Word文檔保存時常遇到的問題及其解決方

　　Word文檔在保存時可能遇到各種各樣的問題。我們來看以下四大類的11個文檔保存問題分別是什麼原因引起的，以及如何解決。

　　以 Microsoft Word 文件格式保存文檔

　　保存文檔後，更改丟失

　　·我在網絡上打開文檔 對於存儲在網絡服務器上的文檔，如果您單擊“文件”菜單上的“退出”命令來保存文檔，則您已將文檔的副本保存到了硬盤上，而並未保存在服務器上。因為更改保存在硬盤上的副本中，所以當您重新通過網絡打開該文檔時，將無法看到更改。若要避免將文檔的修改保存到一個單獨的文檔副本中，應在退出 Word 前使用“文件”菜單上的“保存”命令保存更改。

　　·我使用“自動恢復”功能保存更改，但在恢復文件中無法看到更改 當 Word 意外關閉時，“自動恢復”可能尚未將更改保存到恢復文件中。恢復文件中包含的新信息數量取決於 Word 保存恢復文件的頻率。例如，如果每 15 分鐘保存一次恢復文件，那麼在發生斷電或類似問題時，最多可能丟失 15 分鐘的工作。若要改變“自動恢復”功能的保存時間間隔，請單擊“工具”菜單上的“選項”命令，然後在“保存”選項卡上的“分鐘”框內輸入所需的數字。

　　試圖保存文檔時，得到文件太大的提示信息

　　·如果文檔太大而無法保存，可將其拆分為幾個小部分。請將部分文檔剪切下來，將其粘貼到新文檔中，然後分別保存各個部分。若要順序打印這些文件，請使用 INCLUDETEXT 域連接文檔。 ·將文檔轉換為主控文檔，然後將其組成部分保存為單獨的子文檔。

　　試圖保存對文檔的更改時，得到文檔為只讀的信息

　　您無法更改只讀文檔。若要保存更改，必須用一個新文件名保存該文檔。如果將文檔保存到新的文件夾或其他文件夾，也可以使用相同的文件名。

　　以其他文件格式保存文檔

　　“保存類型”框中未顯示保存文檔所需的文件格式

　　·請確認 Microsoft Word 提供了您需要的文件格式。 ·您或系統管理員可能選擇了不在計算機上安裝轉換器。如果 Word 中提供了您需要的文件格式，則可以安裝所需的轉換器。

　　以 RTF 格式保存文檔時，位圖圖標丟失

　　如果將位圖作為鏈接文件插入到 Word 文檔中並顯示為圖標，然後以 RTF 格式保存文檔，則會顯示位圖而不是圖標。若要確認位圖在文檔的 RTF 版本中顯示為圖標，請選中“顯示為圖標”復選框並清除“鏈接到文件”復選框(單擊“插入”菜單中的“對象”命令，然後單擊“由文件創建”選項卡可看到這兩個復選框)。

　　用“自動恢復”功能恢復尚未保存的更改

　　丟失文檔前打開了“自動恢復”功能，但是無法保存或打開恢復文件

·啟動 Word。 ·單擊“打開”

。 ·找到包含恢復文件的文件夾(通常 “Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord” 文件夾)。 ·在“文件類型”框中，單擊“所有文件”。

　　每個恢復文件都命名為“‘自動恢復’保存文件名”，並以 .asd 作為其擴展名。

·打開恢復文件。 ·單擊“保存”按鈕

。 ·在“文件名”框中鍵入或選擇現有文檔的文件名。 ·當提示信息詢問是否覆蓋現有文檔時，請單擊“是”按鈕。

　　退出 Word 時，任何未保存的恢復文件都將被刪除。

　　提示

　　使用“文件搜索”對話框可以快速找到自動恢復的文檔(單擊“打開”對話框中的“工具”菜單，然後單擊“查找”命令可顯示該對話框)。使用“文件名”屬性，然後在“值”框中鍵入“‘AutoRecovery’*.*”。

　　恢復文件中未包含所做的更改

　　恢復文件中包含的新信息數量取決於 Word 保存恢復文件的頻率。例如，如果每 15 分鐘保存一次恢復文件，在發生斷電或類似問題時，最多可能丟失 15 分鐘的工作。若要改變“自動恢復”功能的保存時間間隔，請單擊“工具”菜單上的“選項”命令，然後在“保存”選項卡上的“分鐘”框內輸入所需的數字。

　　我使用“自動恢復”功能，但無法找到恢復文件

　　·可能需要自己打開恢復文件 打開“自動恢復”功能後，在發生斷電或類似問題後重新啟動 Word 時，通常 Word 會打開恢復文件。如果由於某種原因 Word 未打開恢復文件，您可以自己打開文件。默認情況下，恢復文件位於“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord” 文件夾。如果曾經更改保存恢復文件的位置，請單擊“工具”菜單上的“選項”命令，然後在“文件位置”選項卡上查看新的保存位置 。

　　·Word 可能尚未創建恢復文件 默認情況下，打開文檔後 10 分鐘創建恢復文件。如果在創建恢復文件以前 Word 或計算機便停止了響應，則無法自動恢復您所做的更改。若要使“自動恢復”功能更頻繁地保存更改，可改變保存恢復文件的時間間隔。

　　·可能在未進行保存的情況下關閉了恢復文件 如果未進行保存就關閉恢復文件，恢復文件將被刪除。恢復文件關閉後便無法恢復未保存的更改。

　　·可能刪除了恢復文件 恢復文件的擴展名為“.asd”。如果刪除了恢復文件，則無法自動恢復您所做的更改。

　　·文檔可能是主控文檔 Word 可以為單獨的子文檔創建恢復文件，但無法為主控文檔創建恢復文件。

　　·是否正在使用“Visual Basic 編輯器”修改宏? “自動恢復”功能只為在當前會話期間修改的文檔創建恢復文件。如果在 Word 中打開文檔後，只在“Visual Basic 編輯器”中進行更改，則 Word 不會認為該文檔發生了更改。若要使 Word 創建的恢復文件包含在“Visual Basic 編輯器”中對宏所做的更改，請對 Word 文檔本身進行某些更改(例如，添加一個換行符，再將其刪除)。

　　命名文檔

　　保存文檔時，文件名中增加了一個額外的擴展名

　　保存文檔時，如果所用的文件擴展名不同於該文件類型的默認擴展名，則 Word 會將默認的擴展名加在所用的文件名之後。例如，一個 Word 文檔的文件名可能是“Budget.abc.doc”。若要在保存文檔時使用不同於該文件類型默認擴展名的其他擴展名，則必須將整個文件名用引號括起來，例如“Buget.abc”。

　　已保存文件的文件名中包含兩個句號

　　用以句號結尾的文件名(例如“Sales.”)保存文檔時，Word 會在該文件名後添加一個句號和默認的文件擴展名。例如，一篇 Word 文檔的文件名可能顯示為“Sales..doc”。若要使用某文件類型的默認擴展名保存文檔，請不要在文件名後面鍵入句號。保存文件時系統會自動添加句號。

　　擴展名對於標識文件類型並確定用哪個程序打開該文件是必不可少的。

　　保存文檔時，出現“重名”錯誤

　　Microsoft Word 可能正在執行自動後台保存。如果選中“允許後台保存”復選框(在“工具”菜單上，“選項”對話框中的“保存”選項卡上)，並在 Word 執行自動後台保存時試圖保存一個長文檔，Word 會在兩種保存操作中使用相同的文件名。完成後台保存後，再保存文檔。(當 Word 進行自動後台保存時，狀態欄上會出現一個脈動的磁盤圖標)