復印機廣泛應用於辦公環境。隨著數位複合機普及與價格下探，更多企業將其納入標準配備。動輒數萬的投資對企業仍屬不小開銷，加上操作相對複雜，使用不當輕則影響效率、重則損壞機器。如何讓這筆投資物盡其用？以下整理五大使用注意事項與三大保養技巧。
先認識基本構造：復印機由光學系統、機械系統、電路系統組成，機械系統最易損壞，其次為光學與電路系統。除正常磨損，灰塵等外部因素也會加速老化，定期清潔保養至關重要。
一、擺放環境得當
置於通風良好、避開高溫、灰塵、震動與水源處。機身勿放重物，防上蓋變形影響運作。特別注意：運作時產生微量臭氧，長期吸入有害健康，必須確保空氣流通。
二、電源穩定與安全操作
額定電壓200~240V，過高過低皆影響運轉。拔插電源線、處理卡紙等故障，必須先關機再操作，否則恐縮短壽命甚至引發故障。
三、合理預熱與節能使用
開機建議預熱半小時，維持機內乾燥。長時間無任務應關機省電並進入節能模式，避免頻繁啟動預熱損傷光學元件。零碎文件應累積一定量再一次複印，有效保護光學組件。
四、隨時關注耗材狀態
碳粉不足警示時應及時補粉，否則可能導致故障。拒用劣質墨粉，不僅影響品質、加速感光鼓磨損，更嚴重者：墨粉掉落電路板極易造成短路，釀成重大損壞。
五、正確放置複印紙張
使用平整優質紙張，紙盤厚度勿超機器上限。不合規格或過厚紙張易造成多張進紙、不進紙、卡紙，嚴重者損壞進紙裝置。