Word辦公技巧大放送 辦公人員必備的應用技巧

　　最近我的電腦比較“煩”，Word“壞”了。當修改某些Word文件後，單擊工具欄上的“保存”按鈕，立即彈出一個“另存為”對話框，我可是在原有的文件上進行修改呀!這就需要用到Word辦公軟件的技巧.

　　辦公軟件如果充分利用好，可以很快提高你的辦公速度，Word是常用的辦公軟件之一,通常情況下,為了發揮Word 的強大功能，建議你在使用Word時試試小編在下文中介紹的辦公軟件應用技巧，靈活運用這些技巧，可以使你迅速成為Word高手.

　　下文中小編將我們在使用中，積累的一些比較實用的技巧整理成文,帶給大家，希望對大家有所幫助。

　　一：在Word中批量轉換文檔

　　如果我們需要將很多Word生成的DOC文件,轉化為TXT文件使用,而苦於往返於“打開/另存為”之間。那麼,我們可以巧妙的在Word中批量的轉換文檔的。只要我們試著單擊“文件”——“建立新文件”命令,打開"新建"文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵, 這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件,而不會打開“新建”文件對話框),點擊“其它文檔”標簽,並雙擊其中的“轉換向導”項目(但如果你的機器中沒有安裝此模板,系統會自動啟動Office2000或XP的安裝程序,並會提示你插入Office2000光盤),再順著向導一步一步操作。利用該向導,既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批量轉換至 Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件：WEB頁文件：ps/' target='_blank'>WPS文件：Lotus 1-2-3：Microsoft工作表：Outlook工作薄等,相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。

　　二：快速還原圖片文件

　　其實，我們利用Word辦公軟件，還可以非常方便地制作出圖文並茂的作品,不過有時往往出於特殊需要(如出版：發行等),要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時,我們固然可以使用Word2000打開該文件,然後選中相應圖像後復制,再啟動畫圖程序進行粘貼,最後存盤。這對於僅含有一個兩個圖片的文件尚可, 如果你的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多,那麼一個一個地拷貝：粘貼,相對來說比較麻煩。其實,只要我們單擊“文件”——“另存為Web頁”命令,Word就會自動地把其中內置的圖片以 “image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等文件,存放在以另存後的 WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網頁一樣),非常方便。

　　三：讓Word認識WPS2000/WPS Office文件

　　現在,在我們的個人電腦上最為流行的文字處理軟件，除了常見的Word辦公軟件外,還有國產的WPS2000和WPS Office辦公軟件。軟件直銷網小編發現在WPS2000/Office中,不需要安裝任何轉換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產生的文檔。不過,在Word97/2000/XP中,卻無法讀取WPS Office文檔。其實,以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上,有一個WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word讀取 WPS2000文件。

　　不過,經小編試驗,發現安裝此轉換器,無法使Word讀取WPS Office文件。軟件直銷網小編在金山公司的網站上,發現他們已經推出了WPS Office的轉換器,我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出所示的界面,點下“確定”鈕,該程序會自動判斷出你有沒有安裝過轉換器,並會自動為你安裝。以後打開Word後,在“打開”對話框中的“文件類型” 框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項,選擇需要編輯的WPS文件,點擊“打開”後,即可直接打開WPS Office文件了,當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　四：Word 2000的兩種水印

　　1，文字水印

　　插入文字水印的步驟：單擊“格式”菜單的“背景”子菜單中的“水印”命令,可以插入不同顏色：樣式：大小：方向和字體的水印,還可以根據需要選擇或輸入要作為水印的文字。

　　編輯文字水印的方法：單擊“視圖”,選中“頁眉和頁腳”(出現“頁眉和頁腳”工具欄),把鼠標移到文字水印處單擊,再單擊“藝術字”工具欄,可以設置藝術字格式：藝術字形狀：對藝術字作方位旋轉：進行繞排等編輯操作,選中水印文字,單擊右鍵,選擇“設置藝術字格式——版式”,選擇“襯於文字下方”,滿意後,打開“視圖”菜單,取消對“頁眉和頁腳”的選中(即去掉該項目前面的鉤)。

　　2，圖片水印

　　單擊“插入——圖片”,視圖片的來源選“剪貼圖”或“來自文件”,選定圖片後向文檔中插入圖片。在圖片插入處單擊鼠標左鍵,出現“圖片工具欄”(如果沒有,請依次打開“視圖——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進行的幾個關鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯於文字下方”,“圖像控制”選“水印”。此外,還可以對圖片亮度：對比度：尺寸等進行設置,滿意後在文檔其它處單擊即退出水印編輯,一幅圖片水印就制作好了。

　　五：實現Word個性模板

　　我們都知道，用Word辦公軟件建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米：高297毫米。不過,有時由於工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張, 這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置。同時,Word中默認生成的文檔文件,是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能,可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而實現個性模板。

　　1，進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊), 你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。

　　2，單擊“文件”——“頁面設置”,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距,設置自己所需的值。軟件直銷網小編經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條,來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15厘米,高度不變,仍為24厘米。

　　3，單擊“格式”——“段落”,在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽,點擊“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮進”,並設置度量值為0.7厘米(相當於兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。

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　　4，單擊“文件”——“保存”命令,選擇保存類型為文檔模板文件,由於此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接保存為normal.dot文件。在此,軟件直銷網小編將它保存為normal1.dot文件。

　　5，再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中 normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇“重命名”,將它重新命名為oldnormal.dot文件。按照此法,再將新的模板文件 normal1.dot重命名為normal.dot文件。

　　6，上面的制作步驟完成後,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,即可以用你剛才的設置,來進行文件處理了。

　　六：給Word文件減肥

　　現在,我們的個人電腦上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字,動不動就幾十k字節,文件一多,給我們交流：使用都帶來了不便(尤其是上網發附件)。其實,只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以後Word就會在每次保存文件時,自動進行信息整理並存盤,實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術, 則在選中“嵌入TrueType字體”後,還應選中“只嵌入所用字符”復選框,否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。

　　七：一次保存多個文件

　　在WPS2000/Office中,有一個“保存所有文件”命令,這個命令非常有用,只要執行該命令,即相當於將所有的文件進行存盤操作,免去了一個文件窗口一個文件窗口切換：存盤之苦。其實,我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時,按下Shift鍵就可以發現,原來的“保存”命令已經變成了“全部保存”命令了。此時單擊這個命令,相當於WPS2000中的“保存所