永中 Office 國產辦公套裝軟體，相容 Microsoft Office 格式，內建「郵件合併」功能，能將「主文件（固定內容）」+「資料來源（變動欄位）」自動合成大量個別化文件。本文以「學生家長會通知單」為例，完整示範 3 階段操作流程。

三階段標準流程

階段一：建立資料來源（Excel/CSV/Access/永中表格）

1. 開啟永中電子表格 → 建立欄位：姓名、學號、班級、家長姓名、聯絡電話、通知內容…
2. 第一列必須為「欄位名稱」（合併域名稱），不可省略
3. 儲存為 家長名單.xlsx

階段二：建立主文件

1. 開啟永中文字處理 → 輸入通用內容（學校抬頭、通知標題、共同正文）
2. 需插入變動資料處（如「尊敬的「家長姓名」家長：」）保留游標位置
3. 儲存為 家長會通知單主文件.docx

階段三：執行郵件合併

1. 主文件中：「工具」→「信函與郵件」→「郵件合併」
2. 對話框 →「摺疊」圖示 → 選取 家長名單.xlsx → 框選資料區含標題列 →「展開」→ 確定
3. 工具列出現「郵件合併」工具列
4. 游標定位需插入處 →「插入合併域」下拉選單 → 選對應欄位（家長姓名、學號…）逐一插入
5. 完成編輯 → 點擊工具列「合併至新文件」→ 產生包含所有學生通知單的單一大文件（每筆資料一節）
6. 可直接列印、另存 PDF 分發、或「合併至電子郵件」批次寄送

常見應用場景

• 薪資條：主文件含固定欄位標籤，資料來源為薪資明細表，合併後每人一頁/一區
• 信封/標籤：主文件設定信封尺寸/標籤規格，插入「姓名、地址、郵遞區號」合併域
• 證書/獎狀：主文件為精美模板，資料來源為獲獎名單，合併後批次列印
• 合約/通知函：條款固定、當事人資料變動，合併生成百份合約

技巧與注意事項

• 資料來源欄位名稱勿含空格/特殊符號，建議英文/底線（如 Parent_Name）
• 日期/金額/數字格式：在資料來源預設格式，或主文件合併域右鍵 →「切換欄位代碼」加入 \# "yyyy年M月d日" / \# "#,##0.00"
• 條件式內容：使用 IF 欄位（Ctrl+F9 輸入 { IF { MERGEFIELD Gender } = "男" "先生" "女士" }）
• 預覽結果：工具列「預覽結果」按鈕切換檢查合併效果

結語

郵件合併 = 主文件 + 資料來源 + 合併域。掌握此核心邏輯，永中 Office、MS Office、LibreOffice 通用。將重複性文件製作從「複製貼上改數字」升級為「資料驅動自動化」，錯誤率歸零、效率指數級提升。