解讀Office 2010五大簡化且實用功能

雖說RTM的版本還沒拿到手，但是Beta版的Office 2010已經讓很多Office老用戶感受到了這款升級版Office的強大魅力，配合Windows 7，啟動更快，功能更強大，操作更簡潔， 如果你沒吃透“Office”且英語稍微有一點基礎，可以用這款Ribbon Hero來學習一下。

　　今天就來稍微看一下Office 2010裡面的5大簡化實用功能吧——

　　具有粘貼前的實時預覽功能，減少錯誤發生

　　復制/粘貼是我們相當常使用的動作，但我們也常在執行“粘貼”命令之後，又執行“復原”的動作，多數原因可能是因為是復制來源的格式並不跟編輯中的文件格式一樣。

　　Office 2010提供實時預覽的方式，讓我們在粘貼之前，便可以預先看到，檢視貼入後的文件內容改變的樣子。

　　當我們見到粘貼的格式不如預期時，只需移動鼠標選擇不同的格式，可以減少我們一直使用按下Ctrl+Z(復原功能)，並避免重復操作的可能帶來的錯誤。整體使用上，比起2007版時，光標旁不能移動的粘貼選項圖標，好用多了。

　　以新的後台檢視，替代舊有文件菜單

　　首先我們從軟件接口來看，Office 2010延續Office 2007的Ribbon 功能區接口，但原本Office 2007接口中左上方的圓形“Office按鈕”已移除，改回一般頁簽樣式，並延用Office 2003版之前大家較熟悉的名稱“文件”。而這個頁簽的新界面則稱為後台檢視(Backstage)。

　　點選Office 2010的文件頁簽後，我們就可看到這次接口中改變最大的“後台檢視”。它主要分成三個字段，最左邊是各個文件功能指令，中間則是每個功能的子選項，而在右邊的字段中，我們可以直接預覽文件，這樣的設計比原本Office 2007的顯示方式更豐富，子選單的呈現方式也較直覺。

　　開啟後台檢視後，我們隨即可以看到文件的詳細信息，同時，為了強調文件發布及管理，特意將文件保護、版本管理、發布前的確認等相關功能選項集中於此。

　　改進“查找”及“替代”的檢視方式

　　新的“查找及替代”功能，改進搜尋文字內容時的一些困擾。例如，現在當按下Ctrl+F後，Office 2010的功能選單會出現在既有的“導航( Navigation )”窗口內，而原有的標尺、網格線顯示方式，也多了檢視文章標題的文件引導模式。不像以往按下Ctrl+F後，會另外跳出窗口選項，有時可能不巧會擋住文件內容。

　　當我們輸入搜尋關鍵詞後，內文中會將該字背景以色塊突顯，同時也會在導航窗中秀出搜尋結果，並以段頁面或段落等方式來呈現，如此顯示方式，在長篇多頁文件的搜尋時，較容易檢視。

　　新增屏幕截取功能，操作上相當直覺便利

　　在新版Office中，內建的屏幕截圖功能相當好用，我們可以直接以鼠標拖拉的方式直接截取特定區域，使用方式也相當人性化。例如我們在 Word中使用這項功能，當我們按下屏幕截取功能後，Word窗口將自動縮小，這時整個桌面會變得透明度較高，我們直接用鼠標選擇一塊區域時，該區域便會取消透明度而變為正常，拖拉好范圍之後，截取范圍便自動貼入原先Word光標的所在之處，大幅簡化使用步驟。

　　雖然無法像一般專用屏幕截圖軟件，具備下拉窗口、整頁截圖功能，但這樣的功能已經很實用。還有要注意的是，如果在編輯.doc文件時，這個功能是無法使用的，需要轉成.docx文件格式，才可執行此功能。

　　增強的美工編輯能力

　　新版Office持續加強文件美工設計方面功能，除了可以運用增強的SmartArt繪圖功能，或是連到微軟的Office.com套用最新的模塊。我們現在還可以將圖片套用濾鏡特效，如筆觸效果、水波效果。或是直接幫文字加上邊框、陰影、光暈等效果，讓文件、簡報效果看起來更豐富。

　　還有一個相當有趣的功能，就是2010版的Office加入了圖形處理時常用的去除背景功能。使用時，透過軟件針對智能型演算去判別，這種去背功能相當容易使用，不過面對復雜的圖片時，效果就不是那麼好，畢竟仍不如專業繪圖軟件提供的魔術棒、套索工具等功能。