Word2007自動提取數據制作成績通知單

 　　今天我們繼續幫助老師用Word2007批量制作成績通知單。這個神奇的通知單自己會從Excel成績表中提取學生的姓名、學號、各科成績等等，然後按老師指定的格式自動制作全班同學的成績通知單!既不用老師挨個兒填寫成績，也不會出差錯!很酷吧?

　　我們用到的法寶就是Word2007的“郵件合並”!這個功能也許很多朋友都很熟悉，但因為Office2007的界面和前面版本有所不同，所以特別將步驟寫出來，供需要的朋友快速參考。

　　主要步驟：在Word2007中編輯好成績通知單格式

　　用Word2007的“郵件合並”指定Excel2007的成績數據表作為成績單的數據源

　　在Word2007中為Excel2007的成績數據表中的數據指定顯示位置

　　最後合並生成一個新的成績通知單的Word文檔

　　下面是我們前兩次用到的Excel成績單。

　　在Word2007中做好成績通知單的格式，這裡我們做得比較簡單，重點在介紹方法。如果數據多，也許表格會比較復雜，不過不管簡單還是復雜，Word2007都能輕松幫你搞定!

　　現在主角出場!選擇“郵件”選項卡中的“選擇收件人”。

　　選擇“使用現有列表”。

　　啊!在這裡我們選擇指定的數據源——也就是Excel成績表，這樣，Word2007才知道從哪裡取成績數據呀!

　　在文件夾選擇制作好的Excel成績表。

　　現在Excel的成績表已經和我們的Word成績通知單關聯在一起了!

　　小提示：如果成績表文件裡面有多個工作表，下圖中都會列出來，選擇需要的工作表就可以了。

　　我們可以點擊“郵件”選項卡中的“編輯收件人列表”，看看我們的數據表是不是和Word通知單聯系在一起了。

　　看!之前Excel成績表中的數據都在這裡了!，如果老師並不需要所有的數據，可以在這裡選擇需要的部分數據。

　　可是，通知單怎麼知道這麼多的數據各自應該出現在什麼位置呢?現在!關鍵的一步來啦!

　　找到“郵件”選項卡中的“插入合並域”。就是用這裡，我們可以方便地指定數據在成績通知單中應該顯示的位置。

　　很簡單!下面把光標停在成績通知單Word文檔中需要出現學號的地方，這裡就是“學號：”的後面，然後，點擊“插入合並域”的小三角，下拉菜單中出現Excel成績表中的相應字段，選擇“學號”就可以啦!

　　現在“學號：”的後面多出“<<學號>>”的字樣，看起來好像很奇怪，別著急，等會兒它就會變成具體的學號啦!

　　用同樣的方法，指定“姓名”。

　　用同樣的方法將Word成績通知單上各科成績和平均分應該出現的位置和Excl的對應字段做好關聯。

　　現在!好戲開始啦!點擊“郵件”選項卡裡面的“預覽結果”。

　　啊哈!學號為20080001的獅子王的成績通知單出來啦!看看!數據都是從Excel的成績表裡面讀取出來的喲!

　　如果想看其他同學的成績通知單，老師只需要在“預覽結果”右邊的數字窗口中輸入數字或者按左右箭頭就可以啦!

　　看!米老鼠的成績通知單也出來了!

　　現在我們需要打印成績單了。點擊“完成並合並”按鈕，選擇“編輯單個文檔”。

　　在這個彈出的對話框中我們可以指定哪些數據需要合並到新的文檔中。

　　確定以後Word2007會生成一個新的“信函”文檔。看!這裡一共有十三頁，所有學生的成績通知單都生成好啦!如果需要打印，直接打印出來就可以啦!是不是特別方便?!既不用挨個填寫成績，也不會出錯，實在是方便極了!

　　以後我們還會和大家一起分享更多的Office2007實用技巧，千萬別錯過哦!