利用Excel數據有效性實現單元格下拉菜單多種分類選項

　　一、准備的基礎知識

　　1、創建多個選項下拉菜單

　　在EXCEL單元格做下拉列表還有一個更好的方法，因為下拉列表的內容可能有30項甚至於100項以上，如在“數據-有效性-來源”中填寫100項是做不到的，我記得最多只可填寫30項。

　　創建30項以上方法(以50項為例)：

　　在下拉列表中選擇的50項內容填在A1-A50，選擇“插入-名稱-定義”,定義名稱可填下拉內容“一級”，定義的引用位置是A1-A50，確定後將一級下拉內容填入“數據-有效性-來源”中或者在“數據-有效性-來源”中填“=$A$1:$A$50”。

　　2、選擇下拉菜單中的一項，附帶多項數值用方

　　我做的表比較復雜，要實現在一行中輸入數據同時它相關的一些數據都要出來，而且要輸入的數據量很大。

　　如：A1是一個下拉列表，我選中AA,同時一行的AA 的型號，價格都出現，而且是每行都是這樣，可以實現嗎?復雜嗎?

　　設：原數據表在sheet1表，A列為型號，B--H列為相關數據。新表建在Sheet2表，表格式同SHeet1表。選中Sheet1表的A列型號的區域(設為A2至A30)，定義名稱為 “型號”。

　　在Sheet2表的A2單元格，數據→有效性，“允許”選“序列”，“來源”中輸入“=型號”(等於應在英文狀態下輸入)，確定退出。

　　在B2單元格輸入公式：

　　=IF($A2<>0,VLOOKUP($A2,Sheet1!$A$2:$H$30,COLUMN(),0),"") 再將B2單元格橫向拉到H2單元格。 再將A2至H2單元格向下拉若干行。A列選型號後，後面出現相關數據。

　　二. 下拉菜單多種分類選項快速批量輸入

　　因工作需要，常常要將企業的單位名稱輸入到Excel表格中，由於要求每次輸入同一個企業的名稱要完全一致，我就利用“數據有效性”制作了一個下拉列表來進行輸入。但由於有150多個單位名稱，下拉列表太長，選擇起來非常不方便，於是，我對其進行了改進，實現了“分類列表選擇、快速統一輸入”之目的。

　　使用實例界面：

　　1、建庫

　　啟動Excel2000(XP也可)，切換到Shift2工作表(其他工作表也可)中，將建築施工企業名稱按其資質等級分別分別輸入不同列的單元格中，建立一個企業名稱數據庫(如圖1)。

　　[特別提示]如果有其他企業加入，可以隨時將名稱輸入到該列下面的單元格中。

　　2、命名

　　在Shift2工作表中，選中A列(一級企業名稱所在列)，然後將光標定在“名稱”欄內(位於“編輯欄”左側，如圖2)，輸入“一級”，並按“回車”鍵進行確認。

　　仿照上面的操作，將B、C、D列分別命名為“二級、三級、四級”。

　　3、建立

　　切換到Sheet1工作表中，選中需要輸入企業資質等級的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框(如圖3)。進入“設置”標簽，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面接著出現的“來源”方框中，輸入“一級,二級,三級,四級”序列，輸入完成後，確定退出。

　　[特別提示]在輸入“序列”時，序列中各元素之間請用英文狀態下的逗號隔開。

　　再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再次打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

　　4、使用

　　選中C列任意單元格(如C4)，在其右側出現了個下拉按鈕，單擊此按鈕，即可選擇企業的資質等級級別填入相應的單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如圖4)，同樣在其右側出現了個下拉按鈕，單擊此按鈕，即可從相應資質等級的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

　　三. 將下拉菜選項分類單快速批量輸入的另一種方法

　　有如下一份省市數據：省份以及省份所轄地市清單，需要實現多級聯動下拉菜單操作，具體操作方式如下所示：

　　第一步：對各單元格區域進行名稱定義

　　選中A1：A5單元格區域，然後公式——根據所選內容創建——如圖設置

　　PS:分別對B、C、D、E列重復以上操作

　　第二步：設置省份列的選項

　　選中G1：G22單元格區域，然後數據——數據有效性

　　彈出數據有效性設置窗口，然後如圖設置

　　其中來源“=省份”，這裡的省份與之前自定義的單元格區域名稱是相對應的

　　省份選項搞定

　　第三步：設置地市列的選項：

　　選中H1：H22單元格區域，然後數據——數據有效性

　　在彈出的窗口，設置如下：其中來源=indirect($G1)，

　　PS:indirect函數，返回由文本字符串指定的引用。

　　地市選項也搞定了，N級操作以此類推