電子郵件雖普及全球，但鮮少人能正確、安全地使用。本指南涵蓋郵件病毒、垃圾郵件、網路釣魚防護、郵件禮儀與附件處理，助企業守護資產、提升溝通效率。

1. 阻擋病毒與垃圾郵件

• 部署防毒軟體，啟用郵件自動掃描。
• 優先使用內建病毒防護的信箱服務（Gmail、Outlook、Yahoo 等）。
• 僅開啟可信來源郵件與預期內的附件，開啟前再掃描一次。
• 減少垃圾郵件：避免在網站公開信箱、不轉發連結信、謹慎訂閱、可建立專用信箱接收推廣郵件。
• 誤開垃圾郵件時，切勿點擊「取消訂閱」連結（除非確認寄件者可信）。

2. 識別與防範釣魚攻擊

• 釣魚郵件偽裝合法機構，誘騙洩露信用卡、帳號密碼、社安號等敏感資訊。
• 網銀與電子商務雖安全，仍勿在網路隨意洩露個人/公司機密。
• 懷疑郵件真偽時，直接致電官方客服（參考紙質帳單/發票電話）核實，切勿點擊郵件連結。

3. 高效管理收件匣

• 依優先級、主旨、日期、寄件人分類，快速篩選重點郵件。
• 原則：1 個營業日內回覆所有專業郵件，哪怕只是確認收到。
• 回覆含多輪對話的郵件時，務必閱畢全文再回覆。

4. 專業撰寫郵件

• 語法、句式無誤，善用拼字檢查。
• 避免全大寫（顯得歇斯底里），依邏輯分段落。
• 發送前完整通讀，檢查語法、標點、拼字，確認語氣得體。

5. 撰寫有效主旨

• 簡潔摘要內容，避免冗長或全大寫。例：Agenda for meeting on 3/29/07 優於 AGENDA FOR MEETING ON 3/29/07。

6. 善用 CC 與 BCC

• 抄送/密送前確認內容適合對象；使用群組清單時檢查成員相關性。
• 敏感議題寧可當面溝通，慎用 BCC。

7. 轉發郵件遵守禮儀

• 確認所有收件人確有需求；勿將內部機密轉發給外部人員。
• 發送前再次審視內容是否無可挑剔。

8. 避免網路罵戰

• 情緒化對話易引發誤解；收到挑釁郵件先冷靜分析，理性回應或改當面溝通。
• 無法解決時請主管介入離線處理。

9. 保護郵件地址隱私

• 不洩露合作夥伴信箱給推銷商、朋友或外部人員。
• 轉發郵件時移除無關人員信箱；需隱藏收件者時使用 BCC。

10. 明智處理附件

• 單一附件勿超過 1~2 MB，附件數量 ≤ 5。
• 附件存硬碟後刪除郵件以釋放空間。
• 不可預期/不明來源附件勿開啟；開啟前必掃毒。
• 勿寄送收件端無法開啟的格式，若需特殊軟體請於信中說明。

11. 切勿傳送敏感或尷尬資訊

郵件如明信片，不可信任其私密性。絕密、內部、個人、機密、煽動性內容均不應以郵件傳送。

12. 判斷何時用郵件、何時不用

• 郵件適合正式商務溝通，不適合開玩笑、閒聊、連結信。
• 複雜議題當面開會溝通優於郵件說明；緊急/困難/不愉快話題（如人資議題）宜當面處理。