Windows XP 內建完整傳真功能 (發送、接收、追蹤、監控)，無需購買第三方軟體。前提：正確安裝 Modem 並連接電話線。完整設定流程：
一、安裝傳真元件
- 放入 Windows XP 光碟 → 選「安裝選用 Windows 元件」。
- 勾選「傳真服務」→ 「下一步」安裝 → 完成。
- 或：控制台 → 「新增/移除程式」→「新增/移除 Windows 元件」同樣操作。
二、設定傳真服務 (首次啟動精靈)
- 「開始」→「印表機和傳真」→ 雙擊「傳真」啟動設定精靈。
- 「歡迎使用」→ 下一步 → 「寄件者資訊」：填入欲顯示於傳真封面的姓名、公司、電話等。
- 「選擇傳真發送/接收裝置」：選擇已安裝的 Modem，設定手動/自動接收、TSID/CSID 識別碼。
- 「路由選項」：指定接收傳真列印至哪台印表機、或存檔至哪個資料夾。
- 完成 → 自動啟動「傳真主控台」。
三、發送傳真
- 方式 A：開啟「傳真主控台」→「新增傳真」→ 依精靈填寫收件人、附件、封面 → 發送。
- 方式 B：任何可列印程式 → 「列印」→ 印表機選「傳真」→ 同樣流程發送。
- 過程中「傳真監視器」顯示撥號、應答、發送狀態與結果；失敗依設定自動重發。
四、接收傳真
- 手動接收： 來電時通知區出現氣球提示，點擊啟動監視器接收。
- 自動接收： 設定響鈴次數 (如 2 聲)，超過即自動啟動監視器接收。
- 設定路徑：「開始」→「印表機和傳真」→ 右鍵傳真圖示 →「屬性」→「裝置」→「屬性」→「接收」索引標籤設定。
五、監控與追蹤
- 視覺通知： 通知區圖示、氣球提示、傳真監視器視窗。
- 音效通知： 可設定撥號鈴聲、收到新傳真、發送完成、錯誤發生時播放音效。
- 分類管理： 傳真主控台自動分門別類：
「輸出匣」(已發送)、「輸出匣」(待發送)、「輸入匣」(收到未處理/未列印)、「收件匣」(已接收/已列印)。
六、進階應用
- 編輯自訂傳真封面頁。
- Microsoft Office 整合：直接從 Word/Excel 選單發送傳真。
- 其他程式：透過「列印」→ 選「傳真」發送。
善用 XP 內建傳真，中小企業/家庭辦公零成本實現無紙化傳真流程。