辦公室新手搞定Word打印的實用技巧

　　Word文檔編輯完成後，通常就要進行打印的操作了。可是且慢，那打印操作難道真的就只有點擊“打印”按鈕那麼簡單嗎?如果您對文檔的打印沒有任何的要求的話，那麼這個打印還真的是那麼簡單。可惜，通常情況下，我們對文檔的打印總是有著這樣和那樣的要求的。那麼，下面的這些文字也許對我們解決這些要求是有幫助的。

　　一、基礎篇

　　1.打印指定頁碼

　　有些時候，我們只希望打印文檔中的某些頁碼。那麼，只要點擊菜單命令“文件→打印”，在打開的“打印”對話框中，選中“當前頁”單選項，那麼就可以打印當前鼠標所在的頁面內容;如果我們選中“頁碼范圍”單選項，那就可以隨意指定打印頁碼了。假如我們要打印的頁碼是連續的，那麼只要在“頁碼范圍”處輸入起始和終止的頁碼，中間用“-”連接就可以了。比如輸入“3-7”，那麼就會打印第三頁到第七頁的內容。

　　假如要打印的是不連續的頁碼內容，那麼就要依次輸入所要打印的頁碼，中間用逗號間隔。如輸入“2,5,8,10”，那就會打印第2、5、8、10頁的內容。當然，我們也可以混用這兩種方法。比如輸入“1,3-5”可以打印第一頁和第三頁到第五頁的全部內容，如圖1所示。

　　圖1

　　2.打印奇數頁或偶數頁

　　如果我們要在紙的兩面都進行打印，那麼可以選擇奇數頁與偶數頁分別打印。只要點擊圖1所示“打印”對話框中“打印”列表框中的“奇數頁”選項或“偶數頁”選項就可以了。如圖2所示。

　　圖2

　　3.打印指定區域

　　在某些時候，我們要打印的也許並不是連續的頁碼，也不是非連續的頁碼，而只是文檔中的某些特定內容，它們也許跨頁或者跨節。那麼此時，如果打印這些指定的區域呢?方法其實很簡單，先在文檔中選中這些內容，然後點擊菜單命令“文件→打印”。此時，在打開的“打印”對話框中，“所選內容”單選項就成為可用的了。對，選中它就可以了。如圖3所示。

　　圖3

　　4.打印隱藏文字

　　有些時候我們會在文檔中設置隱藏文字，比如老師們在制作試卷時會把答案設置成隱藏文字。但在打印文檔時也許會要求把這些隱藏文字一並打印出來，比如老師們也會把試卷連同答案一並打印供自己作為樣卷使用。那麼，如何打印這些隱藏文字呢?

　　點擊菜單命令“工具→選項”，在打開的“選項”對話框中點擊“打印”選項卡，選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”復選項，如圖4所示。這樣，打印時就會連同隱藏文字一並打印了。

　　圖4

　　二、提高篇

　　1.在打印預覽中編輯文本

　　一般我們會點擊菜單命令“文件→打印預覽”，然後在打開的預覽窗口中觀察我們的打印設置是否合理。如果此時發現問題，我們得關閉預覽窗口回到文檔中進行相應編輯操作。

　　其實，默認情況下，預覽窗口中鼠標指針為放大鏡形，此時相當於已經點擊了放大功能，所以，單擊文檔會將文檔放大顯示。

　　所以，我們只要單擊工具欄上“放大鏡”按鈕，那麼鼠標指針就會由放大鏡形狀變成 I 形，此時我們就可以開始修改文檔了，如圖5所示。

　　圖5

　　2.避免文檔在打印時排至另一頁

　　有時我們的文檔在最後一頁只有短短的一行或幾行，既浪費紙張也不好看。如何避免這個問題呢?有一個簡單的方法是：點擊菜單命令“文件→打印預覽”。在打開的預覽窗口中點擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕，那麼Word會自動縮小文檔中所使用的每種字體的字號，並把最後頁中的那幾行並入到前面的頁中，如圖6所示。

　　圖6

　　3.取消打印批注

　　批注是多人合作編輯文檔時經常用到的功能，默認情況下批注是可以直接打印出來的。但是當文檔已經編輯完成的時候，那批注其實已經沒有什麼用處了。那麼，如何在打印時不打印那些批注呢?其實，用不著逐個刪除文檔中的批注的。只要我們在“打印”對話框中在“打印內容”的列表中選擇“文檔”就可以了，如圖7所示。

　　圖7

　　4.打印特定章節

　　如果我們編輯的文檔比較復雜，經常需要插入一些分節符，將文檔並成若干節，並在各個小節中分別設置頁碼。但我們在打印文檔時，可能會只打印第二節的第二頁到第五節的第三頁。那麼，此時，如何設置呢?

　　還是點擊菜單命令“文件→打印”，打開那個“打印”對話框。選中“頁碼范圍”單選項，在後面的輸入框中輸入“p2s2-p3s5”就可以了，如圖8所示。看出來了吧?字母“p”後面的數字表示頁碼，而字母“s”後面的數字表示節號。

　　圖8

　　所以，如果要打印第二節全部的內容，那麼在輸入框中直接輸入“s2”就行了。如果輸入“s2,s5”，那麼打印的就是第二節和第五節的全部內容了。當然，只打印第三節的第二頁到第七頁的內容，應該輸入的就是“p2s3-p7s3”了。

　　三、技巧篇

　　1.直接打印沒商量

　　通常我們打印都是啟動Word，打開要打印的文檔，然後點擊“打印”按鈕進行打印。這當然沒錯，但如果要打印的內容很多，而我們卻並不需要逐個文檔進行打印設置的話，那這些操作就顯得太羅嗦了。

　　其實我們完全可以在資源管理器窗口中，選中一個或多個Word文檔，單擊右鍵，單擊彈出菜單中的“打印”選項。這樣系統會自動打開Word應用程序，同時將選中的文檔直接發送到打印機中進行打印。而打印結束後，Word程序會自動關閉。方便吧?

　　2.沒有打印機也打印預覽

　　打印預覽可以幫助我們在打印之前觀察打印效果，以避免無謂的錯誤。但這個功能需要打印機的支持。如果我們沒有打印機，如何解決問題呢?其實很簡單，我們可以虛擬一個打印機解決問題。

　　在控制面板中打開打印機窗口，雙擊“添加打印機”圖標。在打開的安裝向導窗口中，先將“本地打印機”選中，然後在生產商列表和打印機列表中，隨意選一項(盡量選擇我們熟悉的或與以後可能用到的打印機型號相近或相同的打印機型號)，如圖9所示。選中“希望把這台打印機設置為Windows應用程序的默認打印機”，“端口設置”保持默認數值。如果提示“要打印測試頁嗎?”，選擇“否”。點擊“完成”，系統會自動完成其它的操作。當打印機窗口中出現了新打印機圖標時，就表明虛擬打印機已經安裝好了。此時，我們就可以“打印預覽”，並預覽到打印效果了。

　　圖9

　　3.壓縮打印，大紙變小紙

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