以 1 強制轉型。於 E2 輸入:

=(SUBSTITUTE(C2,"。","."))*1

複製整欄後,同樣以數值貼上覆蓋 C 欄,刪除輔助欄 D、E。

步驟三:用 LOOKUP 精準對照合併資料

由於雙方筆數不等且有缺漏,不能單純排序複製。利用 LOOKUP 的特性構建精確查找公式:

=IF(ISNA(LOOKUP(1,0/(成績表!A$2:A$5=B2),成績表!C$2:C$5)),"",LOOKUP(1,0/(成績表!A$2:A$5=B2),成績表!C$2:C$5))

原理:0/(條件) 產生 0 與 #DIV/0! 陣列,LOOKUP(1,...) 會找到最後一個 0 對應的成績;找不到則回傳 #N/A,外層 IF(ISNA(...)) 轉為空白,保持表格整潔。將公式向下複製即可完成數千筆資料的精準合併。

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