創建Access2007表

 前言   完成Access2007表的設計後，就可以開始創建Access2007表了，即構造每個表中的字段、定義每個字段的數據類型、設置字段的屬性。

      Access2007創建表分為創建新的數據庫和在現有的數據庫創建表兩種情況。在創建新的數據庫時，自動創建一個新表。在現有的數據庫中創建表可以通過以下五種方式：

（1）直接創建一個空表。

（2）使用模板創建表。

（3）使用設計視圖創建表。

（4）從其他數據源（如Excel2007工作薄、word2007文檔、文本文件或其他數據庫）導入或鏈接到表。

（5）根據SharePoint列表創建表。

一、在新數據庫中創建新表

 

例1、創建一個“教學管理”數據庫，同時建立“系別”表，其結構如表1所示。操作步驟如下：

（1）在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

（2）在右側窗格的“文件名”文本框中，鍵入文件名“教學管理”，選擇保存的路徑為“E/Example”。

（3）單擊“創建”按鈕。

新數據庫隨即打開，將創建名為“表1”的新表，並在“數據表”視圖中打開它。

（4）在“數據表”視圖中，雙擊“添加新字段”列標題，然後在其中輸入新的字段名稱“系別名稱”，如圖1所示。這時在右側又添加了一個“添加新字段”列。

（5）選中ID字段列。在“數據表”選項卡的“字段和列”組中，單擊“重命名”按鈕，然後輸入列標題“系別ID”。

 

圖1   添加“系別名稱”列標題

 

（6）在“快速訪問工具欄”中，單擊保存按鈕。

（7）在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱“系別”，然後單擊“確定”按鈕，如圖2所示。

 

圖2   輸入表名稱

 

表1   系別

字段名稱

數據類型

字段大小

字段名稱

數據類型

字段大小

系別ID

自動編號

 

系別名稱

文本

10

 

     完成對字段標題的修改後，就可以直接輸入字段值。在輸入字段值後，Access2007自動為字段設置數據類型和屬性。這種方法簡單快捷，但是也存在缺點。有時，字段數據類型不太恰當，字段大小也可能存在冗余。為此需要在設計視圖中修改字段的數據類型和字段屬性。

（8）在Access2007工作窗口的右下角，單擊按鈕，打開表的設計視圖。注意這時自動切換到“設計”選項卡，如圖3所示。

（9）在設計視圖中，選中“系別名稱”字段，設置字段大小為“10”，如圖4所示。

 

圖3  “設計”選項卡

 

圖4   設置“系別名稱”字段的大小

設置完成後，再一次保存“系別”表。

 

二、使用模板創建表

    創建“聯系人”、“任務”、“問題”、“事件”或“資產”表時，可以使用Access2007內置的關於這些主題的表模板。

例2   創建一個“通信錄”數據庫，在該數據庫中創建一個聯系人表。具體操作步驟如下：

（1）在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

（2）在右側窗格的在“文件名”文本框中，鍵入文件名“通信錄”，選擇保存的路徑為“E:/Example”。

（3）單擊“創建”按鈕。

（4）在“創建”選項卡上的“表”組中，單擊“表模板”命令。

（5）在打開的如圖5所示的“表模板”下拉列表中，單擊“聯系人”模板，則基於“聯系人”表模板所創建的表就被插入到當前數據庫中，如圖6所示。

 

圖5   “表模板”列表

 

圖6   插入“聯系人”模板後創建的新表

 

（6）單擊“保存”按鈕，在打開的保存對話框中，給表命名後完成表的創建。

     如果使用模板所創建的表不能完全滿足需要，可以對表進行修改。簡單的刪除或添加字段可以在數據視圖中操作，復雜的設置則需要在設計視圖中進行。

 

三、使用設計視圖創建表

    使用模板創建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用設計視圖創建表是一種十分靈活但是比較復雜的方法，需要花費較多的時間。對於較為復雜的表，通常都是在設計視圖中創建的。

例 3   在“教學管理”數據庫中，創建“成績”表。成績表的結構，如表2所示。