outlook 如何設置自動回復

一、窗體和模板簡介 窗體與模板的區別之一在於它們的使用方式與保存位置不同。

窗體應當發布到Outlook窗體庫之一，例如“個人窗體庫”包含私 人使用的窗體，各種以Outlook文件夾命名的窗體庫包含了在特定 文件夾下使用的窗體。 模板是擴展名為.oft的普通Windows 文件。選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，在“查找”欄選擇模 板文件夾(例如“文件系統中的用戶模板”)，就可以找到各種可 用的模板。如果要使用窗體，選擇菜單“文件/新建/選擇窗體” ，選擇合適的窗體庫或文件夾，然後選擇可用的窗體。如果窗體 被發布到了 Outllook文件夾(例如收件箱)，該窗體的名字可以從 “動作”菜單找到。Outlook本身帶有許多標准(或默認)窗體， 它們就是用戶打開某個 Outlook文件夾後點擊“新建”按鈕時看到的窗體，具體看到哪一個窗體與當時打開的文件夾有關，例如，打開收件箱文件夾時，點擊“新建”按鈕打開的是新建郵件的窗體。 創建自定義窗體之後，必須把窗體發布到某個窗體庫才能使用它。窗體庫一般是本地的；如果在網絡上，則目標必須是共享或公用的文件夾，而且還要有必要的權限。 如果使用了email定制窗體，應當確保收件人能夠識別該窗體。由於窗體是定制的，收件人不一定能夠訪問窗體的定義信息。為了確保收件人能夠看到完整的郵件，必要時應當把窗體定義信息和窗體一同發送。下面我們可以看到，有一個復選框專門用來完成這個任務，它保證收件人接收的email中包含窗體的定義信息。另外，使用定制窗體時，還應當保證收件人使用的是Outlook，否則，他們可能無法查看收到的內容。但是，對於模板文件，這種情況就不會出現了。

二、創建郵件模板 要創建郵件模板，第一步是創建一個新的郵件。在文件夾視圖中點擊“收件箱”，再點擊“新建”按鈕創建新郵件。填寫郵件的內容，一般地，這裡需要輸入一些郵件的正文內容和簽名。具體需要輸入哪些內容與模板的用途有關。例如，如果email模板用於外出通知，只需說明自己不在辦公室，緊急公務請聯系另外的人；對於常規的公告郵件，則應當包含所有總是在公告中出現的內容。記住，應用模板時模板本身不會被改變，刪除文字總是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入該類email中經常出現的所有信息。 如果用該模板創建的郵件總是與特定的事件相關，例如要求獲取某類信息或幫助，可以為郵件設置主題，避免以後每次重新輸入主題。有些郵件總是有一組固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”欄目輸入這些郵件地址，可以進一步簡化以後的操作。 完成郵件模板之後，接下來要保存它。選擇菜單“文件/另存為”，從“保存類型”列表選擇Outlook模板(*.oft)，輸入模板文件的名字，“保存位置”顯示出了保存模板的默認位置。 為便於訪問，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了許多指向Outlook工具的快捷方式。當定制模板的數量日益增加時，在Outlook面板中創建組來管理模板不失為一種好方法。

1、右擊Outlook面板的任意空白區域，選擇菜單“添加新組”，Outlook面板的底部出現了一個新的組， 為該組指定適當的名稱，例如“模板”。

2、雙擊組的名稱，打開該組。 組裡面可以放入各種快捷方式，例如Outlook工具、Web頁面、Word文檔以及email模板等。模板是擴展名為.oft的文件，所以可點擊 Windows菜單“開始/搜索/文件或文件夾”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板，然後為面板中的快捷方式指定合適的名稱。

三、把模板保存為窗體 把模板保存為窗體的好處是，當用戶打開特定的文件夾時，如“收件箱”，他可以很方便地通過動作菜單訪問相關的窗體，而且窗體的運行速度要比模板略快。另外，利用窗體可以構造出某些特殊的功能，例如復雜的控制功能，模板沒有這方面的優勢。 把模板保存為窗體的過程是：

1、首先創建模板，或打開現有的模板。

2、選擇菜單“工具/窗體/將窗體發布為”，從“查找”選擇“收件箱”，指定窗體的名稱，點擊“發布”，Outlook提示是否要選中“將項目與窗體定義一同保存”復選框，選擇“是”。