巧用WPS表格工具實現數據轉換

通常情況下，人事部門要求新入職的員工填寫員工資料表，以便於了解新員工的基本資料。這些表格通常都與圖 1所示的表格相似，但人事管理員希望將此類表格內容添加到數據庫中往往是一件非常煩瑣的事情。
 
圖1 員工資料卡
　　目前WPS文字中為用戶提供了表格與文字相互轉換的工具，用戶借助該工具可以比較方便地達到目的。

　　數據要求

　　當人事部門收到員工填寫的資料卡後，人事管理員只需要將文檔進行簡單地整理，再利用表格工具進行轉換，即可得到下面的數據表結果，如圖 2所示。 

圖2 數據表轉換結果

　　轉換方法及步驟
　　步驟1　首先啟動WPS文字，將多個資料卡合並成一個WPS文檔，並將除表一以外各表的主標題－－“員工資料卡”刪除，如圖 3所示。
 

圖3 多個員工資料合並後結果
　　步驟2　數據初步轉換：全選數據表，選擇“表格｜轉換｜表格轉換成文本”菜單項，在彈出的對話框中選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕，如圖 4所示。
 
圖4 表格轉換文本對話框設置
　　步驟3　重新分隔數據：保持文字選定的狀態下，再選擇“表格｜轉換｜文本轉換成表格”菜單項，在彈出的對話框中設置轉換列數為：2列，文字分隔位置選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕。如圖 5所示。
 
圖5 文字轉換表格對話框設置
　　該操作的目的是將字段名與數據分隔開，以便於後續處理。結果如圖 6所示。

圖6 分兩列顯示的數據結果
　　步驟4　提取“字段數據”：復制上表第1列中的“姓名”到“身份證號號碼”10個單元格數據，並在標題“員工資料卡”插入空行後進行粘貼。
　　步驟5　刪除多余的“字段數據”：使用鼠標選擇上表中的第1列，再使用鍵刪除該列，得到單列表頭和所有明細數據列表，結果如圖 7所示。 
 
圖7 僅保留一組字段的數據表
　　步驟6　重新轉換數據：再次選擇“表格｜轉換｜表格轉換成文本”菜單項，將數據重新按“段落標記”分隔，以便於最後結果的轉換；
　　步驟7　完成數據轉換：保持選定的狀態下，最後選擇“表格｜轉換｜文本轉換成表格”菜單項，在彈出的對話框中設置轉換列數為：10列（此數值根據用戶實際的字段數而定），文字分隔位置選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕。

 

圖8 數據最後轉換使用的對話框　　
　　到此為止，所有轉換完畢，轉換結果如圖 9所示，用戶只需要將表格式重新調整後，即可得到如圖 9的效果。
 

圖9 轉換完畢後最終結果
　　操作技巧
　　1、對於全表的轉換，用戶可以將光標置於表格中，系統可自動選擇全表數據進行轉換。
　　2、如果用戶需要刪除單元格內容，可使用鍵；如果需要刪除表格（包括行或列），可以使用鍵來進行操作。
　　小結
　　1、用戶使用“表格轉換工具”，可以進行表格和文本的互相轉換。
　　2、在文本轉換表格時，用戶可以通過“列數”的自定義，來控制轉換後的表格的結構。
　　3、本技巧主要利用字段與數據的一一對應關系，有目的地提取出字段名和明細數據，再通過“表格與文本互相轉換”達到最終目的。