巧用Excel的Vlookup函數批量調整工資表

　　本文主要介紹如何借助Excel中的Vlookup函數進行批量數字調整，以便快速處理大量有變動的數據，比如批量調整工資表。

　　現在有一張清單，其中只列出了要調整工資人員的名單和具體調資金額，要求必須按清單從工資表中查找相應的人員記錄逐一修改工資。如果按一般方法逐一查找修改，這幾十個人逐一改下來可不輕松。其實借用一下Excel中的Vlookup函數，幾秒鐘就可以輕松搞定了。不信？來看看我是怎麼在Excel 2007中實現的吧。

　　新建調資記錄表

　　先用Excel 2007打開保存人員工資記錄的“工資表”工作表。新建一個工作表，雙擊工作表標簽把它重命名為“調資清單”。在A、B列分別輸入調資人員的姓名和調資 額，加薪的為正數被減薪的則用負數表示(圖1)。如果你拿到的是調資清單表格的電腦文檔就更簡單了，可以直接復制過來使用。

　　在工資表顯示調資額

　　切換到“工資表”工作表，在原表右側增加一列(M列)，在M4單元格輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(B8，調資清單!A:B，2，FALSE)，0)，然後選中M4雙擊其右下角的黑色小方塊(填充柄)把公式向下復制填充到M列各單元格中。

　　現在調資清單中出現的人員，其M列單元格會顯示該人員要調整的工資金額，不需要調資的人員則顯示0(圖2)。公式中用VLOOKUP函數按姓名 從“調資清單”工作表中查找並返回調資額，FALSE表示精確匹配。當找不到返回#N/A錯誤時，IFERROR函數就會讓它顯示成0。

　　快速完成批量調整

　　OK，現在簡單了，在“工資表”工作表中選中調資額所在的M列進行復制，再選中要調整的原工資額所在的D列，右擊選擇“選擇性粘貼”。在彈出的 “選擇性粘貼”窗口中，單擊選中“粘貼”下的“數值”單選項和“運算”下的“加”單選項(圖3)，單擊“確定”按鈕進行粘貼，馬上可以看到D列的工資額已 經按調資清單中的調資額完成相應增減。

　　選擇性粘貼的計算功能只對數字有效，對於標題中的文本則不會有任何影響，所以可以直接選中整列進行復制粘貼。注意必須同時選中“數值”單選項，否則粘貼後D列單元格格式會變成與M列一樣沒有邊框、字體等格式。

　　完成調資後不要刪除M列內容，你可以右擊M列選擇“隱藏”或通過指定打印區域的方法讓M列不被打印出來。下次調資時，你只要按新的調資清單修改好“調資清單”中的調資記錄，再重復一下選中M列、復制、選擇性粘貼加到D列即可快速完成調資。

　　平常單位也經常需要按離職名單把離職人員記錄從工資表中刪除。同樣可以這樣快速搞定。你只要把離職名單輸入“調資清單”工作表中，調整的工資額 則全部輸入10。返回“工資表”工作表即可看到所有離職人員的M列都顯示10。在M列中隨便找一個值為10的單元格右擊，從彈出菜單中依次選擇“篩選/按 所選單元格的值篩選”，馬上可以看到表格中只剩下離職人員的記錄，其他記錄則全部消失了。現在你可輕松地選中全部離職人員記錄右擊選擇“刪除行”進行刪 除。最後單擊“數據”選項卡“排序和篩選”區的“清除”圖標清除篩選設置恢復顯示所有工資記錄就行了。