word排版技巧

　　word排版技巧

　　一、 快速定位到上次編輯位置

　　用WPS編輯文件時有一個特點，就是當你下次打開一WPS文件時，光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當我們在打開Word文件後，如果按下Shift+F5鍵您就會發現光標已經快速定位到你上一次編輯的位置了。

　　提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最後三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，並在三次編輯位置之間循環，當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。

　　二、 快速打印多頁表格標題

　　選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框，當你預覽或打印文件時，你就會發現每一頁的表格都有標題了，當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

　　三、 快速定位到上次編輯位置

　　用WPS編輯文件時有一個特點，就是當你下次打開一WPS文件時，光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當我們在打開Word文件後，如果按下Shift+F5鍵您就會發現光標已經快速定位到你上一次編輯的位置了。

　　提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最後三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，並在三次編輯位置之間循環,當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了｡

　　四、 快速對齊段落

　　Ctrl+E ：段落居中。

　　Ctrl+L ：左對齊。

　　Ctrl+R ：右對齊。

　　Ctrl+J ：兩端對齊。

　　Ctrl+M ：左側段落縮進。

　　Ctrl+Shift+M ：取消左側段落縮進。

　　Ctrl+T ：創建懸掛縮進效果。

　　Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進量。

　　Ctrl+Q ：刪除段落格式。

　　Ctrl+Shift+D ：分散對齊。

　　五、 快速在文章中填加1)

　　Alt+Ctrl+L

　　六、 快速插入日期和時間的快捷鍵

　　Alt+Shift+D：當前日期

　　Alt+Shift+T：當前時間

　　七、 快速在文檔中插入自己公司的信息

　　公司名稱

　　公司住址

　　聯系電話

　　聯系人姓名

　　可以先選定這些內容，再單擊工具→自動更正→在替換框中輸入標記名稱(如“公司信息”)→添加→確定，以後凡是在文檔中要用到這個信息的地方鍵入“公司信息”(不要引號)這幾個字後就自動替換成：

　　公司名稱

　　公司住址

　　聯系電話

　　聯系人姓名

　　說明：有些輸入法不支持這個功能，鍵入標記名稱後要按一下空格才行。

　　八、 快速轉換全角半角

　　標點符號的全角/半的轉換用：Ctrl+.

　　數字字母的全角/半的轉換用：Shift+空格

　　九、 快速讓Word表格一分為二

　　將光標定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發現表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。

　　十、 快速調整頁眉橫線長度

　　在word插入頁眉後，會自動在此位置添加一條長橫線。如果需要調整此線的長度及其水平位置，可以首先激活頁眉，選擇格式下的段落命令，調整一下左右縮進的字符值，確定可以看到最終效果了!

　　十一、 快速將字體改為上標或下標的方法

　　本人在一次無意間發現了這個方法，選定你要下標的字，然後在英文狀態下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的鍵，就可以了(Ctrl++/=)。上標只要在按Ctrl的同時也按住Shift ( Ctrl+Shift++/=),大家可以試試。

　　十二、 批量轉換全角字符為半角字符

　　首先全選。然後“格式”→“更改大小寫”，在對話框中先選中“半角”，確定即可。

　　十三、 建立一個矩形選區

　　一般的選區建立可用鼠標左鍵，或用shift鍵配合pgup、pgdn、home、end、箭頭等功能鍵，當復制一個規則的矩形區域時，可先按住Alt鍵，然後用鼠標左鍵來選。我一般用此來刪除段首多余的成塊的空格。

　　十四、 代替金山詞霸

　　點工具——語言——翻譯，在右邊出現的搜索框中輸入要查的單詞，回車就可以翻譯了。可以選擇英語翻成中文或中文翻成英語。第一次使用可能要安裝。

　　十五、 每頁添加水印的操作

　　1. 制作好文檔後，通過“視圖→頁眉頁腳”命令，調出“頁眉頁腳”工具欄，單擊其中的“顯示→隱藏文檔正文文字”按鈕，隱藏正文部分的文字內容。

　　2. 選擇“插入”菜單中的“文本框”命令，在頁眉的下方插入一個空文本框。

　　3. 在文本框內加入作為水印的文字、圖形等內容，右擊圖片，選擇快捷菜單中的“設置圖片格式”命令，在對話框中“圖片”選項卡下，通過“圖像控制”改變圖像的顏色，對比度和亮度，並手動調整圖片的大小。

　　4. 通過“設置文本框格式”命令，把文本框的線條色改為無線條色。

　　5. 單擊“頁眉頁腳”工具欄的“關閉”按鈕，退出“頁眉頁腳”編輯。

　　6. 完成上述步驟的操作，水印制作得以完成，這樣就為每一頁都添加了相同的水印。

　　十六、 刪除網上下載資料的換行符(象這種“↓”)

　　在查找框內輸入半角^l(是英文狀態下的小寫L不是數字1),在替換框內不輸任何內容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦。

　　十七、 將阿拉伯數字轉換成中文數字或序號

　　1、先輸入阿拉伯數字(如1234)，全選中，單擊“插入/數字/數字類型(壹、貳……)/確定”，即變為大寫數字(如壹仟貳佰三拾肆)，會計朋友非常適用。

　　2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，羅馬數字等的轉換，可參考上法。

　　十八、 三招去掉頁眉那條橫線

　　1、在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設置表格和邊框為“無”，應用於“段落”

　　2、同上，只是把邊框的顏色設置為白色(其實並沒有刪的，只是看起來沒有了，呵呵)

　　3、在“樣式”欄裡把“頁眉”換成“正文”就行了——強烈推薦!

　　會多出--(兩個橫槓) 這是用戶不願看到的,又要多出一步作刪除--

　　解決方法：替換時在前引號前加上一個空格問題就解決了

　　十九、 合理選擇視圖

　　(1)使用“大綱視圖”寫文章的提綱，調整章節順序比較方便

　　(2)使用“文檔結構圖”讓你方便的定位章節，編輯文章比較方便。

　　(3)WORD的最佳作業模式：文檔結構圖+頁面視圖。

　　二十、 巧用自動更正

　　寫論文時，常常用到英文大小寫轉換，十分不便。使用自動更正可以輕易解決這個問題。

　　(1)菜單“工具”欄點擊“自動更正選項”。

　　(2)選中“鍵入時自動替換”

　　(3)在“替換”欄內鍵入全部為小寫的英文，如“cdna”

　　(4)在“替換為”欄錯誤!未找到引用源。內鍵入正確的大小寫的英文， 如“cDNA”。

　　(5)確定，如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word自動將其轉換成正確格式。

　　二十一、 制表位在公式編輯中的應用

　　制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這裡僅根據論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。 論文裡的公式要求單獨放在一個段落，公式居中;按章節進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然後把光標放在公式所在的段落裡，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地 方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調節。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。 設置好制表位後，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按 Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中 間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，Word會自動調節以 使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的 作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎?!如2. 1、2. 2、2. 3所示。

　　(2. 1)

　　(2. 2)

　　(2. 3)

　　二十二、 參考文獻的編號和引用

　　步驟如下：

　　(1)在word文檔末尾添加幾個文獻，如：

　　[1] 楊秀章.Word 2000中文版使用速成.北京:清華大學出版社，2000.