捍衛脆弱的領地 企業用戶應掌握的電子郵件技巧

雖然電子郵件的使用幾乎遍及全球，但並非人人都懂得如何正確使用。以下的使用指南，內容將涵蓋郵件病毒、垃圾郵件、網絡釣魚保護、郵件禮節，以及如何處理附件等方面。這些內容能夠幫助你捍衛企業利益，也可以幫助你的用戶學會如何安全可靠地操作郵件。如今，電子郵件已經是人們工作中不可缺的重要工具。但許多用戶不會正確地使用它，他們草率的對待安全隱患，占用過多的帶寬，甚至讓郵件禮節變得沒有約束。這裡要給出一些基本的電子郵件使用指導，幫助你的用戶進行可靠的電子郵件操作，並保護你企業的安全。1：阻止病毒發作和垃圾郵件病毒常通過電子郵件傳播。但你能夠做到大大減輕郵件病毒肆虐程度，方法是使用反病毒軟件、只使用提供自動病毒保護功能的電子郵箱（如AOL，Google，Hotmail及Yahoo），只打開來源可信的電子郵件、只打開符合預期的附件，並且在打開這些附件之前還用反病毒軟件掃描。垃圾郵件的定義寬泛，它的意思大體是指未受請求而主動發送的郵件，它和你家郵筒無端收到的垃圾郵件異曲同工。但是這種垃圾郵件絕對不僅僅是一堆不受歡迎而又花樣百出的混雜物，它會阻礙電子郵件賬戶（以及網路和服務器）的通信，因為它們總在不停的嘗試售出產品、傳播低級玩笑，或者進行網絡欺詐。要減少垃圾郵件數量，那麼在傳播你電子郵件地址的時候就要倍加小心。盡量避免在網站上公布郵件地址，不要看到某某站點或者某某組織對郵箱地址的輸入提示就馬上服從。永遠不要轉發chain message（例如，說你若不繼續將這訊息傳開去就會遭受惡運等等），轉發這種消息的後果經常是把合作伙伴和同事的郵件地址暴露給第三方。在接受電子郵件服務，或者同意接收郵件時，你一定要格外小心；只有那些你真正需要的網站和實時通訊信件，才值得你去冒風險。此外，你可以考慮在Hotmail或者Yahoo創建一個通用電子郵件賬戶，專門用於訂閱此類郵件。不要打開來歷不明的郵件。萬一出現意外打開了垃圾郵件，也不要點擊那些向你承諾“取消定制”和“不再給你發信”的鏈接，除非發送方還算是可以信賴的賣主。2：回避釣魚攻擊網絡釣魚，專門用來盜取消費者的個人信息。它們經常使用捏造的虛假欺詐性消息，哄騙收件人洩漏私人信息，諸如信用卡號碼、賬號用戶名、密碼，，甚至是社會保險（social security，美國的一種社會保障系統）號。網上銀行和電子商務通常是安全的，但要始終小心不要在互聯網上隨意洩漏個人信息和公司信息。釣魚消息常常誇耀自己擁有真實理念，出自名門組織，可事實上，那些消息往往不過是做些侵犯版權和偽造地址的勾當。如果你對某條消息的可信性產生懷疑時，要是你能直接給公司掛個電話，那會妥當許多——最好是照著公司的紙質材料或者發票上的地址撥打——然後和公司的權威代表核實事實。3：管好你的收件箱把郵件消息按照優先級、主題、日期、發件人及其他選項進行分類，你可以從中篩出值得你關注的重要郵件。嚴格意義上講，作為好的電子郵件禮節，你應當在第一時間回復所有電子郵件。通常意義上講，你應當在一個營業日內回復所有專業電子郵件，即使它只是通知你，“已經收到了消息，請趕快浏覽”。有時候，你會收到包含多人回復的電子郵件；此時你每次都要讀完整個郵件，然後再回復。4：專業寫作郵件消息無視商業寫作的基本原則，很容易傳達給別人這樣的信息，那就是你是一個外行，而且粗心大意。在寫郵件或者回復郵件時，應當保證語法和句式無懈可擊，或者還可以使用拼寫檢查器。不要發送全大寫字母的郵件——這種郵件太過歇斯底裡。應當根據邏輯性與可讀性把郵件分散成小段落。在點擊發送按鈕之前，進行最後一次檢查。把郵件再次完整通讀，檢查語法錯誤，看看標點用錯沒有，以及拼寫有沒有問題。你會為你的收獲大吃一驚的。此外，你還要保證郵件的語氣語調恰到好處，饒有分寸。5：加上有效的郵件主題郵件主題的撰寫需要謹慎對待，但還是必須要給出。成功的郵件主題要能概括消息內容，既不顯得冗長，也不叫人茫然。啰裡啰唆的主題讓人畏懼，這樣的郵件不如干脆跳過忽略不計，況且，太長的主題在電子郵件浏覽器中也經常無法全部顯示。為了得到最佳可讀性，字母的大小寫應和普通句子一樣，用不著誇張的全部大寫。如Agenda for meeting on 3/29/07就很好，而不要寫成AGENDA FOR MEETING ON 3/29/076：正確使用抄送（CC）和密送（BCC）大多數電子郵件客戶程序都有抄送和密送功能，通過它們，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息聯絡。向其他人拷貝（即抄送和密送）信息時，需要確信的是這些消息是否適合他們。如果使用地址列表，也要檢查檢查是不是列表中的所有成員都應該收取這封郵件，記得把不相關的人員暫時排除在外。密送的使用要講求節制。如果有敏感話題需要密送給他人，還不如當著人家的面，在網下討論更為妥當。7：轉發消息要服從郵件禮節在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎。不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。點擊發送按鈕前，回顧一下消息內容是否對於所有收件人都無可挑剔。8：不要卷入網絡口水戰（flame war）Flame war是一類激烈的郵件交換，往往情感勝於理智，而且和專業溝通簡直毫無瓜葛，不可相提並論。如果某一天你收到了這種郵件（表明戰火已經離你不遠），或者發覺自己已經深涉其中，那麼如果你還是決定非得回應，最好在回應之前多加考慮。對情況加以分析，避免情緒化，作出理性的答復。你也可以不要回應，而決定采取當面解決的辦法。一般來說，flame war的發動僅僅是出自一點小小的誤解。一旦有措詞不當（甚至是優秀的措辭），就有可能被收件人曲解，然後他就發動火力進行回擊。比之答復，不如去找這個人就該消息討論討論。萬一談話尚不能解決問題，那就只能請經理出馬，在網下解決爭端。9：妥善保管電子郵件地址 不要把合作伙伴的電子郵件地址洩漏給商業賣主、朋友，或者企業外部人員。核實列於收件人和抄送文本框中的郵件接收人確實有權接收消息，並且確保在這個過程中不會暴露他人的電子郵件地址。不要把你的合作伙伴的郵件地址貼在互聯網論壇或者公告板上、新聞組（Usenet group）系統裡、聊天室中，或者其他公共區域內。關於保護他人郵件地址不受公開，這裡有幾點簡單方法。首先，如果你需要讓他的郵箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，轉發郵件時，把他們的郵箱地址從消息中去除。這花不了多少時間，卻可以減少讓你的合作伙伴的電子郵件地址在互聯網空間內瘋狂復制繁衍的機會。10：明智地處理附件電子郵件的附件消耗了過多的郵件服務器的存儲空間和網絡帶寬，而且對病毒的發作難辭罪責——可是，它們又常常是傳送文件的最簡單方法。當你發送附件時，就請確保按以下指導方針進行：◆不要附加大文件；任何大於1或者2M的東西都不應該通過電子郵件發送。◆限制消息所含附件的數量為5個或者更少。◆把附件保存到硬盤上，然後刪除包含此附件的電子郵件消息。◆不要打開突如其來的附件，不要打開不知來自何方的附件。◆打開附件前，每次都先用反病毒軟件掃描一遍。在沒有得到無毒的確認之前，永遠不要點擊附件。◆不要給接收人轉發他們不能訪問的附件。如果附件的使用需要運行某個不常見的新應用程序，就先在消息中說明白。11：不要包含敏感信息，或者可能讓人窘迫的信息。如果你認為你的電子郵件純屬私有，那就錯了。不是這樣的。把它們想作明信片。如果不想讓信息發布在當地報紙的頭版，就決不要把它們包含在電子郵件中。或者這樣講，永遠就不該通過電子郵件發送絕密的、內部所有的、敏感的、個人的，或者秘密信息。你也應當避免在郵件中發送煽動性的或者情緒化的評論。12：知道什麼時候用電子郵件（及什麼時候不用）商業發展讓電子郵件有了專業化的商業相關用途，但絕不是用來開玩笑、扯閒話，或者chain郵件的。同時記住不要用發送郵件的方式完成本該口頭交談的工作。錯綜復雜的主題面對面進行解釋尚且經常困難重重，電子郵件又能何為。與其通過電子郵件給出復雜解釋，不如開一個簡短會議當面把事情說明白。當進行緊急、艱難，和/或令人不愉快的討論時，比如和人力資源有關的事端，電子郵件是口頭交談的蹩腳替身。情緒容易激昂的交流還是當面處理較好。