Word與Access數據交流技巧

word與Access同為微軟公司office軟件包的一個組成部分，它們之間有著密切的聯系，為方便用戶的使用，現將如何實現Word與Access數據交流的方法介紹如下：

　　 一、在Word中利用Access的數據(一)在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內容

　　 1.在Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。

　　 2.尋視圖”中的“工具欄”，然後點擊“數據庫”，顯示“數據庫”工具欄，然後單擊“插入數據庫”按鈕。

　　 3.在彈出的“數據庫”窗口中單擊“獲取數據”按鈕，在“打開數據源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數據庫”。在“文件名”框中輸入所需MicrosoftAccess數據庫的名稱，然後單擊“打開”按鈕。

　　 4.單擊“表格”或“查詢”，然後選擇所需表格或查詢，最後單擊“確定”按鈕。

　　 5.如果要選定記錄、域或二者的子集，並將它們包含在Word表格中，請單擊“查詢選項”按鈕，選好所需選項，再單擊“確定”按鈕。

　　 6.如果要自定義Word的表格形式，請單擊“表格自動套用格式”按鈕，選定所需選項後單擊“確定”按鈕。

　　 7.單擊“插入數據”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄。

　　 8.如果希望源數據改變時可更新Word表格中的數據，可再選中“將數據作為域插入”復選框，然後單擊“確定”即可。

　　 (二)將MicrosoftAccess數據輸出到Word文檔中

　　 1.在MicrosoftAccess中，打開所需數據庫，然後打開數據庫對象：表、查詢、窗體或報表。

　　 2.選定所需輸出數據的行和列。

　　 3.單擊“文件”菜單中的“另存為/導出”命令。

　　 4.選擇“另存為一個外部文件或數據庫”選項，然後單擊“確定”按鈕。

　　 5.在“保存類型”框中，為輸出數據選擇格式：如果要創建保持原有數據格式的文檔，請單擊“RTF格式”；如果要創建普通的文本文件，作為郵件合並數據源使用，請單擊“MicrosoftWord合並文件”按鈕。

　　 6.在“文件名”框中，指定新文檔的文件名稱。

　　 7.如果以RTF格式保存文檔，並且希望馬上啟動Word打開此文檔，請選中“自動啟動”復選框。

　　 8.如果要選定指定的數據行列，則要選中“選擇”選項。

　　 9.單擊“導出”命令完成輸出。

　　 二、向MicrosoftAccess中導入Word文本文件

　　 1.在Word中將文件另存為用逗號分隔或用制表符分隔的文本文件。

　　 2.切換到MicrosoftAccess，然後打開新的或已有的數據庫。

　　 3.單擊“數據庫”窗口的“表”選項卡。

　　 4.指向“文件”菜單中的“獲取外部數據”命令，然後單擊“導入”。

　　 5.單擊“文件類型”框中的“文本文件”命令。

　　 6.在“文件名”框中，輸入要導入的文本文件的名稱。

　　 7.單擊“導入”命令。

　　 8.根據“導入文本向導”對話框中的指導進行操作。

　　 要查看更多的選項或修改指導項(比如域分隔符)，可單擊第一個向導對話框中的“高級”命令。如果要保存指定項，以便下次導入相似的文本文件時可用它們，請單擊“另存為”命令。