通過Excel結合財務軟件制作催款函

　　年初財會要進行欠款清理工作，那些未收回來的賬款要在新年初始收回來，那麼我們就要制作催款單，督促對方早日將欠款匯來。下面，我來說說我是如何通過Excel結合財務軟件制作催款單的。

　　導出欠款數據

　　目的：從財務軟件中導出欠款的相關數據

　　現在大多數單位都使用了財務軟件，因此整理欠款基礎數據時，從財務軟件中直接導出即可，例如在浪潮財務軟件中，進入“賬務處理”模塊，執行“賬 表”→“科目余額表”命令，在彈出的“科目余額表”對話框中，選擇會計期間為2010年12月份(圖1)，會計科目為 “應收賬款”，單擊“確定”按鈕，在隨之彈出的科目余額表中，將“應收賬款”明細數據導出為Excel表，將它命名為“2010年度末應收賬款明細表.xls”。

　　將導出的應收款明細表進行整理，只保留其中的科目名稱、摘要、日期、借方、貸方數據，其中的科目名稱即欠款單位，在其後添加應收款項余額列名 (應收款項是專業術語，其實就是欠款)，並在第一個計算各個欠款單位余額的G2中，輸入數組公式“{=SUM((B$2:B2=B2)* (E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))} ”，這樣就能夠自動計算出每個欠款單位的欠款余額了。

　　分析欠款時間

　　目的：了解欠款超期的公司有哪些

　　知道每個單位欠款數量還不夠，還要知道它們的欠款時間(一般欠款6個月以上就可以算超期了)，挑選出欠款超期的公司。新建一個“應收賬款賬齡分析表”(賬齡是專業術語，就是欠款時間)。

　　在此表的G2中輸入基准日期，例如2010年12月31日，在F4:L4區域中輸入列科目名稱、0~2個月、輔助1、2~6個月、輔助2、6個月以上、合計，並將需要分析的科目名稱(即欠款單位)復制到F列中。

　　接著在0~2個月的G5中輸入數組公式“{=IF(H5>0，SUM((應收賬款明細表!B$2:B$100=應收賬款賬齡分析 表!F5)*($G$2-應收賬款明細表!D$2:D$100<=60)*(應收賬款明細表!E$2:E$100))，SUM((應收賬款明細 表!B$2:B$100=應收賬款賬齡分析表!F5)*($G$2-應收賬款明細表!D$2:D$100<=60)*(應收賬款明細 表!E$2:E$100))+H5)}”。

　　再在H5(輔助1)、I5(2~6個月)、J5(輔助2)、J5(6個月以上)、L5(合計)中輸入相應的公式即可知道每筆欠款的時間，以及哪些欠款超期了。

　　打印催款單

　　目的：自動生成催款單

　　知道了哪些公司需要催款，就要給對方發催款單了(正式名稱叫對賬催款函)，新建一個工作表，在其中輸入基本的催款信息，在C3中存放欠款單位、在存儲欠款金額的G5中輸入公式“=IF($C$3=""，""，INDEX(應 收賬款賬齡分析表!$L$5:$L$202，MATCH($C$3，應收賬款賬齡分析表!$F$5:$F$202，0)))”，這樣當在C3中輸入欠款單 位名稱時，例如青島市潤浩商社，在對賬催款函中就會自動顯示欠款金額1，215，934.24元，然後打印並蓋上財務專用章就可以發送給對方公司了(圖 2)。