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用Excel建立數據庫

  日常工作中,我們常常需要建立一些有規律的數據庫。例如我為了管理全鄉的農業稅,需建立一數據庫,該數據庫第一個字段名為村名,第二個字段名為 組別。我鄉共19個村,每個村7~17個組不等,共計258個組。這個數據庫用數據庫軟件(哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的)很不好建立——逐個兒輸入嗎,只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧,這些數據似乎 還嫌不夠規則(每個村對應的組數不一定相同),這個程序編寫可就不那麼簡單了,除非你是編程高手兼編程迷,否則可有小題大作之嫌了。

 

  其實Excel提供了一些很有用的功能,可讓我們任何一個人都可輕松搞定這些數據庫:

 

  第一步:打開Excel97(Excel2000當然也行),在A列單元格第1行填上“村名”,第2行填上“東山村”,第19行填上“年背嶺 村”(注:東山17個組,2+17=19據此推算),第28行填上“橫坡村”(算法同前,牛背嶺村9個組:19+9=28),如此類推把19個村名填好。

 

  第二步:在第B列第1行填上“組別”,第2行填上“第1組”並在此按鼠標右鍵選擇“復制”把這三個字復制剪貼板,然後在每一個填有村名的那一行的B列點一下鼠標右鍵選擇“粘貼”在那裡填上一個“第1組”。

 

  第三步;用鼠標點擊選中A2“東山村”單元格,然後把鼠標單元格右下角(此時鼠標變為單“十”字形),按住鼠標往下拖動,拖過的地方會被自動填 上“東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”,只要你別把“第1組” 寫成“第一組”,Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時,填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個字段後,其它的數據可 以繼續在Excel中填寫,也可等以後在數據庫軟件中填寫,反正勞動強度差不多。

 

  第四步:保存文件。如果你需要建立的是Access數據庫,那麼別管它,就用Excel默認的“.xls”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數據庫,那麼請以Dbase 4 (.dbf)格式保存文件。

 

  第五步:如果需要的是Access數據庫,那麼你還必需新建一個Access數據庫,在“新建表”的對話框裡,你選擇“導入表”然後在導入對話 框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。(什麼?你找不到?!這個對話框默認的文件類型是Microsoft Access,只要你改為Microsoft Excel 就能找到了),選擇好導入文件後,你只要注意把一個“第一行包含列標題”的復選框 芯托辛耍ㄈ绻 你不需要ID字段,你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”),其余的你都可視而不見,只管按“下一步”直至完成。導入完成 後你可以打數據庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數據庫,那麼更簡單,可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“.dbf”文件,根據需要 進行一些諸如字段寬度、字段數據類型設置就可以使用了。

 

  說到這裡,你可能會說“呀,太簡單了,我也會”,那麼好了,我寫這篇文章的目的就是要大家盡可能不再做那些很麻煩的事,“該偷懶時就偷懶”嘛。

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