辦公必備 巧用WPS制作“紅頭文件”

　　撰寫行政公文是辦公室工作人員必備的工作技能之一，公文的撰寫過程大體分為文頭、正文、落款等三大部分。其中文頭制作最繁瑣，下面筆者就通過“WPS文字”，告訴大家怎樣輕松掌握公文的文頭制作技巧。

　　一、設置邊框

　　首先，通過“插入→分隔符→連續分隔符”命令，將正文與文頭區域分割成兩節。然後鼠標左鍵單擊“文件”→“頁面設置”，在出現的“頁面設置”提示欄內選擇“版式”選項卡，在“頁眉和頁腳”標簽下“頁眉”設置欄內填寫適當數值。這個數值表示的是“頁眉”區域頂端到頁面上邊界之間的距離，由實際測量得來。在“預覽”標簽下“應用於”下拉框中選擇“本節”。這個數值表示的意義是以上的設置只對本節起作用。

　　接下來，對頁眉進行設置，鼠標左鍵單擊“格式”→“邊框和底紋” →“邊框”，然後設置“線型”為“單實線”，“顏色”為“紅色”，“寬度”為“3磅”，接下來鼠標左鍵單擊“預覽”框中的“下橫線”位置。

 

　　二、插入表格

　　將光標定位到正文區域，鼠標左鍵單擊“表格”→“插入”→“表格”，在表格中輸入適當文字。然後通過測量公文文頭各個文字之間的距離，經過合並單元格，設置單元格對齊方式及調節表格行高和列寬等操作方法形成如下表格。如圖所示。
 

　　設置“文件”二字字號大小與實際公文中“文件”二字大小相同，適當調節“文件”二字的縮放比例，選擇“文件”二字後，鼠標左鍵單擊“格式”→“字體”→“字符間距”，設置如圖示。

　　三、最後調整段落距離

　　將光標定位於頁眉區域內的“段落標記”處，鼠標選中整個表格，右鍵單擊表格，在出現的菜單中選擇“表格屬性”→“表格”→“文字環繞”→“環繞”→“定位”→“表格定位”→“垂直”→“位置”→“-50毫米”→“相對於”→“段落”。注意，這裡的“5厘米”，是指讓表格以頁眉區域內的段落標記為基准，向上移動的距離。此值由測量公文中單位名稱到文頭橫線之間的距離而定。這樣文頭制作就完成了。