使用永中Office 帶來＂郵件合並＂

　　永中office在一套標准的用戶界面下集成了文字處理、電子表格和簡報制作三大應用;基於創新的數據對象儲藏庫專利技術，有效解決了Office各應用之間的數據集成共享問題，是“第一個真正的Office”。永中Office可以在Windows、Linux和MacOS等多個不同操作系統上運行。歷經多個主要版本的演進，永中Office的產品功能豐富，穩定可靠，可高度替代進口的同類軟件，且具備諸多創新功能，是一款自主創新的優秀國產辦公軟件。據了解,最近筆者在使用永中Office時，發現了一個叫“郵件合並”的好東東，這個功能就能輕松滿足廣大用戶的這種需要。

　　在實際工作中，我們常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，但數據內容不同，且每條記錄單獨成文、單獨填寫的文件，如郵件信封、工資單、各種通知等等。如果一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非常苦惱的事。當然我們也可以留出空兒來，打印完成後手工填寫，只不過這樣就顯得有失水准了。

　　那麼，有什麼辦法既可以減少枯燥無味的重復性工作，又能顯現高超的文件編輯水平使得工作效率提高呢?最近筆者在使用永中Office時，發現了一個叫“郵件合並”的好東東，這個功能就能輕松滿足廣大用戶的這種需要。從名字上看郵件合並，好像發郵件才用得著，其實不然，它的主要作用在於文件合並，就是先建立一個包含所有文件共有內容的主文檔和一個包含變化信息的數據庫，然後使用這個功能在主文檔中插入變化的信息，形成一個合並的新文件。合成後的文件你可以保存，也可以打印，當然也可以以郵件形式發出去，這就要看個人的使用需求了。看了上面的介紹，是不是覺得很神奇?想不想趕緊來體驗這一神奇的功能呢?接下來我們就以打印學生家長會通知單為例，看看這個功能的妙用吧!

　　一、建立數據庫

　　正如上面介紹的，使用“郵件合並”功能打印學生家長會通知單，要先有一個變化的數據庫，顯然這個數據庫就是各位尊敬的家長列表喽!所以，我們應該把這個數據庫建立起來。

　　打開永中Office，在電子表格的工作表中輸入每個學生家長的情況並保存下來(注意不要省略表格中的標題行，以免郵件合並時找不到合並域名)，完成後的工作表。

　　二、建立主文檔

　　在剛才打開的永中Office的文字處理中建立一個主文檔，就是給所有家長的一份通知文件。只要我們在每份通知單需要填寫每位家長名字的地方留出空格就可以了.

　　三、郵件合並

　　現在，打印家長會通知單的文件資料准備好後，我們就可以見識到永中Office“郵件合並”功能的廬山真面目了。

　　1.在剛建立的主文檔中，選擇菜單欄的“工具→信件和郵件→郵件合並”，則出現“郵件合並”對話框。

　　2.單擊“折疊”圖標，找到剛才建立的數據庫，選擇單元格數據區域(包括標題行)，然後再單擊“擴展”圖標，回到“郵件合並”對話框，單擊“確定”按鈕即可。此時郵件合並工具欄便顯示在菜單工具欄的下面.

　　3.將光標置於要插入相應項目的位置，單擊“插入合並域”下拉菜單(下拉菜單中的相應選項與電子表格中的標題行是一一對應的)，然後單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢。

　　4.最後單擊郵件合並工具欄中的“合並至新文檔”按鈕，你會收到意想不到的效果--每位學生家長通知單都成了一個新文檔，不再需要我們進行任何的加工處理，很方便高效吧，怎麼樣，還不快點試試?