仍在手動複製貼上製作成績單、工資條、請帖？WPS Office 2012 內建「郵件合併」功能，配合資料來源（Excel/CSV/Access），一鍵生成成百上千份個性化文檔。本文以成績單為例，完整演示操作流程。

前置準備

• 範本文檔：建立 Word 文檔，設計固定版面（抬頭、欄位標籤、格式），預留變動資料位置。
• 資料來源：Excel 試算表（推薦），欄位名稱列為第一行（如：姓名、學號、語文、數學、英文、總分、排名），資料從第二行開始，無空行、無合併儲存格。

操作步驟詳解

步驟 1：開啟郵件合併工具列

開啟範本文檔 → 點選功能區 「引用」 標籤 → 點選 「郵件合併」 按鈕 → 開啟右側「郵件合併」工作窗格。

步驟 2：選擇文檔類型

工作窗格中選擇 「信函」（或「電子郵件訊息」、「信封」、「標籤」），點選 「下一步：啟動文檔」 → 選擇「使用目前的文檔」。

步驟 3：選擇收件者/資料來源

點選 「使用現有清單」 → 「瀏覽」 選取 Excel 成績表檔案 → 確認工作表名稱（預設 Sheet1） → 確定。
提示：若 Excel 有多工作表，確認選對；資料區域會自動偵測，可手動調整。

步驟 4：插入合併欄位

將游標置於範本中對應位置 → 工作窗格點選 「插入合併欄位」 → 從清單選擇欄位（如「姓名」、「語文」） → 重複插入所有需顯示的欄位。
進階：插入「規則」→「如果…那麼…否則…」實現條件顯示（如：分數 ≥ 60 顯示「及格」否則「不及格」）。

步驟 5：預覽與篩選

點選 「預覽結果」 按鈕（或工作窗格「預覽您的信函」），用導覽鈕翻閱每筆記錄。可點選「尋找收件者」依條件篩選（如：班級=「高三一班」）。

步驟 6：完成合併輸出

點選 「完成並合併」 → 選擇：

• 編輯個別文檔：生成新文檔，每筆記錄一節/一頁，可進一步微調後列印/儲存。
• 列印文檔：直接送印表機批量列印。
• 發送電子郵件：若資料含 Email 欄位，可直接群發個性化郵件。

進階技巧與避坑指南

• 格式保持：合併欄位預設套用範本格式，若資料來源為數字/日期，格式可能遺失。解法：在 Excel 設定儲存格格式（文字/自訂），或 Word 中對合併欄位按 Alt+F9 顯示域代碼，加入格式開關：{ MERGEFIELD 分數 \# "0.00" }、{ MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy年M月d日" }。
• 圖片合併：資料來源含圖片路徑欄位 → 插入「包含圖片」合併欄位（需 INCLUDEPICTURE 域），支援動態照片（如學生照片）。
• 大量資料效能：超過 5000 筆建議分批處理，或使用 Python python-docx / mailmerge 程式化生成。
• 常見錯誤：「資料來源中找不到欄位」→ 檢查 Excel 第一行標題是否與合併欄位名稱完全一致（含空格、大小寫）。

WPS vs Microsoft Office 郵件合併差異

功能	WPS Office 2012	Microsoft Office 2013+
介面風格	側邊工作窗格導向	功能區按鈕 + 側邊窗格
資料來源	Excel、CSV、TXT、Access、資料庫連接	同左 + OLEDB/ODBC 更完整
規則/條件	支援 If…Then…Else	支援完整域代碼巢狀邏輯
輸出格式	WPS 文檔、PDF、列印、郵件	同左 + XPS、發佈為 PDF/A
雲端協作	WPS 雲文檔合併（需會員）	SharePoint/OneDrive 協同合併