在Word2007中快速完成大量表格數據匯總

　　本文介紹如何巧妙利用Word的替換和轉換的組合應用，高效完成人員登記表、產品參數表等含有大量相同格式表格並需要快速匯總表格數據的工作。

　　最近接到的一項收集公司所有技術人員資料的工作就有這樣的要求。事先需要把用Word制作好的技術人員登記表文件分發給大家，請大家分別填寫好後再匯總給我。我則需要把回收的上百張表格文檔合並匯總成技術人員資料匯總表。該如何把這麼多相同格式的word表格按每個表格一行記錄的方式匯總生成匯總表呢?下面就以匯總技術人員登記表為例介紹一下在Word 2007中的操作方法。

　　匯集表格文件回收的技術人員登記表都是一個文件一張表的情況，也就是說上百人就得有上百個表格文檔。我們得先把所有表格匯集到同一文件中才好匯總，這可以通過Word的插入文件功能實現。

　　先把所有表格文件集中保存在同一文件夾中，例：D:技術人員。打開Word2007新建一個文檔，切換到“插入”選項卡，單擊“文字”區域的“對象”選擇“文件中的文字”.在“插入文件”窗口中打開“D:技術人員”文件夾，按Ctrl+A鍵選中所有的技術人員登記表文件，單擊“插入”按鈕，即可把所有文件中的表格都匯集到當前文檔中(圖1)。

　　消除分段由於後面的匯總操作需要以段落標記來區分各單元格數據，因此需要先通過替換消除表格內外的所有分段，以免在後面操作中出現偏差。

　　切換到“開始”選項卡，單擊“編輯”區域的“替換”打開“查找和替換”窗口。把光標定位到“查找內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕展開高級選項，再單擊“特殊字符”按鈕選擇“段落標記”輸入查找內容^p.替換為則輸入@@,單擊“全部替換”按鈕，把所有段落標記替換成@@.現在文檔中的所有分段已經消失。

　　在此，只替換成@@而不刪除是為了在進行匯總以後還可以通過替換恢復單元格中的分段。此外，替換用的@@也可以換成其他文字內容，但要確保這文字在所有表格中都不會出現，這樣後面恢復分段時才不會出錯。

　　轉換成文本Word 2007雖然有提供表格轉文本功能，但它一次只能對一個表格進行轉換。像這樣需要把上百張表格全部轉換成文本，直接用表格轉文本非累死不可。解決的方法其實很簡單，只要先把所有表格和文字轉換成一個嵌套表格，就可以一起轉換成文本了。

　　先按Ctrl+A鍵全選所有文字和表格，單擊“插入”選項卡的“表格”選擇“文本轉換成表格”.在“將文本轉換成表格”窗口中“文字分隔位置”下選中 “段落標記”單選項，確定完成轉換。馬上切換到“表格選項”的“布局”選項卡，單擊“數據”區域的“轉換為文本”,在“將表格轉換成文本”窗口中選中“段落標記”單選項和“轉換嵌套表格”復選項，確定完成轉換。現在可以看到表格中每一單元格的數據都獨占了一行，空單元格也會占一行，還有表格外的內容也獨占了一行(圖2)。由於各單元格數據的對齊方式不同，轉換後文本有的在中間有的在左邊，這不影響後面操作。

　　生成匯總表格匯總操作需要很大的頁面寬度來顯示，因此得先單擊“頁面布局”選項卡下的“紙張大小”選擇“其他頁面大小”,在“頁面設置”窗口中設置寬度為最大值55.87厘米。若提示超出打印區域時請單擊“忽略”按鈕。

　　現在按Ctrl+A鍵全選所有文本，單擊“插入”選項卡的“表格”選擇“文本轉換成表格”.在“將文本轉換成表格”窗口中輸入列數為23、自動調整操作選擇“根據內容調整表格”、文字分隔位置選擇“段落標記”,確定完成轉換。現在已經可以看到每張表格的數據獨占一行的數據匯總表了。

　　接下來只要去除無關列再整理一下就行了。先單擊把輸入光標定位到第1列中，單擊“表格工具”“布局”選項卡中的“刪除列”刪除第1列。重復這一步把匯總表中不需要的2、4、6、8等列逐一刪除，並重新調整列寬和對齊方式。接著單擊“開始”選項卡的“替換”,查找@@替換成^p,以恢復單元格中的原有分段。然後選中第一行右擊選擇“插入行”在最前面插入一個空行，並在其中輸入標題文字。在第1個單元格標題前回車可以在表格上插入空行，並輸入表格總標題。最後重新設置好紙張尺寸(圖3)，再把當前文件保存為“技術人員匯總表。DOCX”就大功告成了。

　　注：轉換時設置的列數23是根據轉換成文本後單張表格全部數據所占的段落數來的。你可在轉換成匯總表操作前先選中第一張表格的全部文本(包括總標題)，單擊一下Word窗口下狀態欄左側的“字數”,在“字數統計”窗口中即可看到選中內容的段落數。