異地文檔處理 借力“谷歌文檔”

        接到學校領導的通知，要與另外兩個同事於三天後參加“最佳教師團隊”評選活動。我們三個人家離得比較遠，不方便坐在一起制作教案。教案中有一個表格，將每個人需要獨立完成的工作以及大伙在一起完成的工作明確分類。因此，需要處理平台能夠支持表格的操作功能，還好，谷歌在線辦公平台幫了我們的大忙。

　　准備工作

　　明確了需求後，那就可以著手准備了。首先，每個人都需要有一個谷歌帳戶，如果還沒有，在浏覽器中打開注冊頁面：https//www.google.com/accounts/，點擊“現在就創建一個帳戶”鏈接來創建一個谷歌帳戶。

　　接下來，使用谷歌帳戶登錄到Google文檔：http://docs.google.com/，第一次使用可能會遇到界面為英文的情況，為了方便後面的操作，點擊“Settings”項，然後將“Language”設置為“中文（簡體）”，最後點擊“Save”保存設置即可。

　　多人異地協同編輯同一篇文檔

　　都有谷歌帳戶後就可以開始協作處理教案了。三個人都登錄到谷歌文件系統，然後由其中一個人在谷歌文件中創建這篇文檔，再將它設置為共享，共享給另外兩個人，這樣，三個人就可以開始協同編輯這篇文檔了。

　　第一步：在谷歌文件中點擊“新建-在線文檔”，輸入文檔標題後再點擊“保存”按鈕即可。

　　第二步：點擊頁面右下角的“共享-與他人分享”，在“邀請他人”中選擇“作為協作者”，再輸入每個參與協作辦公的谷歌帳戶，最後點擊“邀請協作者”，在打開的小頁面框中還可以輸入給被邀請者的留言信息，點擊“發送”即可。這樣操作後，這篇文檔就共享給指定的用戶了。

　　但進行了共享設置後，被邀請的參與者只要在谷歌文件頁面中刷新一下，在文檔列表中將會看到這篇共享的文檔。每個人都可以打開這篇文檔進行編輯。而在表格處理時，也很簡單。點擊“表格”，選擇“插入表格”項，在打開的面板中設置好表格的行數、列數、寬度等參數即可輕松地插入一個表格了。

　　表格插入後，就可以直接將內容輸入到每個單元格中，同時還可以通過“表格”菜單來進行更多的設定、編輯等操作。

　　在編輯整個文檔過程中，操作方法與Word一樣，都可以通過相應的菜單命令來進行操作。

　　小提示：在編輯過程中別忘了按下“Ctrl+S”組合鍵保存編輯的文檔，防止因掉電、浏覽器故障等意外因素導致編輯成功付之一炬。

　　由於是多人協同編輯文檔，可能在同一時間每個人都進行了不同的編輯，但刷新後，每個人看到的文檔都是最新的，假如要查看每個人編輯時的版本，如何操作呢？只要點擊菜單“文件-修訂版本歷史記錄”項，稍後便能看到各個編輯的版本了。

　　點擊相應的選項即可查看這些版本。此外，還可以通過“比較選中的項目”來查看兩個版本所做的修改部分。

　　其實，在谷歌文檔這個平台下，但文檔設置成共享後，每個人對文檔的編輯就如同平時使用Word編輯文檔的感覺，你既不同苦惱別人會刪除自己編輯的內容，也不用擔心自己添加的內容會影響到另外一個協作者，每次修改都有一個歷史版本與其對應，而每個時刻文檔都是最新的，大家編輯的內容都體現在這裡面。這種協同辦公方案，只要參加的每個人都能上網即可，無須安裝軟件，非常方便