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通過Excel結合財務軟件制作催款函

作者:佚名    責任編輯:admin    更新時間:    2015-10-16 15:30:11

  年初財會要進行欠款清理工作,那些未收回來的賬款要在新年初始收回來,那麼我們就要制作催款單,督促對方早日將欠款匯來。下面,我來說說我是如何通過Excel結合財務軟件制作催款單的。

  導出欠款數據

  目的:從財務軟件中導出欠款的相關數據

  現在大多數單位都使用了財務軟件,因此整理欠款基礎數據時,從財務軟件中直接導出即可,例如在浪潮財務軟件中,進入“賬務處理”模塊,執行“賬 表”→“科目余額表”命令,在彈出的“科目余額表”對話框中,選擇會計期間為2010年12月份(圖1),會計科目為 “應收賬款”,單擊“確定”按鈕,在隨之彈出的科目余額表中,將“應收賬款”明細數據導出為Excel表,將它命名為“2010年度末應收賬款明細表.xls”。

  將導出的應收款明細表進行整理,只保留其中的科目名稱、摘要、日期、借方、貸方數據,其中的科目名稱即欠款單位,在其後添加應收款項余額列名 (應收款項是專業術語,其實就是欠款),並在第一個計算各個欠款單位余額的G2中,輸入數組公式“{=SUM((B$2:B2=B2)* (E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))} ”,這樣就能夠自動計算出每個欠款單位的欠款余額了。

  分析欠款時間

  目的:了解欠款超期的公司有哪些

  知道每個單位欠款數量還不夠,還要知道它們的欠款時間(一般欠款6個月以上就可以算超期了),挑選出欠款超期的公司。新建一個“應收賬款賬齡分析表”(賬齡是專業術語,就是欠款時間)。

  在此表的G2中輸入基准日期,例如2010年12月31日,在F4:L4區域中輸入列科目名稱、0~2個月、輔助1、2~6個月、輔助2、6個月以上、合計,並將需要分析的科目名稱(即欠款單位)復制到F列中。

  接著在0~2個月的G5中輸入數組公式“{=IF(H5>0,SUM((應收賬款明細表!B$2:B$100=應收賬款賬齡分析 表!F5)*($G$2-應收賬款明細表!D$2:D$100<=60)*(應收賬款明細表!E$2:E$100)),SUM((應收賬款明細 表!B$2:B$100=應收賬款賬齡分析表!F5)*($G$2-應收賬款明細表!D$2:D$100<=60)*(應收賬款明細 表!E$2:E$100))+H5)}”。

  再在H5(輔助1)、I5(2~6個月)、J5(輔助2)、J5(6個月以上)、L5(合計)中輸入相應的公式即可知道每筆欠款的時間,以及哪些欠款超期了。

  打印催款單

  目的:自動生成催款單

  知道了哪些公司需要催款,就要給對方發催款單了(正式名稱叫對賬催款函),新建一個工作表,在其中輸入基本的催款信息,在C3中存放欠款單位、在存儲欠款金額的G5中輸入公式“=IF($C$3="","",INDEX(應 收賬款賬齡分析表!$L$5:$L$202,MATCH($C$3,應收賬款賬齡分析表!$F$5:$F$202,0)))”,這樣當在C3中輸入欠款單 位名稱時,例如青島市潤浩商社,在對賬催款函中就會自動顯示欠款金額1,215,934.24元,然後打印並蓋上財務專用章就可以發送給對方公司了(圖 2)。

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