把當前的WORD文檔格式應用在其它文檔

 　　一、創建自己的Word模板

　　下面的操作只是簡單地學習創建的方法，而實際中的運用水平如何，還取決於對樣式和模板使用經驗的積累程度。

　　1.啟動Word，進入程序主界面後，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務窗格。單擊任務窗格“模板”區的“本機上的模板”，打開“模板”對話框，選擇“常用”選項卡，選中“空白”項，然後選中“新建”區的“模板”單選框，單擊“確定”後創建了一個新的空白模板。

　　2.接下來，假設要把Word提供的“典雅型報告”模板中的“塊引用”和“標題2”樣式引用到當前的模板，以創建自己模板。選擇菜單“工具→模板和加載項”命令，打開“模板和加載項”對話框，單擊“管理器”按鈕，出現“管理器”對話框：

　　3.單擊“管理器”對話框右側“在Normal中(N)”區下方的“關閉文件”按鈕，清除標准模板Normal中的樣式列表。剛才的“關閉文件”按鈕並為“打開文件”按鈕，單擊“打開文件”按鈕，在顯示的“打開文件”對話框內中定位至 D:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夾(假設Office安裝在D盤)，然後選中“典雅型報告”後，單擊“打開”按鈕：

　　小提示：C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用戶創建模板的默認保存位置區別。

　　4.返回“管理器”對話框，可以看到“典雅型報告”模板中的樣式均列在右邊的列表中，然後選中要引用到自己模板的樣式“標題2”，再單擊“復制”按鈕即可。拖動樣式框滾動條，找到“塊引用”樣式，用同樣的方法復制到自己的模板中去。

　　5.完成操作後單擊“關閉”按鈕，返回Word編輯窗口，打開“樣式和格式”任務窗格，可以看到“標題2”和“塊引用”樣式，已被引入到自己的模板中：

　　6.用同樣的方法可以引用其它模板或文檔中的樣式，最後單擊工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中設定好模板的名稱，采用默認保存位置，即可完成模板的創建。

　　7.為了使模板更加完善，大家還可以細心定義其他的細節。

　　首先，一定不要忘記根據模板的性質，設計合適的樣式集合。設計的時候要注意命名規則、不同段落樣式的相互關系、格式的統一性等等問題。想了解樣式的奧妙，可以試用一下Word提供的“中文報告”等模板，仔細揣摩一下不同樣式之間的關系;

　　其次，用戶還可以為模板定義專門的自動圖文集，供用戶快速插入一些文本和圖片。

　　最後，大家還可以根據自己的實際水平和文檔性質，重新定義工具欄按鈕。這樣，當使用特定模板的時候，Word的外觀也會相應地起變化，把編輯此類文檔最常用的按鈕呈現在最合適的位置。

　　小提示：直接把DOC文件另存為模板的方法是不可取的，那樣做獲得的模板會缺少許多功能，如“自動圖文集”中的詞條不能用等。

　　二、修改、編輯已有模板

　　Office XP本身帶有大量各式各樣的文件模板，但有些在使用時可能並不盡如人意。這時，可以自己來修改已有的文件模板，使它更符合使用者的要求。

　　選擇“文件”→“新建”，再單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇窗口，從中選擇一個類別，如“信函和傳真”，然後選擇 “典雅型信函”，再依次在相應位置填入“公司名稱”、“職務”、“姓名”等信息，最後單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對話框的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，並默認保存在模板文件夾下。以後使用時，只要選擇“文件”→“新建”，就能在“常規”模板標簽中看到剛才制作的模板，雙擊後即可使用自己修改後的模板了。

　　下面再修改一下默認頁面大小，選擇“文件”→“頁面設置”，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，再單擊“紙張”標簽，在其中定義頁面的寬度和高度。最後按下窗口左下方的“默認”按鈕，此時會出現一個修改默認模板的窗口，按下“是”按鈕。

　　重新啟動Word，這時新建的文件已經自動縮進，且頁面也窄了許多，說明剛才的設置已經生效了。

　　小提示：現在網上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改為中文的，再保存成模板，這樣就可以更好地為自己所用。