使用 Excel 數據透視表查看數據

 　　Excel 2003 工作表是組織和分析財務數據的理想工具。例如，您可能會創建一個包含差旅住宿費的工作表。如果需要各個季度的分類匯總，您知道如何相應地修改工作表。

　　但是，在需要按季度查看費用類別總計時會發生什麼情況呢?而且如果您每次只想查看某一類或某一年份又該怎麼辦呢?在 Excel 工作表中能實現這些嗎?當然可以。有沒有更容易的方法?肯定有。

　　·一種更容易的方法

　　Microsoft PivotTable® 報表就是答案。不必寫入復雜的公式，您可以使用向導創建一個交互式表格來自動提取、組織和匯總您的數據。然後，您可以使用該報表分析數據並進行比較、檢測樣式和關系並分析趨勢。

　　例如，您可以使用一個包含差旅費事項的電子表格...

　　Excel 工作表來源

　　...創建一個按類別和季度匯總員工差旅費總計的數據透視表。

　　各類別、年份和季度的費用

　　現在，不必更改原始工作表，您就可以創建另一個數據透視表,通過其他方式來查看數據;例如，可以按員工或按月份查看差旅費，而不必輸入一個公式。

　　下面說明如何快速創建數據透視表。

　　·創建數據

　　首先，在 Excel 工作表中創建數據。您可以將現有的電子表格或數據庫中的數據導入到新 Excel 工作表中。確保數據可用於數據透視表：

　　刪除所有空行或空列。 刪除所有自動小計。 確保第一行包含各列的描述性標題。 確保各列只包含一種類型的數據—例如，一列中是文本，另一列中是數值。

　　·啟動“數據透視表和數據透視圖向導”

　　在 Excel 工作表中，從要根據其創建數據透視表的表格選擇一個單元格。 在“數據”菜單上，單擊“數據透視表和數據透視圖”啟動“數據透視表和數據透視圖向導”。

　　如果不能選擇數據透視表和數據透視圖怎麼辦?

　　如果工作簿是共享的(共享工作簿：允許網絡上的多位用戶同時查看和修訂的工作簿。每位保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂。)，則“數據透視表和數據透視圖”命令不可用。

　　在“數據透視表和數據透視圖向導 - 3 步驟之 1”的“請指定待分析數據的數據源類型:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或數據庫”。 在“所需創建的報表類型:”下，單擊“數據透視表”。 單擊“完成”。

　　Excel 會在您的工作簿中插入一個新工作表，該新工作表包含報表的布局區域(即“數據透視表”工具欄)和“數據透視表字段列表”。

　　·開始構建您的數據透視表

　　將“類別”字段從“數據透視表字段列表”拖動到數據透視表的“將行字段拖至此處”區域。

　　不要擔心會將字段放錯位置，您以後可以隨意移動它們。

　　請注意，向導會使用您的工作表中“類別”列的數據自動填充行。此外，“數據透視表字段列表”中所使用的字段以粗體顯示。

　　行中為“類別”的數據透視表

　　如果看不到“數據透視表字段列表”怎麼辦?

　　如果看不到“數據透視表字段列表”，請在帶輪廓的布局區域中單擊。如果仍然看不到它，請單擊“數據透視表”工具欄上的“顯示字段列表”按鈕。

　　“數據透視表”工具欄在什麼位置?

　　該工具欄顯示時應該浮動在工作表上或停靠在一側。如果沒有顯示該工具欄，請單擊“視圖”，指向“工具欄”然後單擊“數據透視表”。

　　·給報表添加數據

　　將包含要匯總數據的字段，例如，“金額”字段，從“數據透視表字段列表” 拖動到數據透視表的“請將數據項拖至此處”區域。

　　現在，數據透視表會顯示每個類別的費用總計。

　　包含類別和費用總計的數據透視表

　　·給報表添加頁排序字段

　　要按“類”篩選數據，可以在頁頂部創建一個下拉箭頭。

　　將“類”字段從“數據表字段列表”拖動到“將頁字段拖至此處”區域。 單擊“類”下拉箭頭，然後選擇一個類。

　　現在，您可以看到某個時間某一個類的費用類別。

　　按“類”篩選的結果

　　要查看所有“類”的數據，請單擊“類”下拉箭頭，然後單擊“(全部)”。

　　·使用此報表還可以做什麼?

　　按金額排序費用類別

　　您可以利用“自動排序”功能來首先查看最大的費用類別。

　　單擊“類別”字段，單擊“數據透視表”工具欄上的“數據透視表”，然後單擊“排序並列出前 10 項”。 在“自動排序選項”下，單擊“降序”。 在“使用字段”框中，單擊“金額總和”，然後單擊“確定”。

　　按“金額”排序的費用類別

　　查看各季度的費用類別

　　按季度查看每個類別的花費：

　　將“日期”字段拖動到“行”區域。 右鍵單擊“日期”字段，指向“組及顯示明細數據”，然後單擊“組”。 在“依據”框中，單擊“季度”。如果源工作表包含多個年份的數據，還要單擊“年份”。 如有必要，清除“月份”選項，然後單擊“確定”。

　　各年份、季度和類別的費用

　　查看各季度每個費用類別的變化情況

　　您可以在很短的時間內更改數據透視表中的行和列。 將“類別”字段拖動到“年份”字段的左側。

　　各類別、年份和季度的費用

　　按員工篩選結果

　　要按員工篩選數據，可以在頁的頂部創建第二個下拉箭頭。

　　將“員工”字段拖動到“類”字段之上或之下的“頁字段”區域。 單擊“員工”下拉箭頭，選擇一名員工，然後單擊“確定”。

　　按“員工”篩選的結果

　　在不同的工作表上顯示每個員工的結果

　　除了查看一名員工的結果，您還可以將每個員工的結果顯示在不同的工作表中。

　　在“數據透視表”工具欄上，單擊“數據透視表”，然後單擊“分頁顯示”。 在“分頁顯示”對話框中，單擊“員工”，然後單擊“確定”。

　　多個頁將會作為工作表標簽顯示出來。

　　位於單獨的工作表上的員工結果

　　源數據發生變化時刷新數據透視表

　　每當源電子表格中的數據發生變化時，可以立即更新您的數據透視表。

　　單擊“數據透視表”工具欄上的“刷新數據”按鈕。

　　瞬間讓數據透視表看上去漂亮非凡

　　使用 “自動套用格式” 迅速獲得具有專業外觀效果。