Outlook 信箱郵件過多時，系統會彈出「是否自動將舊郵件存檔？」的提示。我們可以透過 Outlook 內建設定，對舊郵件、連絡人、行事曆、工作等項目進行備份，日後需要還原資料時也能從容應對，不至於手忙腳亂。

Outlook 2003 與 2007 皆具備「個人資料夾備份」功能，只需在 Outlook 介面中簡單設定即可，無須借助第三方軟體。

建立 Outlook 存檔

以 Outlook 2007 為例，在介面中選擇「檔案」→「存檔」。勾選想要存檔的資料夾，指定某個日期之前的郵件進行存檔，也可自訂其他儲存位置保存郵件。設定完成後，點擊「確定」即可執行存檔。

查看已建立的存檔

在 Outlook 2007 中，點擊「檔案」→「開啟」→「Outlook 資料檔」，選擇先前存檔的檔案（預設為 Archive.pst），即可檢視所建立的存檔內容。

設定自動存檔

在 Outlook 2007 內，點擊「工具」→「選項」→「其他」，勾選「自動存檔」，即可啟用或關閉該功能，讓系統依排程自動備份舊郵件。